Quan Adrean Turner va iniciar un nou paper com a comptable de costos, una de les tasques que li va passar del predecessor va ser un informe mensual que va trigar gairebé dues setmanes a compilar-se. Va passar-hi hores cada mes durant els primers mesos a la companyia, fins i tot quan es van acumular altres responsabilitats al seu escriptori.
Aleshores es va adonar d’alguna cosa. Ningú, ni tan sols el seu cap, no li havia donat cap comentari sobre l'informe. Resulta que no s’ho miraven, ni molt menys excavar les dades que proporcionava. Per ser sincera, tenia millors coses que fer que passar tant de temps i esforçar-se en alguna cosa que ningú no en treia.
"Buscava maneres de ser més efectives i eficients", afirma Turner, entrenador de Muse i autor de FIT per a l'èxit. Una d’aquestes maneres seria esborrar l’espai de la seva programació per a coses que afectessin més.
Tots podríem beneficiar-nos d’examinar una mica més de prop les coses de les nostres llistes de tasques i les hores dels nostres dies. En el sentit de la neteja de la primavera o de la neteja de qualsevol temporada, aquí teniu set consells per ajudar-vos a agafar un control al vostre programa.
1. Feu un balanç i feu un seguiment del vostre temps
En realitat no podeu netejar la vostra programació si no sabeu què hi ha, i que inclou totes les coses del vostre calendari literal i oficial i totes les coses que no ho són. "Sempre dic que si voleu passar millor el vostre temps, heu d'esbrinar com esteu passant el temps ara", diu Laura Vanderkam, autora de Off the Clock: Feel Less Occupated while Get More Fone . "La gent té moltes històries que s'expliquen sobre el seu temps", afegeix, però les històries no sempre són exactes.
Així que recomana fer el seguiment de les hores durant una setmana o fins i tot uns dies mitjançant una aplicació, un full de càlcul o un tros de paper. Un cop feta una ullada objectiva a on passa el vostre temps, podeu començar a ordenar i decidir què cal anar.
Vanderkam diu que pots canalitzar Marie Kondo. Aquesta classe de ioga els dimecres provoca alegria? Què passa amb l'espectacle que estàs veient? Però, fins a cert punt. “És una cosa ridícula pensar que tot provocarà alegria. Potser us encantarà la vostra feina, però el vostre desplaçament no provocarà alegria. T’estimes els teus fills, però canviar un bolquer no provocarà alegria ”, diu. La idea és preguntar-se: “Què causa més dolor? I de què es pot fer alguna cosa?
Turner fa un exercici similar amb clients que volen fer un canvi de carrera o perseguir això o això, però senten que estan tan ocupats que no tenen temps per dedicar-se als seus objectius. Els fa mantenir un registre de temps a la mitja hora durant dues setmanes. Sovint s’adonen que el temps que han passat recorrent les xarxes socials o xerrant sobre el seu programa de televisió favorit a Slack es suma a unes hores que podrien haver passat a fer alguna cosa més productiva o, fins i tot, a alguna cosa que realment gaudeixen.
2. Netejar les reunions i tasques recurrents
Un cop sàpigues el que hi ha al calendari, pots preguntar-te per què , segons Heather Yurovsky, entrenadora de Muse i fundadora de Shatter & Shine. "Quin és el propòsit de cada cosa aquí? Estem aconseguint això o cal canviar alguna cosa? ”, Explica. "La clau no té por de preguntar-vos què hi ha al vostre calendari".
Comenceu amb reunions recurrents, que puguin crear i fer-se càrrec del calendari molt fàcilment, ja que, com assenyala Vanderkam, "cadascú no ha de justificar-se".
Si ets l’instigador d’una reunió recurrent, Yurovsky l’anima a fer una pausa un cop al mes i preguntar-li: “Això encara té sentit? Estem aconseguint el que ens proposem realitzar? Hi participen persones i hi contribueixen? (El senyal que no cal que tingui lloc una reunió és que ningú més parla.) ”Si les respostes a aquestes preguntes no són, considereu cancel·lar la reunió, fer-la més curta o menys freqüent o comunicar la informació pertinent per correu electrònic. .
