Quan un col·laborador em va cridar l’atenció sobre un article de productor de correu electrònic més antic de George Kao que tornava a rondar, em va fer adonar-me que la lluita de la safata d’entrada és real. Acabo de tornar d’una lluna de mel de tres setmanes al Japó, per la qual cosa sé de veritat què és real. Hi ha una gran experiència per gestionar la vostra safata d'entrada, i si no és un art exactament, hi ha una educació. Durant tot el viatge, el meu marit, que bàsicament s’esforça sempre per la safata d’entrada zero, es fixaria una ullada al meu telèfon, veuria la icona de correu i el número que hi havia al voltant d’uns 400 i s’enfadaria.
"Això m'estressa", va dir, i pràcticament podia veure que la suor es colpejava al front. Però, jo estava de vacances! I vaig tenir un respondent fora de servei: pel meu compte de treball i la meva adreça personal. Ningú no esperava res de mi i em vaig quedar còmode davant aquest número que creixia al meu retorn.
Per descomptat, els detalls de la safata d'entrada, tot i que de vegades tediosos, també són exigents. No importa si esteu consultant els vostres missatges el dilluns al matí després de desconnectar tot el cap de setmana o a mitja tarda un dijous a l'atzar. Si no sabeu en qüestió de segons si el missatge requereix, ni molt menys, mèrits, una resposta, probablement perdreu uns minuts de treball preciosos intentant esbrinar-los.
El subtítol de la peça de Kao, "Com arribar regularment a Inbox Zero" em va recordar la importància de saber simplement a què respondre i quan. Aquesta consciència pot significar la diferència entre una safata d'entrada desbordada i una de neta i ordenada. A continuació us oferim uns consells ràpids per ajudar-vos a decidir-vos.
1. Busqueu Pistes
De vegades, són evidents. Una de les meves companyes va enviar alguns missatges de correu electrònic relacionats amb esdeveniments, estudis i informes, però ella sempre va dir: “No dubteu a arxivar-me.” Al principi, em vaig sentir com si potser em sentia maleducada al no respondre amb al menys. funcional de les respostes ("Gràcies!"), però em vaig adonar ràpidament que la seva flagrant nota sobre l'arxivatge significava que no volia ni necessitava resposta.
Si no teniu cap pista tan directa, llegiu-lo de nou i penseu realment sobre com afectaria la vostra resposta la nota. Si no fos així, digueu que una persona del vostre departament simplement comparteix un projecte en el qual treballa i que actualment no teniu cap valor afegit, no us respongui pel simple fet de reconèixer la recepció.
2. Traieu una pregunta
Com en el cas anterior, sovint serà senzill. Si hi ha una pregunta clara que voleu respondre, aleshores és necessària una resposta, i potser una ràpida, o una en 24 hores. Com que no tothom que us atreveu té la possibilitat d’escriure els correus electrònics més eloqüents o puntuals, potser haureu de passar per paràgrafs per veure si hi ha res per respondre.
Si heu determinat que no hi ha cap pregunta, però teniu les vostres pròpies consultes, respondeu, per descomptat, els aclariments. Val la pena fer un seguiment i afegir-lo a la safata d’entrada d’algú si té la possibilitat d’estalviar futurs malentesos.
3. Parleu: si voleu sentir-vos
Aquest és el més complicat del grup, però un cop obtinguts, es convertirà en una segona naturalesa. Moltes vegades, rebeu correus electrònics que clarament no us demanen res. Podeu rebre una resposta a alguna cosa que vau enviar, comentaris sobre un projecte que heu completat, consells per gestionar una situació, intel·lectual sobre un objectiu específic del departament. Si no teniu res més que afegir a la conversa o si podeu fer un comentari net i continuar amb la vostra tasca, podreu sentir-vos a gust de no respondre.
Però si, d’altra banda, se sent obligat a expressar-se –per raó d’aclarir-se a tu mateix o d’estudiar-se en una decisió que va prendre o aportar una visió nova–, per descomptat, hauríeu de prémer el botó de resposta. Això pot ser especialment cert si el vostre entorn de treball és un que fomenta el pensament independent i contribueix a debatre temes.
Val a dir que els butlletins informatius, els correus electrònics massius o qualsevol cosa que sembli una lectura opcional no necessiten resposta. Si us sembla útil, podeu crear carpetes segons els suggeriments de Kao, i organitzar la vostra safata d’entrada i mantenir-la se sentirà automàtica.
Una altra cosa a tenir en compte és la següent: Situeu-vos al lloc de l’emissor. Si haguessis estat l’enviador d’aquest missatge, cercaríeu resposta? Tot i que, certament, hi ha moments per expressar les gràcies, si es correspon regularment amb algú o es necessita un munt d’anada i tornada –algun dels quals requereix una resposta més pensada–, probablement podeu deixar el correu electrònic amb seguretat i tenir cura de no enviar-ne un Resposta innecessària de dues paraules a algú que, com tu, probablement aconsegueixi la safata d'entrada zero.
