31 Consells perquè el correu electrònic xucli menys: la musa

Correu electrònic: ens encanta, l’odiem, ens encanta odiar-la. Però com que no va a cap lloc en cap moment, estem aquí per ajudar-vos a treure-li el màxim partit.

Des de consells per alimentar la vostra safata d’entrada desbordant fins a estratègies per ajudar-vos a obtenir-ne menys en primer lloc fins a maneres intel·ligents d’assegurar-vos que els correus electrònics que envieu tinguin un gran impacte, tenim tot el que necessiteu per convertir la safata d’entrada en una central de comunicació

Si voleu: mantenir la vostra safata d'entrada neta

1. La manera més senzilla de deixar de rebre tants correus electrònics en primer lloc és donar-se de baixa a les dotzenes de butlletins que heu triat en algun tipus de intenció de llegir, però realment mai ho feu. Unroll.me és la forma més senzilla i absoluta d’identificar els supers de la vostra safata d’entrada i donar-se de baixa massiva.

2. Si rebeu molts missatges de correu electrònic no desitjats, també podeu provar BoxBe. BoxBe utilitza el que truca una "llista de convidats" personalitzada per assegurar-se que rebi correu electrònic de persones que us importin, mentre que es mostren els missatges de qualsevol altra persona en una "llista d'espera". Qualsevol que no estigui a la vostra llista de convidats rebrà un sol·liciteu verificar el missatge abans que sigui enviat a la safata d'entrada.

3. Proveu d'utilitzar un resposta automàtica de correu electrònic i no només quan esteu fora de l'oficina. La vostra resposta automàtica no ha de ser llarga ni detallada, però un ràpid "Hola, he rebut el vostre correu electrònic i us respondré quan puc!" El missatge pot evitar que els castors desitjosos d'enviin correus electrònics de seguiment abans. heu tingut l'oportunitat de respondre. A continuació s’explica la configuració.

4. Resisteix la petició de respondre a qualsevol manera correcta de correu electrònic. Tal com explica Alexandra Franzen, “molts correus electrònics“ urgents ”solen resoldre’s ells mateixos sense la vostra assistència. Si escolliu no respondre de manera instantània, esteu formant a les persones perquè siguin més autoconfiançades, mentre que creeu expectatives realistes i sensates sobre la rapidesa amb què podreu respondre ".

5. Eviteu que els correus electrònics de seguiment acabin els vostres missatges amb instruccions clares en lloc de preguntes. En lloc de dir: "Hauríem de tornar-nos a connectar la setmana que ve?" Intenteu, "us donaré una trucada dimarts al matí per tornar a connectar-vos." Si no funciona, el destinatari us informarà, però en cas contrari, haureu impedit una reculades i retrocessos innecessaris

Si voleu: Disminuïu el temps que dediqueu al correu electrònic

1. Voleu mantenir els vostres correus tant curts com productius? Comprometeu-ho a fer que cada missatge sigui de cinc o menys frases. Hi ha fins i tot un lloc creat per ajudar-vos: five.sentenc.es. Segons explica, “Tracteu totes les respostes de correu electrònic com els missatges de text SMS, utilitzant un nombre definit de lletres per resposta. Com que és massa difícil comptar lletres, comptem frases en lloc. ”Necessiteu algun consell sobre com mantenir les coses breus, però, tot i així, educades? Elliott Bell té alguns consells fantàstics.

2. Si us trobeu enviant una altra vegada per correu electrònic els mateixos missatges, guardeu les plantilles a la vostra carpeta d'esborranys (aquí teniu 27 per començar) o aprofiteu el laboratori "Respostes enllaçades" de Gmail, que us permet guardar qualsevol resposta i inserir-les fàcilment. als vostres correus. (Consulteu com configurar-lo, cortesia de Gadgetwise.)

3. Envia un munt de correus electrònics des del telèfon? Proveu el text automàtic, una eina que us permet escriure una abreviació personalitzada que després s'expandeix en un text complet. Per exemple, escriure "rl8" es pot ampliar a "Vaig a correr tard", la qual cosa és útil quan es dirigeix ​​a una reunió. (Aquí es mostra com configurar-lo.)

