Com la majoria de vosaltres, no recordo una vida professional (i molt menys una personal) on no em corresponia per correu electrònic. En la seva majoria, és una manera senzilla de comunicar-se eficient i, quan s'utilitza correctament, estalvia temps, respon a preguntes i crea connexions. N'hi ha prou amb dir-ho, no crec que pogués viure sense ell.
Malauradament, amb la facilitat del correu electrònic i la rapidesa amb la qual molts d’acostumats a enviar, reenviar o respondre, es poden fer alguns cops de ruta, si ho desitgeu. Jo tinc poca tolerància als errors descuidats, com ara les paraules mal escrites (la majoria de programes us avisen a aquests tipus d'escriptures amb una línia vermella agitada) i dient que aneu a fer servir el CC a algú i oblidant-vos de fer-lo directament amb ell. És un territori amateur. (Tot i que, a la meva mare se li perdona per haver-me enviat missatges de tant en tant a tots els caps.)
En realitat, perquè el fòrum sol ser la manera més important de comunicar-se amb un client, cap o persona de xarxa, és imprescindible que ho posis bé. I no només pels adhesius que hi ha, sinó per vosaltres mateixos, odiaríeu que el destinatari perdés el punt del missatge perquè estava centrat en un error (evitable). Avui, un error et perd una mica de respecte amb un company de feina, demà pot perdre molt bé una oportunitat de feina amb una persona que coneguis en una conferència.
Per davant, tres errors increïblement bàsics que podreu cometre sense adonar-vos de com de tan poc professionals us deixen mirar al lector.
1. Has oblidat de connectar
L’entrenador professional, Rajiv Nathan, està molt agraït per les indicacions d’Outlook i Gmail que us permeten saber que esteu a punt d’enviar un missatge sense fitxer adjunt quan afirmeu explícitament que esteu adjuntant alguna cosa. Per què? Perquè abans que existissin, cometia regularment l'errorós error de no enganxar-ne una vegada, ni dues vegades, sinó tres vegades!
Nathan admet que, ben aviat en la seva carrera, tenia un costum terrible de córrer amb la feina. El resultat d'això el va portar a enviar correus electrònics amb freqüència dient: "Consulteu el fitxer adjunt", sense adjuntar-lo. Nathan recorda haver enviat el seguiment necessari: “Ho sento per això! Aquí vas! ”Malauradament, no sempre va acabar aquí. "Finalment, al tercer seguiment (i al quart missatge de correu electrònic total), vaig connectar el maleït", recorda Nathan.
"Definitivament no és un bon aspecte", reconeix Nathan. De fet, era un problema tan habitual que, durant una de les seves revisions de rendiment, va ser indicat per la necessitat de millorar en aquesta àrea. Des d'aquest moment, Nathan va gravar una tira de paper a la part superior de la pantalla que deia: "Heu adjuntat el fitxer?"
Sigui molt diligent en esmentar el fitxer "adjunt" de manera que apareguin les indicacions útils ("Heu dit adjunt? Envia, en qualsevol cas?") Abans que s'enviï el correu electrònic. A tothom se’ls permet lliscar cap aquí o allà, però feu un hàbit d’aquest comportament descuidat i començareu a tenir una reputació de no poder complir aquesta tasca bàsica.
2. Continua i continua
Un dels meus amics més propers és un advocat que factura per hora. Com a tal, ella està acostumada a escriure amb moderació i no a escriure. Podria prendre una lliçó d’ella.
Jenny Foss, entrenadora de la carrera de Muse, destaca la importància de dir el que cal dir i no més. Ella explica, "La incapacitat de dir el que cal dir - de manera succinta i amb el temps que rep el destinatari-, pot molestar fàcilment a algú que potser ha estat disposat a escoltar-lo, o fins i tot encantat de sentir-te."
Això és especialment cert si esteu “enviant un correu electrònic a la cerca d’un favor, o d’entrada, o d’assistència o, fins i tot, simplement per tocar la base o fer una pregunta”. Malgrat el útil que poden ser els missatges de tir enrere i enrere, s’ha aconseguit per ser un autèntic arrossegament per a algunes persones, i Foss adverteix que “tingueu en compte que la persona que hi ha al final de la recepció pot trobar un correu electrònic (en general) per la seva existència. Aquesta persona podria estar fins a la mitjanit la majoria de les nits només intentant excavar-se d’una munió de correus electrònics. ”És per això que diu que has de presentar les teves idees de forma ordenada o arriscar-se a semblar“ poc professional o bé desaconsellar ”. I, segons la línia de El contratemps de Nathan que va derivar en enviar diverses notes consecutives sense adjunció, “no, per amor al cel, no envieu tres correus electrònics enrere. Uniu els vostres pensaments i envieu-ne un ”, conclou Foss.
Podràs practicar una experiència senzilla per dir només allò que necessites, però val la pena l'esforç a llarg termini. Llegiu el que escriviu abans d’enviar i retallau qualsevol cosa que no sigui necessària, com ara paraules, línies o fins i tot paràgrafs sencers que només es repeteixen o regurgiten el que ja heu dit. Pot ser temptador de sobreexplicar, però sovint, els vostres intents semblen repetitius. Aprendre a escriure amb propòsit i sentit de la direcció us servirà bé en les vostres moltes correspondències professionals de correu electrònic. El vostre lector us agrairà la brevetat i serà molt més probable que respongui en espècie, en lloc de deixar que el vostre missatge massa llarg no es pugui llegir sense parar a la safata d'entrada competitiva.
3. Feu el nom de la persona incorrecte
No, només no. No hi ha excusa absolutament per escriure a algú i escriure malament el seu nom. Tots tenim les nostres mascotes, i aquesta és meva, però estic segur que no estic sol. Heus aquí la cosa, el meu nom –i l’ortografia correcta– es troba a la meva signatura i a la meva adreça de correu electrònic, que és perfectament allà a la vista perquè l’emissor ho vegi. Sóc tan sensible sobre aquest problema que comprovo periòdicament les grafies de noms que normalment tenen més d’una opció (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, etc.) abans de pressionar Enviar.
Es necessiten dos segons addicionals? Segur. Però, òbviament, en el gran esquema de coses, això no és cap moment. Preferiria fer-ho bé la primera vegada que demanar disculpes pel meu error descuidat. Si esteu tan ocupats que ni tan sols podeu obtenir el nom de la persona a qui us adreçeu, aleshores, què més podreu fer de manera precipitada? Això és el que el teu lector es preguntarà. Aquest petit i poc probable error senzill parla de volums sobre les altres capacitats. Per tant, comproveu el vostre treball i dirigiu-vos correctament a la persona.
És probable que envieu i rebeu molts missatges de correu electrònic en un dia determinat. Eviteu cometre petits errors descuidats que enviïn el missatge, sobretot, que no sigueu tan professionals com realment. No sacrificis la qualitat en nom de la velocitat i, per bé de Pete (o és Peter?), No perdis els punts de respecte a causa d'un error de correu electrònic evitable.