Tot i que no teniu cap càrrec, encara podeu prendre mesures, com va fer Turner amb aquest informe mensual. I si ho fas suggerint solucions en lloc de plantejar-se preguntes o presentar problemes, explica Turner, "et fa semblar que estàs invertit en el que estàs fent". Si es tracta d'una reunió d'algú, demana una agenda i si hi ha qualsevol cosa que haureu de llegir o estar preparat per parlar. Podeu recordar a l’organitzador que també qüestioni les reunions que sempre hi han estat.
3. Ordeneu les coses per importància i urgència
Si heu fet un seguiment del vostre temps, però teniu problemes per envoltar-vos el cap i què hauria de passar, Turner suggereix que utilitzeu la matriu de gestió del temps presentada al llibre de negocis clàssic de Stephen Covey The 7 Hàbits de persones altament eficaces: lliçons poderoses en el canvi personal . La idea és ordenar les activitats per importància i urgència i posar-les en un dels quatre quadrants:
- Quadrant I: important, urgent inclou coses com crisis, reunions d’última hora per a terminis importants
- Quadrant II: important i no urgent inclou aspectes com la planificació estratègica, la fixació d’objectius a llarg termini
- Quadrant III: No és important, Urgent inclou coses com ara determinats correus electrònics, trucades telefòniques, reunions i esdeveniments
- Quadrant IV: no és important, no és urgent inclou coses com desplaçar-se sense ànim per les xarxes socials, veure la televisió de la qual no t’importa gaire
"Aleshores, heu de determinar què heu de fer més coses i què necessiteu fer menys per assegurar-vos que siguis el màxim de productiu possible", diu. Per exemple, us pot sorprendre que la majoria de les vostres activitats diàries corresponguin a quadrants III i IV, de manera que el vostre objectiu podria ser reduir-ne els llocs per fer activitats als quadrants I i II.
4. Minimitzar o subcontractar
En alguns casos només podeu dir que no (molt bé) per afegir un esdeveniment al vostre calendari o tasca a la vostra llista. Altres coses només s’han de fer. Però això no vol dir que no els pugueu ocupar menys temps o que heu de ser els que els feu.
Hi ha alguna tasca que podeu delegar o subcontractar? Com a gestor, és més immediatament possible transmetre una tasca a un dels vostres informes directes. Però, encara que no estiguis en una posició de supervisor, penseu en formes petites de fer el mateix. Esteu passant hores actualitzant manualment una base de dades o un sistema? Seria possible col·laborar amb un enginyer per trobar un procés més automatitzat? O podeu comerciar fer aquestes feines domèstiques d'oficina perquè ningú no es quedi enganxat fent-ho cada cop?
Si no podeu transmetre algunes tasques a altres empreses a l’engròs, procureu minimitzar el temps i l’esforç que necessiten. Per tornar a l’exemple de Turner, va treballar amb el seu cap per renovar el procés d’informació de manera que enviava instantànies ràpides mensuals i només redactava un informe més a fons trimestralment. Va netejar el temps per aconseguir que el seu cap i els seus col·legues continuessin els coneixements que necessitaven. Sigui com vulgui que s’encarregui de la vostra programació, comproveu si hi ha una manera de fer-ne menys.
5. Creeu blocs
És fàcil mirar-la i tornar a trobar el calendari amb diverses reunions i obligacions. Tant si sou vosaltres com vostès com els vostres col·legues que us deixen cada element, no us deixen més que inclinar-vos un temps reduït de capçalera i poques esperances de realitzar algunes de les tasques més importants del vostre plat. Una part de la neteja de la vostra programació és trobar estratègies per evitar que es torni a desordenar, tal com ho faríeu si organitzés un espai físic.