4. A menys que el vostre lloc de treball requereixi que respongueu immediatament als correus electrònics, configureu-ho només algunes vegades al dia per comprovar la vostra safata d'entrada. Aquest temps pot ser diferent cada dia, només ha de ser intencional (per exemple, avui m'hauré de deixar de les 9 a les 10 del matí per passar per la meva safata d'entrada, després ho tornaré a mirar a partir del 4-5).

5. Afegiu dues etiquetes (o filtres a Gmail) a la safata d'entrada: "resposta ràpida" i "requereix un temps focalitzat". Quan sabeu que teniu un bloc sòlid de temps ininterromput, comenceu a obrir la vostra carpeta de temps focalitzada i decidiu quines són més. necessitat de fer front. I, la propera vegada que tingueu un parell de minuts per estalviar-vos mentre espereu l’autobús o la línia per prendre un cafè, obriu la vostra carpeta de “resposta ràpida” en lloc de consultar Instagram.

6. Configureu el correu electrònic de manera que un cop heu tractat un missatge de correu electrònic i el vau arxivar o eliminar, el porteu directament al següent de la safata d'entrada en lloc de tornar a la llista de correus electrònics. (Per a Gmail, podeu fer-ho mitjançant l’opció d’avanç automàtic a Gmail Labs.) Això redueix el temps que passareu per decidir quin missatge cal prestar atenció.

7. Necessiteu obtenir un munt de missatges de correu electrònic en un curt període de temps? Proveu el joc de correu electrònic, que us ofereix cinc minuts per obtenir el màxim de correus electrònics possibles i us recompensa amb punts. També se centra en abordar 10-20 correus electrònics alhora, fent que la vostra batalla a la safata d'entrada se senti més gran.

Si voleu: Organitzar la vostra safata d'entrada

1. No guardeu tots els vostres correus electrònics a la safata d’entrada: elimineu-los, arxiveu-los o arxiveu-los un cop tractats. Un estudi del 2011 de l'Institut de Neurociències de Princeton va determinar que "quan el vostre entorn està desordenat, el caos restringeix la vostra capacitat d'enfocament". Això també és cert del vostre entorn virtual; més correus electrònics es poden veure, fins i tot els que ja no importen, més temps passarà el vostre cervell pensant inconscientment en ells.

2. Per a les persones a qui no els agrada les llistes de fer, una solució fàcil (o que pensin) és utilitzar la seva safata d'entrada com a única. Però per a tasques reals, com ara "Crear proposta per a un nou client" o "Lloguer d'oficines de pagament", és hora de trobar un sistema de llistes de tasques pendents. Si feu servir la vostra safata d'entrada com a llista de tasques, el temps us queda en mans d'altres persones: amb cada correu electrònic us portarà una cosa nova, vulgueu o no. Però haver d’afegir conscientment una tasca a la vostra llista de tasques és una possibilitat de determinar si realment ho heu de fer ara mateix, en lloc d’altres treballs.

3. Podeu utilitzar Gmail per tal que alguns correus electrònics es saltin la vostra safata d'entrada automàticament. Per exemple, si pagueu automàticament la factura per cable, podeu arxivar-la automàticament i afegir l’etiqueta “Financera”. No heu de veure-la mai, però si la necessiteu, ja sabeu on trobar-la. Parlant de trobar coses …

4. Abans d’enviar cap missatge de correu electrònic, llegiu-lo per cercar-lo. Què cercaries per trobar aquest correu electrònic més endavant? Hi ha paraules al correu electrònic? És possible que vulgueu canviar “Notes de reunió amb Jack” a “Notes de la reunió d’agost amb Jack Smith d’Amazon”.

5. De fet, hi ha tones d’ordres de cerca que fan molt més fàcil trobar un correu electrònic antic. A continuació, us detallem com trobar qualsevol missatge de correu electrònic per tema, tema, emissor i molt més.

Si voleu: Permet que la vostra forma de entrada sigui més freda

1. Alguna vegada has volgut posar notes enganxoses a tota la teva safata d'entrada? El nom ben anomenat Notes per a Gmail permet afegir notes i etiquetes a qualsevol missatge de correu electrònic: apunteu notes a un fil de correu electrònic, a la part superior de la vista de correus electrònics enviats o realment a qualsevol altre lloc de la safata d'entrada.

