No sóc matemàtic, però estimaria que rebo entre 100 i quatre mil milions de correus electrònics al dia. I tant com voldria respondre a cadascun, simplement no és possible. No si vull fer altres coses amb la meva vida, com passar per la meva llista de coses i fer contacte visual amb altres éssers humans.
Llavors, com puc decidir qui rep una resposta i qui es perd en la meva safata d'entrada per sempre? Bé, em poso el vestit de Déu, tanco els ulls i veig què passa.
De broma, aquell hack de productivitat va resultar ser un bust total. En canvi, treballo a través dels meus missatges amb les millors intencions. Es posa èmfasi en les millors intencions perquè els articles es llancen entre les esquerdes. I si ho fan, sol ser per les següents raons:
1. No vau considerar la meva disponibilitat
Veig aquest pop up i penso "Sure". Tot i això, obro el fitxer adjunt i veig que té 65 pàgines. I això és aproximadament 64 pàgines més de les que puc llegir en els deu minuts que tinc avui.
En un món ideal, m’esborraria el meu horari, desenvoluparia l’habilitat de duplicar la meva velocitat de lectura i us oferiria els meus comentaris més brillants. Però és molt més probable que suposo que podré “trobar temps” en algun moment, que després no podré fer-ho i que no recordi haver rebut la nota fins que s’hagi acabat la reunió.
Tan aviat com sàpiga que voldreu "pensaments" d'algú, envieu-ho: m'agradaria rebre els vostres comentaris sobre la presentació de 65 pàgines abans del divendres vinent. Sé que és molt de llegir, així que aviseu-me quan seria un bon moment per enviar-lo.
2. No has preguntat res en absolut
Has dit que la presentació de la setmana que ve és aquí. I, de fet, és aquí mateix, adjunt a aquest missatge tal com es va prometre.
Però ara no estic segur del que necessiteu de mi. Voleu un comentari general? Confirmació que ho he vist? Potser un rostre emoji?
Tots els missatges de correu electrònic haurien d’incloure el següent pas (fins i tot si no és necessària cap resposta). Mai no voleu deixar el destinatari pensant: "Està bé, gràcies?"
Proveu-ho per mida: aquí teniu la presentació del proper divendres. M’agradaria la vostra experiència en l’elecció de la memòria SFW adequada. Avisa'm si tens alguna idea!
3. No vau deixar clar per què vaig ser convidat al CC
Hola, hola, per què estic aquí? Tot i que sempre és un honor ser inclòs en allò que presumiblement es convertirà en una cadena de correu electrònic que no deixa de passar per alt els meus somnis, però ho veig immediatament confós. Aquesta és la primera vegada que escolto aquest projecte i, sense cap context, puc concloure aproximadament res sobre el motiu pel qual se’m fa servir.
En lloc de "compilar la gent" i esperar que ho expliquin, expliqueu el que voldríeu de tothom: Jenni: el calendari a continuació funciona per al vostre equip per crear memes SFW? Tom: Pots comprovar si són reals segurs per al treball?
4. No heu utilitzat una data de venciment
Tot i que tindré totes les intencions de respondre a això, probablement no ho faré. I això no és perquè vau demanar prestat un gat sense cap context. Però més aviat perquè abans de pensar en respondre, he de tornar a totes les persones que van caure a la safata d'entrada amb una data límit clara. Així doncs, aquest continuarà rebentat a la meva llista fins que no oblidi el que significa "enviar detalls sobre el gat de Dave".
Fes-te un favor i llança l’hora o la data en què necessites la resposta. És tan fàcil com podeu fer-ho saber per dijous a la tarda si teniu un gat que puc demanar prestat per a la meva presentació el divendres?
5. No heu utilitzat prou paraules que conec
No respondré a això perquè no puc respondre a això.
En part perquè ni tan sols sabria per on començar la meva resposta i parcialment perquè no estic segur de fer-ho provocarà un virus de qualsevol robot que piqués la teva safata d'entrada.
Doneu-hi una volta ràpida al vostre correu electrònic i assegureu-vos que cada paraula té almenys una vocal. D'acord, estàs ocupat, assegureu-vos que la majoria de les paraules ho fan.
Amb la rara excepció, els vostres companys de feina no són cap lector. Tampoc són perfectes. Són persones com tu, que intenten mantenir-se al capdamunt de la safata d'entrada, mentre fan la seva feina, tot i que debaten què menjaran per sopar perquè el dinar feia una hora i ja tornen a tenir fam (oh, només jo?).
Tot i que no puc garantir que prendre totes les meves recomanacions obtindrà un percentatge de resposta del 100%, us donarà una oportunitat molt millor. I si podeu aconseguir-ho, escriviu unes quantes paraules addicionals, per què no agafar-ho?
Vaig deixar res fora? Digueu-me a Twitter!
