Tots sabem que el treball implica, bé, treballar. Tot i que estimeu la vostra feina, no sempre pot ser fàcil, i no sempre pot ser divertit.
Però, de vegades, volem que les nostres feines siguin una mica més fàcils (o molt). Volem que la nostra feina s’acabi amb més rapidesa, per no sentir-nos desmesurats ni desbordats i tenir més temps per a les coses que ens encanten.
La bona notícia és que hi ha maneres de fer-ho (sense ser un descens total). Consulteu els nostres consells i trucs favorits a continuació per ser més productius, per eliminar les coses que no cal fer de la vostra llista de tasques i per fer que la vostra feina sigui una experiència molt més agradable.
1. No planegeu fer massa
Aquí teniu un secret per a vosaltres: la majoria de les llistes de tasques són massa llargues, cosa que comporta un excés de treball i estrès quan tot això no s’acaba. En canvi, suposem que només podeu obtenir una cosa important, tres coses mitjanes i cinc coses petites realitzades al dia (menys si teniu moltes reunions). Hem creat una plantilla per ajudar-vos a planificar una llista de tasques més raonable.
2. Centra’t en tasques d’alta recompensa
Centreu la major part de la vostra energia en aquelles tasques que tingueu els resultats més grans. Semblaràs que ho fas molt més, però en secret amb menys esforç. Sovint s’anomena obtenir fruita amb poca producció: les recompenses que podeu obtenir amb el mínim esforç.
3. Treball en Sprints
De vegades i es diu que el secret per obtenir més treballs en menys temps és treballar en ràfegues, amb pauses entremig. Els intervals que trieu dependran del vostre treball i de les vostres preferències, però, qualsevol cosa que sigueu, configureu un temporitzador, feu el possible per mantenir-vos enfocat durant aquest període de temps i, aleshores, aixequeu-vos i feu una pausa. Us sentireu més dinamitzats durant les vostres sessions de treball i, finalment, seràs molt més eficient.
4. Dóna a cada dia un tema
Les distraccions impedeixen que us concentreu en les coses importants? Utilitzeu Jack Dorsey, el cofundador de Twitter i el conseller delegat de Square's, secret i intenteu donar-li cada dia un tema. D’aquesta manera, quan es produeixen distraccions, ja sabreu apuntar-les a un altre dia o, si ho heu de fer, tractar-les ràpidament i tornar al camí.
5. Comenceu amb la tasca més difícil
Si aconsegueixi el més difícil del vostre plat del primer matí al matí, la resta del dia us resultarà més fàcil en comparació. A més, no perdreu l’energia mental tot el dia pensant en aquesta cosa tan difícil que heu de fer.
6. Seguiu la vostra energia
Tothom té determinats moments del dia en què són més o menys productius. Si planifiqueu grans projectes durant els vostres temps d’inactivitat energètica, aneu fent més difícils els vostres treballs. En el seu lloc, prova de dissenyar el dia ideal en funció dels nivells d'energia.
7. No ho combatis quan et sents inútil
Probablement, una de les coses més difícils de fer en el treball és obligar-se a treballar dur quan realment no estiguis sentint a la part superior del teu joc. Per tant, a menys que tinguis un termini pendent i absolutament no ho puguis, fes aquesta tasca en concret i fes alguna cosa més adequat per a la teva capacitat mental. L’escriptora Katie Douthwaite suggereix que aquest és un bon moment per aconseguir que aquestes tasques avorrides i monòtones es facin fora.
8. Utilitzeu plantilles sempre que pugueu
Per què reinventar la roda cada vegada que hagi de fer alguna cosa? Tens un correu electrònic que has d’escriure sovint? Utilitzeu una plantilla. Cal crear una presentació? Utilitzeu una plantilla. Redissenyar el teu currículum? Utilitzeu una plantilla. Tens la foto.
9. Configureu les respostes enllaunades
Millor encara, si utilitzeu Gmail, configureu aquestes plantilles com a respostes enllaunades, de manera que ni tan sols heu de deixar la safata d’entrada per deixar-les fora i enviar-les.
10. Configureu Text automàtic
Si sovint respon a missatges fora del telèfon, faciliteu-lo si configureu un text automàtic. Per exemple, "pitch" podria ampliar-se per completar la tonalitat de l'ascensor, el que significa que no heu d'escriure tot el procés cada cop al vostre petit teclat. Llegiu aquí més informació sobre com configurar-la.
11. O bé, no escriviu res
També podeu utilitzar la funció de conversa amb text del vostre telèfon per respondre amb més facilitat i rapidesa als missatges. L’expert de productivitat Alex Cavoulacos explica com s’utilitza aquí per al seu avantatge.