2. El complement de Gmail Rapportive és un somni de la xarxa: el connector mostra la informació de les xarxes socials dels vostres contactes directament dins de la safata d'entrada, de manera que podeu connectar amb ells a LinkedIn, Facebook i Twitter sense sortir de Gmail. També podeu veure una llista destacada de missatges de correu electrònic recents i enregistrar notes privades per adjuntar-les a les seves adreces al vostre compte.

3. Igual que Gmail en esteroides, Gmelius és una extensió del navegador per a Chrome, Firefox i Opera que millora majoritàriament la vostra experiència de Gmail amb tot, des d’una interfície netejada (no més anuncis!) Fins a la possibilitat de bloquejar els seguidors de correu electrònic per protegir la vostra privadesa. Una altra característica preferida és el botó "Cancel·lar-se", que substitueix el botó "Spam" de Gmail, sempre que Gmelius detecti una llista de correu.

4. Sabeu aquells correus electrònics als quals sabeu que no arribareu fins més endavant, però temeu que us oblideu? El complement Boomerang, actualment disponible per a Gmail i Outlook, és perfecte per tractar-los. Podeu programar que desapareixi un correu electrònic i torni més endavant (quan esteu preparat per fer-hi front) deixant la vostra safata d'entrada més clara fins llavors. Boomerang també permet programar un missatge de correu electrònic per enviar-lo més endavant i configurar correus electrònics recurrents.

5. Consulteu Labs de Gmail, que us permet provar funcions addicionals de Gmail com ara "desfer l'enviament" i veure el calendari a la vostra safata d'entrada. Accediu a la configuració de Gmail i, a continuació, feu clic a "Labs" per començar.

6. Et trobes signant o enviant molts documents i contractes? Hellosign for Gmail us permet signar documents i emplenar formularis sense deixar la vostra safata d'entrada: un autèntic salvament per a aquells que odiem escàner, impressora i màquines de fax.

Si voleu: llegiu els vostres correus electrònics

1. Permet dir que els primers 50 caràcters de cada missatge siguin el més concrets i actuables possible, diu Fast Company . Un obrador atractiu fa que sigui molt més probable que els vostres destinataris continuïn llegint.

2. Els blocs llargs de text semblen desagradables de llegir, així que penseu en com fer que el vostre text sigui més llegible. Utilitzeu vinyetes, llistes, negreta i paràgrafs breus i fàcilment desemmotllables. Tens problemes per reduir-lo? Podria ser un signe que intentes cobrir massa.

3. Si trobeu més d'un punt o plantegeu més d'una pregunta al vostre correu electrònic, assegureu-vos que aquests articles es distingeixen de la resta de la narració, posant-los en negreta, destacant-los o ordenant-los en una llista de punts publicats. El contrast atrau naturalment l'ull del destinatari a la carn del missatge (la peça que no es pot permetre que es perdi!).

4. Fes les preguntes que plantegis el més concretament possible. "Què en penses de la proposta?" No és una bona pregunta. "Podem tirar endavant la proposta del venedor de 20.000 dòlars el divendres?" És millor.

5. Esperem agafar el cap o algú important en un dia menys ocupat, però no coneixeu el seu horari? Eviteu fer missatges per correu electrònic dimarts i dijous. Són els dies amb més volum de bústies d’entrada de persones i no vol que el vostre missatge important es perdi en un mar de butlletins, ofertes i altra correspondència.

6. Feu que la vostra assignatura tingui en compte: una cosa que permet al destinatari una idea clara del que hi haurà dins del correu electrònic. (Bonus: això també us ajudarà a cercar el missatge fàcilment a la safata d’entrada si el destinatari truca per discutir-lo en lloc de tornar-lo a escriure per correu electrònic.)

7. Els investigadors de Carnegie Mellon van comprovar que els correus electrònics més efectius tenen línies de temes que apel·len a una de les dues coses: curiositat (genial si esteu en màrqueting) o utilitat (probablement millor per a la resta de nosaltres). vídeo d'un minut per obtenir més informació.

8. Voleu assegurar-vos que els vostres missatges es llegeixen? L’extensió de Chrome MailTrack us permet veure si i quan la gent ha llegit els vostres correus. I si observeu que està allà sense llegir? Consulteu aquests consells per seguir un camí correcte.