Chelsea Williams, entrenador i consultor de talents de Muse, recomana bloquejar trossos de temps al calendari quan no estarà disponible per respondre correus electrònics o trucades telefòniques ni per assistir a reunions. Podeu utilitzar-lo per a estratègies de nivell superior o temps de projecte centrat (penseu en activitats del quadrant II). Com que ja està reservat i visible al vostre calendari, impedeix que altres coses s’acumulin i afectin el temps que necessiteu. "Crees un espai", diu. I si feu que aquests blocs siguin recurrents, afegeix, són part natural del vostre ritme setmanal.
"Sóc un gran aficionat al bloqueig del temps", afirma Yurovsky, que també suggereix anticipar i atendre altres necessitats amb aquesta estratègia. Si us trobeu deixant l’oficina ferida i ansiosa, per exemple, us recomana bloquejar els darrers 30 o 45 minuts del dia. Podeu evitar sortir per la porta immediatament després d’una reunió i donar-vos l’oportunitat de despertar-vos i fer la transició amb més fluïdesa. "Sempre que bloqueges el temps, comences a refrescar-te."
6. No oblideu els temps d'inactivitat
La gestió del temps no es tracta només d’aplicar tanta feina humanament possible a la vostra programació o netejar-la completament, de manera que no es pot fer absolutament res. També es tracta de deixar lloc a les coses no laborals que t’agraden i a les que et permetin recarregar.
"Voleu haver triat conscientment els temps d'inactivitat", diu Vanderkam. "Penseu en què és allò que em rejovenen realment?" Podria ser la natura, l'exercici, els amics, l'art, la cocció o qualsevol altra cosa que us agradi que ompli les vostres bateries metafòriques. Per a Vanderkam, llegir és una d’aquestes coses. "He aconseguit molt millor assegurar-me que tinc bons llibres per llegir", diu, perquè "quan tinc un bon llibre estic llegint això és el que faig com la meva opció predeterminada d'aturada". Quan no ho fa, ella (com molts de nosaltres) cau presa del desplaçament sense xarxes de les xarxes socials.
No és necessàriament que haureu d’adaptar els temps d’aturada al vostre calendari (o, per exemple, feu clic i escriviu-hi), tot i que si és el que preferiu, aneu a favor! Només recordeu que hauria de ser una part intencionada de l’equació. "Tenim una tendència a omplir l'espai obert perquè estem comparant el que se'ns demana o pensem fer res", afirma Vanderkam. "No és la comparació correcta. La comparació és amb totes les altres coses que podeu fer. "
7. Pretén futur que estàs present
Quan parleu d’un dijous a tres setmanes de distància, és fàcil pensar: “Ah, segur que sóc lliure, em sembla fantàstic!” I introduïu-lo al vostre calendari sense considerar si us sentireu de la mateixa manera el dimecres de tres setmanes. menys al dia a partir d’ara.
Però "quan pensis en alguna cosa en el futur, pregunta't si ho faries demà", diu Vanderkam. "Ja sabeu quanta energia teniu ara i suposeu que serà demà similar. En definitiva, si no us emocionaria fer-ho avui o demà, probablement no us emocionarà fer-ho tres mesos a partir d’ara, així que prengueu les vostres decisions en conseqüència. Perquè “amb el temps el futur serà demà”.
Dit això, Vanderkam adverteix que no faci el costum de cancel·lar els plans de llarga durada a l’últim minut. "Si us heu compromès a fer alguna cosa i si sou amb persones que valoreu, possiblement haureu de considerar això com una experiència d'aprenentatge", diu. "Recordeu-vos que no és una bona sensació i com puc evitar això en el futur?"
En altres paraules, netejar la vostra programació no es tracta només d’eliminar les coses que ja hi són, possiblement hi ha el risc de danyar les relacions professionals o personals. Es tracta d’aprofitar el seu temps i mantenir-lo ordenat endavant.
Penseu en la neteja de la vostra programació com a objectiu a llarg termini. "Animo la gent a ser atrevida", afirma Vanderkam. Si ets un poc valent i molt intencionat, podràs fer menys del que no t'agrada i més del que fas.