12. Escurçar els correus electrònics
Anem a pensar que la resposta als correus electrònics requereix una gran quantitat de temps i energia. Què passaria si t’ho faries més fàcil establint un límit per a la durada de cada resposta? Bviament, alguns missatges necessàriament han de ser més llargs que d’altres, però repteu-vos a mantenir-los amb cinc frases de durada (o fins i tot més breus!) El més sovint possible.
13. Només tingueu una conversa
Les llargues cadenes de correu electrònic us han caigut? Quan una conversa comenci a estar massa complicada, considereu si seria més fàcil només saltar al telèfon o establir una reunió per parlar-ne. De vegades, una conversa de 10 minuts pot eliminar hores de missatges de correu electrònic.
14. Eliminar els correus electrònics de seguiment
Res fa que la resposta als correus electrònics sigui més difícil que la vostra safata d'entrada omplint constantment els correus electrònics de seguiment de persones a les quals encara no heu tingut l'oportunitat de respondre. Configureu-vos un autònom que permeti que la gent sàpiga que heu rebut el missatge i que respondran en el seu moment oportú; esperem que dissuadeu que els castors desitjosos us envien un correu electrònic de manera constant. Fins i tot podeu incloure respostes a preguntes més habituals, per ajudar potencialment al missatger a ajudar-se (i evitar que hagueu de respondre).
15. Feu servir l'estratègia OHIO
Quantes vegades obriu un correu electrònic, el llegiu i el deixeu a la safata d'entrada per tractar-lo més tard? No ho facis! En realitat es triga més temps i energia per processar-lo diverses vegades. En lloc d'això, segueix l'estratègia OHIO (només maneja-la una vegada) i tracta-la immediatament, ja sigui si esborra-la, respon-la, dispara-la a la persona adequada o, per als missatges més grans que requereixin més temps, analitzant-la tasques per incloure a la vostra llista de tasques.
16. Desfer-se de tantes decisions com sigui possible
La fatiga a la decisió és real, i és possible que els vostres dies siguin més difícils. Per evitar que afecti el vostre treball, elimineu tantes decisions com sigui possible. Això pot suposar portar un uniforme de treball perquè no hagis de triar un vestit cada dia, portar el mateix a dinar durant una setmana o establir una reunió permanent amb el seu cap perquè no sempre hagis d’arribar a demanar. per un. Tot el que calgui per posar moltes de les vostres decisions sobre el pilot automàtic.
17. Atureu la multitasca
Aquest hàbit pot fer que tingueu ganes de fer-ho més, però realment us alenteu i fa que el vostre treball sigui més difícil del que cal ser. Així que feu el possible per centrar-vos en una tasca fins que s’acabi, i després passeu a la següent. Veureu que la vostra ment és clara i la vostra feina és millor (i és més fàcil).
18. Deixeu-vos un Cliffhanger
De vegades, la part més difícil del treball és començar amb alguna cosa. Per tant, facilita la possibilitat de saltar a una tasca deixant-se un cliffhanger. Això vol dir que, si arrossegueu els peus per començar un projecte, comenceu-ne, feu-ne una mica (encara que no sigui el vostre millor treball) i deixeu-lo sense acabar per tornar al dia següent. Arribar serà molt més fàcil un cop ja tingueu algun lloc per entrar.
19. Elimineu alguna cosa de la vostra llista de coses
Considereu seriosament cada element de la vostra llista de tasques per veure si hi ha alguna cosa que no sigui important. Això s'aplica especialment a les coses que segueixen posant-se al cremador posterior. Val la pena preguntar-se: "Si he estat fent això, és realment necessari?"
20. Digues “No” a Alguna cosa
A més d’eliminar alguna cosa del vostre plat, considereu dir “no” una mica més sovint a les preguntes noves. Evidentment, no ho podeu fer tot el temps per simplement sortir de la feina, però si us sentiu aclaparat o voleu demanar alguna cosa no relacionada amb la feina (com fer una entrevista informativa amb el fill d’un amic), demaneu-la. i digueu "no". Aquí hi ha alguns suggeriments sobre com dir-ho bé al vostre cap i als vostres amics.
21. Reunions de preguntes contínues
En cas que no ho hagueu sentit, les reunions poden convertir-se en una enorme pèrdua de temps. Cada vegada que programeu una reunió, fins i tot una de repetidora, us heu de preguntar realment si ha de passar-hi, si hi heu assignat massa temps o si hi heu d’estar presents. Si creieu que la resposta a alguna d’aquestes preguntes és “no”, considereu l’ajust (o parleu amb el vostre cap per assegurar-vos que feu servir el vostre temps el més eficaç possible).
22. Teniu una llista de "No fer"
Per ajudar-vos a dir "no" més i reduir la fatiga de decisió, inicieu una llista de "no fer": una llista de coses que mai haureu de perdre el temps. Consulteu aquestes idees per començar.
