Sóc un gran fan d’estalviar temps, sobretot quan es tracta de correu electrònic. I un dels meus trucs preferits per fer-ho és no escriure més del que he de fer absolutament.
No, no utilitzo cap versió de correu electrònic de taquigrafia: faig servir les respostes enllaçades de Google. No coneixeu? Aquest laboratori de Google us permet guardar qualsevol nombre de respostes i inserir-les fàcilment als vostres correus electrònics. (Consulteu com configurar-lo, cortesia de Gadgetwise.)
La meva regla general? Si he hagut d’escriure exactament el mateix més d’una vegada en un dia, es converteix en una resposta enllaunada. Aquí en trobo alguns que em trobo fent servir una i altra vegada que us estalviaran tones de temps (i també escrivint!).
Detalls del vostre número de telèfon o de la trucada en conferència
La vostra adreça d’oficina, amb indicacions i instruccions d’entrada o aparcament, si cal
La descripció del vostre producte o servei
Informació sobre el calendari o la fixació de preus per al producte
El vostre paper i el vostre lloc de treball ( treballo en màrqueting aquí i em dedico a fer-ho. )
Qualsevol tipus de política que discutiu regularment amb la gent
Detalls sobre la signatura de contractes o acords ( consulteu les seccions inicials A, C i E. )
Qualsevol correu electrònic d’actualització regular que envieu al vostre equip ( Els números de vendes d’aquesta setmana eren … )
Informació sobre un esdeveniment proper de l'empresa ( si us plau uneix-te a nosaltres per a on, on serà el locutor destacat. )
Un bon rebuig als correus electrònics de vendes fredes ( sembla interessant, però ara no agafem nous venedors. )
Informació de pagament de l'empresa ( envieu la factura a [email protected] i se us pagarà en un termini màxim de 30 dies. )
Inici de correu electrònic curt quan us presenteu dues persones entre elles ( vull presentar-vos. )
Correu electrònic d’introducció de doble opció ( volia iniciar la sessió amb tu abans d’introduir-lo. )
El correu electrònic de mà (el meu col·lega, us serà capaç d’ajudar-vos. )
Correu electrònic de transferència de l'oficina ( jo ho tinc, però sembla que és el vostre territori, així que us ho transmeto. )
Empenyent alguna cosa més endavant ( estic una mica obsequiat ara mateix, però em podreu enviar un missatge de correu electrònic en dues setmanes per recuperar-ho? )
Torneu a iniciar un fil de correu electrònic antic ( espero que tot estigui bé. Volia recuperar aquesta còpia de seguretat. )
Configureu un moment per parlar o reunir- me ( confirmo la nostra reunió sobre i esperem conèixer-vos. )
La vostra resposta quan algú us pregunta sobre una feina amb la vostra empresa ( La millor manera de veure tots els nostres llocs de treball disponibles és visitar la nostra pàgina de Carreres. )
La resposta ràpida quan algú vol aconsellar-se per demanar consell ( estic encantat de programar una trucada de 15 minuts per discutir. Els divendres solen ser excel·lents. )
Programació d'una entrevista amb possibles candidats
Rebaixar candidats que no contracteu
Un bonic missatge de felicitació per correu electrònic a una nova feina o promoció
Una conclusió al vostre correu electrònic ( informeu-me si teniu cap pregunta o alguna cosa que voleu discutir. Gràcies. )
Tot el que heu d’explicar una i altra vegada
Menys teclejant, més viu. És possible.
