Mentre conduïa un viatge d’investigació a Bali, vaig beure el meu te i vaig veure l’alba del sol quan el matí tranquil es va interrompre: el meu col·lega va córrer cap a mi i em va dir: “Tenim un problema greu”. Tres membres del meu equip no van trobar el seu passaports i diners en efectiu també faltaven. Després d’una ràpida inspecció de les habitacions, em vaig adonar que els panys de les portes s’havien manipulat i algú s’havia trencat a l’habitació mentre dormien ràpidament.
Després d’un ràpid viatge al consolat i un trasllat a un hotel més segur, tot semblava estar en ordre, però la sensació de ser violada va persistir entre l’equip i van trigar uns dies a tornar-nos a centrar en el treball.
Acostumem a destacar els moments increïbles quan viatgem, però de vegades ens oblidem de considerar com els moments difícils també configuren la nostra experiència. Si porteu un equip a l’estranger, heu de saber gestionar l’imprevisible i prendre decisions fortes quan calgui. I no es tracta només de tenir l’assegurança de viatge adequada o de conèixer les persones adequades. Saber com gestionar una situació dura pot significar la diferència entre un petit singlot i una crisi plena.
Al llarg dels meus viatges, he tractat tot, des d’haver estat malaltament perillós fins a quedar atrapat al país a causa de les protestes polítiques fins que els membres de l’equip se’ls va robar al camp. Però només perquè han passat aquestes coses, això no significa que hagi deixat de viatjar o fins i tot tinc por. En lloc d'això, m'he tornat més fort en navegar per situacions a mesura que passen i he ajudat a que els equips es mantinguin junts ja que superen grans problemes.
Aleshores, què feu quan alguna cosa va malament i esteu lluny de casa? A continuació, es detallen les claus que cal recordar quan passi l’imprevisible.
Tenir un pla a lloc
Sempre empaqueto dues bosses: una maleta amb totes les meves robes i articles de viatge i una altra cosa: "ser allà demà bossa", que encara podria viure fora d'una setmana de reunions i aventura si fos necessari. Aquesta bossa m’ha estalviat mitjançant maletes perdudes, retards i en situacions de crisi quan necessito estar ràpid.
El mateix enfocament s’ha d’aplicar a la planificació del vostre viatge: abans dels vostres viatges, presenteu una contingència per planificar diversos escenaris diferents. Hi ha un parell de grans a tenir en compte: si perdeu els documents, si us pateixeu al país, si un membre de l’equip es troba malalt, si us roben o us pateixen alguna amenaça i si hi ha un accident o desastre. Sona una mica intimidatori, però abans de fer aquests escenaris us pot ajudar a respondre de manera eficient i ràpida.
Concretament, assegureu-vos que tingueu 2-3 còpies en color del passaport de tothom i canvieu-les amb diferents membres del vostre equip perquè almenys una persona en tingui una còpia si alguna cosa va malament. Sempre heu d’aconseguir una assegurança de viatge i salut (els rangs de qualitat, però per a un viatge de negocis us recomano les opcions més destacades, inclosa l’assegurança d’evacuació mèdica). Teniu còpies de les targetes d’assegurança originals i de les targetes d’assegurança de viatge.
També és important saber amb antelació on anar en una situació d’emergència. Si perdeu els vostres documents, per exemple, haureu d’anar a l’ambaixada i consolat més propera per substituir-los, així que sabeu exactament on es troben.
En cas de malaltia o accident, conegueu quins hospitals són els més segurs i amb més reputació. Sovint, la vostra assegurança de viatge pot ajudar-vos (i podreu rebre una atenció seriosament sorprenent a moltes parts del món; consulteu la llista d’hospitals més importants del món de Forbes. Us sorprendran!).
També aconsello portar una cartera “maniquí” amb una petita quantitat d’efectiu local (potser valen 20 dòlars i algunes targetes de crèdit caducades), en cas de robatori o robatori. És probable que els usuaris puguin agafar tot el que puguin accedir, de manera que guardeu la vostra billetera real en un lloc segur i la cartera fictícia que sigui fàcilment accessible.
Aquestes petites accions fan un llarg recorregut al camp i planificar-les per endavant i saber què esperar pot ajudar a mantenir la calma en una situació difícil.
Calma, actua ràpidament
Mentre dirigia un grup a l’Índia, un viatge d’un dia a un palau històric de les muntanyes es va acabar de programar i el viatge de sis hores de tornada a la ciutat s’havia d’acabar de nit. (Penseu en les vies de muntanya que no corren els fanals, i que us dirigiu cap al trànsit principal durant la major part del passeig.) Si ens quedéssim, haurem de perdre la nostra reunió amb els possibles finançadors de la ciutat i si realitzéssim el viatge a a la nit, la seguretat estaria en risc. La gent del meu equip va començar a despertar-se i a culpar-se els uns dels altres per romandre massa temps.
Quan les coses no van com estava previst, és fàcil reaccionar massa ràpidament i començar a assenyalar els dits. Però procureu que el vostre equip eviti jugar a la culpa a tota costa --- mai no ajuda, i gairebé sempre empitjora les coses. I no importa quina sigui la situació, no deixeu que les vostres emocions emprenguin el vostre judici. De vegades estar en un lloc nou pot fer que les coses semblin més treballadores del que són.