23. Delegar part del teu treball
Hi ha alguna tasca que realitzeu que realment, temeu o que sentiu que realment ja no forma part de la descripció del vostre lloc de treball? Penseu si val la pena delegar-lo a un empleat més jove o, si esteu ofegant-se, si és hora de portar un informe directe o intern. A continuació, es mostren algunes pautes per esbrinar quan la delegació és el camí correcte.
24. O Crowdsource!
L’escriptora Jennifer Dziura suggereix el crowdsourcing com una manera de “fer menys esforços per a tu mateix, mentre que els clients i usuaris siguin més feliços”. En essència, es treballa juntament amb el client o l’usuari per fer propostes, presentacions i similars. Per obtenir més informació sobre com es pot jugar en la vostra vida laboral quotidiana, consulta el seu article.
25. Feu un intercanvi de treball
Teniu una tasca que temeu o realment no esteu segur de com gestionar-la? Pregunteu a una companya del vostre departament si vol canviar! Bàsicament, envieu una de les vostres tasques menys preferides a la vostra manera i ella us envia una de les seves. No hauràs d’arrossegar-se per alguna cosa que has estat tement, però el treball s’aconseguirà, possiblement fins i tot millor del que ho hauries pogut fer tu mateix; algú que no s'ha agreujat per la tasca podria veure ràpidament alguna cosa que no podries.
26. Eviteu el perfeccionisme (excepte en el que tingui importància realment)
Presionar sobre tu mateix perquè el teu treball sigui perfecte no és només estressar-te, sinó que et permetrà retardar-te i provocar que tinguis un procés per acabar, perquè et preocupa que no siguin correctes. En alguns casos (un gran informe de final de curs al cap, còpia que surt al món) aquest tipus d'atenció al detall és fonamental. Però en d’altres (enviar un missatge de correu electrònic a la vostra col·lega, obtenir un primer esborrany de presentació al vostre equip), centrar-vos en el perfeccionisme us fa més difícil la vida que el que necessita ser.
27. Busqueu formes per racionalitzar els processos
Hi ha alguna tasca que us porti sempre per completar? Alguna cosa que sentiu és molt més difícil del que hauria de ser o alguna cosa que us porta massa del vostre temps? En comptes de simplement transportar-lo una i altra vegada, mira si hi ha alguna manera de racionalitzar aquests processos. Potser es parla amb altres empreses per veure si han trobat una manera més fàcil. Potser es coordina amb altres departaments per veure si us poden ajudar a estalviar temps o esforç. (Per exemple, hi pot haver algun equip tècnic capaç de construir-lo ràpidament, que us estalviaria tones de temps?)
28. Contracteu un assistent virtual per a petites coses
Tots tenim aquelles coses menials que ens triguen hores a completar, però que algú altre ho pot fer fàcilment. Si no teniu algú a la companyia per delegar-los, considereu la possibilitat de contractar un assistent virtual per ajudar-vos. Poden fer qualsevol cosa, des de programar plans de viatges fins a demostrar els vostres informes fins a fer els treballs de disseny tediosos a la vostra propera presentació, gairebé qualsevol cosa que temeu començar i realment no haureu de fer-vos vosaltres mateixos. Consulteu els consells de l'experta en eficiència, Marissa Brassfield, per esbrinar si alguna cosa val la pena subcontractar.
29. Organitza tot de forma super organitzada
Els vostres fitxers. Les carpetes de l’ordinador. La part superior del vostre escriptori. La vostra safata d'entrada Preneu-vos ara el temps per organitzar-vos perquè trobar les coses que necessiteu no sigui mai l’obstacle per iniciar-vos en una tasca. I bé, tot es pot fer en només 30 minuts!
30. No deixeu que els vostres companys us interrompin
Els vostres col·laboradors probablement signifiquen bé, però el seu constant flux d’actualitzacions de missatgeria instantània, preguntes ràpides per a vosaltres sobre l’últim projecte o xit-chat sobre els caps de setmana poden trastocar greument el vostre focus d’enfocament, fent més difícil fer tasques difícils. . Configureu sistemes que alertin els vostres companys d’oficina quan estiguis a la zona, tant si es tracta d’un missatge no pertorbador al xat ni d’uns auriculars enormes que signifiquen que no et molestaran i comunica’ls de forma clara.
31. Feu una migdiada
Mireu si podeu colar-vos en una migdiada durant la baixada de la tarda. Fins i tot 20-30 minuts d’ulls pot proporcionar-vos una mica més d’energia que el cafè, millorar l’estat d’ànim, millorar les vostres capacitats d’anàlisi i aprenentatge i desterrar l’estrès, fent que la resta del dia sigui molt més fàcil i agradable. Tanqueu la porta, ensopegueu amb el cotxe o feu tot el que calgui per dormir ràpidament.
