És possible tenir una llista de tasques que us dinamitzi, que us ajudi a prioritzar el vostre dia i us motivi a seguir endavant, fins i tot després d'aquestes inevitables distraccions o contratemps. No obstant això, moltes persones que escriuen llistes es troben incapaços de revisar-ho tot a les 18 hores.
I això és principalment perquè no estan preparant correctament les seves llistes. De fet, moltes persones solen matar la seva pròpia productivitat.
Si sou culpable d’alguna de les opcions següents, potser us en parlaré.
1. Estableix un temps adequat per als vampirs energètics
Fins i tot si abans no havíeu escoltat aquesta frase, ja sabeu qui són aquestes persones: saben la vostra energia concentrant-vos exclusivament en ells mateixos i no en el bé de l’equip. El vostre temps i les vostres prioritats ni tan sols es registren al radar. I per alguna raó, aquesta persona t’envia per correu electrònic constantment per ajudar-vos amb alguna cosa, més sovint, una cosa que consumeix temps que acaba a la vostra llista de tasques (tot i no tenir cap benefici per a tu).
La solució
Fàcil. Si no es tracta d’una qüestió urgent, que pot canviar l’empresa, es pot desprendre de forma senzilla amb un simple “ara estic en un termini molt ajustat i, per desgràcia, no us pot sortir aquesta setmana”. Si la persona persisteix, seguiu una pregunta que apunta. Per què això no pertany al vostre plat: "Estic treballant actualment. Si això és urgent, puc fer un registre al meu gestor i preguntar-li com voldria que donés prioritat ”.
2. Feu un llistat d'elements poc clars
En poques paraules, qualsevol element de la llista que no es pugui incloure com a acció no hi hauria d’estar-hi. Inclou tant tasques vagues (respondre sobre el projecte) com en diversos passos (llançar una línia nova). T’està enganxat intentant recordar a quin projecte volia respondre o quedar-se desbordat davant la possibilitat de llançar una línia en una tarda.
La solució
En lloc d'això, utilitzeu frases clares per als elements de la vostra llista, utilitzeu sempre més detalls del que creieu que necessiteu. Perquè a les 16:00, els vostres pensaments de les 9 del matí poden ser un record llunyà. I, quan es tracta d'aquests elements més grans, desgloseu-los en passos menors. De fet, un element de la vostra llista podria ser "Esborrany de línia de temps per al llançament de la línia de producte nova". Aquesta línia de temps es converteix en aquells articles d'actuació més petits que podeu posar a la vostra llista cada setmana.
3. Esteu carregant la vostra llista amb massa articles
Si la vostra llista és més idealista que allò que realitzeu de manera realista, us esteu preparant per al fracàs i impedireu que tingueu aquest sentit del final del dia. A més, quan escriviu massa coses, és més probable que us sembli desconcertant. No sabreu per on començar i augmentareu la probabilitat de presentar-se.
La solució
Belle Beth Cooper, productora de contingut de Buffer, va compartir els següents consells amb Jeff Haden, Inc. , sobre com modificar la vostra tasca per fer:
Com es determina el que és més important? Generalment són aquelles activitats que es poden mesurar, així com les que són generatives, és a dir, quan les finalitzen, traslladen tot el projecte, equip o empresa cap a assolir objectius.
4. Oblideu de programar les pauses
Segur, en un món ideal podríeu entrar a l'oficina a les 9:00 i treballar sense parar fins a les 18:00. Però aquest no és un món ideal i vas a veure’s interromput, tenir gana i aconseguir que l’antsy estigui assegut durant hores.
La solució
Això pot incloure passejar (el meu favorit personal), agafar alguna cosa per menjar o beure, o visitar un lloc web útil o inspirador. Necessiteu idees? Aquesta llista destaca 55 llocs web útils i inspiradors perfectes per a una pausa ràpida.
5. No us permeteu cap buffer room per a interrupcions
Heu esforçat molt per comprendre les vostres prioritats i redactar-les. Però llavors et distreus. Per correu electrònic, per part del vostre col·laborador, despertant notícies: la llista continua i continua. Així que, malgrat tot el vostre treball dur i les referències codificades per colors, esteu fora del seguiment que el primer missatge urgent entra a la safata d'entrada.
La solució
Deixa uns quants buits a la programació cada dia en què no programis res. Això us donarà marges per treballar en aquests moments inesperats. En el pitjor dels casos? No apareix res d’urgència i acabes el dia d’hora.
A més, també es pot desactivar moltes interrupcions, ja que són proactius: feu que el vostre estat estigui "ocupat" en qualsevol xat intern, configureu el telèfon perquè vagi directament a correu de veu i ajusteu la configuració del correu electrònic de manera que només se us avisi quan la gent específica us envia. . (A continuació s’explica com fer-ho a Gmail i Outlook.)
No hi ha cap manera adequada de fer una llista de tasques pendents, però la forma en què us acosteu a la vostra us pot fer o trencar el dia. Així, independentment del que utilitzeu -una aplicació, el vostre ordinador, el bolígraf i el paper de moda, eviteu aquests cinc assassins de productivitat i aconseguireu les coses adequades a temps .