Tan aviat com aprengueu sobre un problema potencial, escolteu i treballeu per comprendre què va passar i les circumstàncies que l’envolten. Un cop tingueu tots els detalls i una imatge clara de la situació, estigueu tranquils, consulteu amb el vostre equip i comenceu a prendre les vostres decisions. Si teniu una decisió dura, com per exemple si un col·lega malalt hauria de quedar-se al país o a casa seva, recordeu que no cal que hi aneu sols. Voldreu parlar amb els metges, l’individu, la seva família i qualsevol companyia d’assegurances de salut o de viatge i treballar per recollir la màxima informació possible.
En el nostre cas, vaig decidir que la seguretat era més important per a l’equip i vam treballar per establir una videoconferència amb els nostres finançadors i vam fer un sopar presencial en el viatge després. Sens dubte, va ser la decisió correcta, sent tranquil·la i flexible.
Poseu-vos en contacte amb les persones adequades
"Hola mare, estic en quarantena al Japó". Aquestes paraules són el que cap pare no vol escoltar, però el protocol per als viatgers malalts em va obligar a quedar-me al país durant quatre dies sòlids fins que un metge em va signar que estava bé. suficient per viatjar. Mentre que els meus informes a casa em posaven nerviosos els meus pares, el meu representant de l’assegurança de viatge comunicava amb la meva família que estava ben cuidat i que tot aniria bé.
Quan passi alguna cosa, heu de saber a qui informar-vos de tornada a casa, com el vostre cap, els vostres companys de treball o els familiars dels vostres companys de viatge. Es tracta de decisions difícils de prendre, i es converteix en un bon equilibri; utilitzeu la vostra discreció per informar i aconsellar la gent de tornada a casa. En un petit snafu, com algú que perd un mòbil, probablement el millor sigui substituir-lo i esperar fins que arribeu a casa per fer-ho saber. Si hi ha un accident (per petita que sigui), una crisi nacional o un delicte, heu de trucar i fer saber a la gent què va passar (i assegurar-los que la situació està sota control).
Quan porto estudiants a l’estranger, sovint utilitzem les xarxes socials per contactar amb amics i familiars (“El nostre cotxe s’ha quedat encallat una mica, però tornem a la carretera!”). O en moments en què esdevenien esdeveniments com les protestes polítiques o els desastres naturals al país que feien que la notícia tornés a casa, mantenint publicats els amics a través de correu electrònic i Facebook o demostressin que eren suficients.
I no només confieu en el vostre telèfon intel·ligent per obtenir números de telèfon, encara haureu de portar un petit llibre negre quan viatgeu amb la informació de contacte de tothom. Abans de sortir a qualsevol viatge, he de recopilar una llista de pares, cònjuges i d'altres persones importants, així com una llista d'hotels, la policia, ambaixades i companyies d'assegurances.
També heu de saber amb qui contactar a terra en cas d’incident. Especialment si heu patit delicte o assetjament, és important saber quan heu de presentar un informe davant les autoritats locals i quan no. Algunes pautes: Si us roben o algú intenta fer-vos mal, haureu d’anar a la policia. Si tracteu-vos d’assetjament quotidià al carrer o poguessin recollir uns quants dòlars, probablement no valgui la pena. També sabeu que, de vegades, sobretot en països en zones de conflicte, la policia pot ser ineficient i sovint demana un regal per al seu treball (llegiu: suborn). Si heu de presentar un informe, sempre és bo demanar a un col·lega o amic local de confiança que vingui amb vosaltres perquè no es perdin la traducció.
Ofereix suport i foment
No oblidaré mai un viatge a Birmània, durant un temps especialment maldestre per a mi (on m’havia impactat per un corrent elèctric sense terra i he patit una commoció en qüestió de dies). Els meus companys, tenint en compte que realment no era la meva setmana, van organitzar un sopar grupal i tot plegat per aconseguir-me una farmaciola de primers auxilis i alguns petits regals. Tot i que aquestes coses podríem obtenir tan fàcilment als Estats, aquests articles i el seu suport van significar el món. I ens vam fer una gran rialla davant dels meus contratemps.
Animeu els vostres companys a cultivar activitats que mantinguin la moral alta durant una crisi, ja sigui que faciliti una discussió en grup, sopar o celebrant un èxit que ha aconseguit el vostre equip. És difícil ser l’únic que hagis d’enfocar el teu equip en un moment de crisi, sobretot si es nota o està molest per alguna cosa que va passar. Assegureu-vos de pressupostar el temps per presentar informació amb el vostre equip i parlar d’estratègies per avançar i completar el treball que voldreu fer mentre s’ordena tot.
Si es tracta d’una emergència a curt termini, procura que no s’abordi, assegureu-vos que aprengueu amb ella i, a continuació, finalitzeu la feina a terra. Intenta mantenir la moral elevada, agafant comoditat en saber que tots hi esteu junts.
És fàcil desbancar com respondre en una situació d’emergència, però cal confiar en el seu budell i prendre la millor decisió que pugui en aquest moment. Estar preparat per a una crisi no significa que hagis de viure amb por o pensar sempre que pot passar el pitjor, només significa saber què fer i com respondre en funció de les circumstàncies i la cultura en la qual et trobes., podeu gestionar qualsevol repte que vingui al vostre camp.
