Quan es tracta d’entrenament laboral, gairebé totes les converses que tinc amb un client comporten el tema de la comunicació. Els motius poden variar àmpliament: Algunes persones volen ser més assertives, d’altres necessiten ajuda per a la gestió de conflictes, i d’altres, encara, costa trobar la ment en un grup.
A mesura que reflexiono sobre totes les converses que tinc, m’adono que la majoria de vegades, no parlem d’idees complexes. Els conceptes bàsics sobre la comunicació en el lloc de treball semblen agrupar la majoria de la gent.
Així que, com que tots podríem utilitzar un bon recordatori, aquí teniu les cinc principals coses que ajudo als meus clients a l’hora de comunicar-vos. Identifiqueu els que heu de treballar i comenceu a traslladar-los al vostre conjunt d’habilitats de conversa avui.
1. Deixeu de dir "Però" i comenceu a dir "I"
Alguna vegada us agafeu dient coses com: "M'encanta aquesta idea, però cal fer-ho de manera diferent?"
Tan aviat com dius la paraula "però", l'altra persona s'oblida immediatament de la part que t'estimo de la idea. Perquè l’has invalidat completament amb el “però” i amb tot el que hi ha després.
En lloc d'això, utilitzeu "i:" "M'encanta aquesta idea i crec que seria més efectiu un enfocament una mica diferent".
Escolteu la diferència?
Al seu llibre Bossypants , Tina Fey desglossa les regles de la improvisació. Una d’aquestes regles és dir sempre “sí, i…”. Això demostra el respecte pel que ha de dir la vostra parella (encara que no estiguis d’acord), t’ajuda a mantenir una ment oberta sobre l’acte i et convida a contribuir. a la conversa basant-se en la idea de l’altra persona o afegint les teves pròpies idees. El mateix passa amb la comunicació a la feina.
2. Stick amb els fets
Sovint, escoltaré algú fer una declaració que el més probable és que no tingui les seves raons, de fet, com “Ella m’aconsegueix”, “El meu cap em detesta” o “Sé que sento que ella em va contractar”.
Sempre responc amb algunes preguntes: “És un fet? T'ha dit això, o estàs traient una conclusió basada en observacions? "
Comunicar eficaçment és prou difícil; no s’hi afegeix creant històries que no estan basades en la realitat. Els bons comunicadors es mantenen arrelats en fets.
Recordeu que els fets de qualsevol tema podrien ser ben diferents de la vostra percepció. Potser la manera com veieu una situació té a veure amb el vostre estil de treball únic, o simplement amb el que el vostre cap està totalment estressat i us el deixa fora. Tant se val, tret que tingueu els fets, el millor és abstenir-vos de comentaris de colors i centrar-vos en arribar a l’arrel del problema.
3. Eviteu "defensar la posició"
Quan la gent cita problemes de comunicació en el lloc de treball, sovint es tracta de comunicació i més de defensar la seva posició.
Per exemple, diguem que dos col·laboradors, Megan i Jason, discuteixen un projecte. Megan diu: "Aquest projecte està aclaparant l'equip; necessitem més ajuda. ”Jason diu:“ Podrem gestionar-ho. Tothom haurà de dedicar-hi algunes hores addicionals ”.
En lloc de tenir un diàleg significatiu sobre el que defineix cadascuna de les seves observacions, Megan es frustra perquè Jason "no la sentia". I Jason creu que Megan sona com un registre trencat, passant per la seva aclaparadora.
Això no és comunicació. Aquesta és la posició que defensa.
Els grans comunicadors, per la seva banda, fan preguntes i s’esforcen a comprendre totes les parts del tema -en comptes de repetir constantment el seu costat de la història.
Per exemple, Jason podria dir: "Quines parts del projecte us aclaparen?" O "Explica'm més sobre el que veieu com els colls d'ampolla".
I Megan podria dir: “Sembla que tinguem visions completament diferents sobre el projecte. Em pregunto si realment les hores addicionals resoldran els problemes que veig ”o“ Hem de revisar l’abast del projecte i assegurar-nos que les hores addicionals siguin realistes per als recursos que tenim? ”
Veus com simplement explorar les idees d’altres poden ajudar-te a situar-se per sobre de la frustració i arribar a un terreny més alt?
En el tònic icònic Els 7 Hàbits de gent altament eficaços , Stephen Covey va dir: "Busquem primer que s’entengui, que després s’entenguin." Tots hauríem d’estar disposats a comprendre l’altre tant com volem que s’entengui el nostre propi punt de vista. .
4. Utilitzeu el silenci tan estratègicament com feu servir les paraules
Moltes converses es tornen improductives perquè els participants estan massa ocupats preocupant-se de què dir al costat per escoltar-se realment. Per posar-hi remei, procureu aprofitar moments de silenci.
Si bé pot pensar que el silenci és negatiu o incòmode, serveix per conversar, permetent als oients temps per processar el que s’ha dit i donant temps als altaveus per organitzar els seus pensaments abans de respondre, sense que s’afanyin.
Així doncs, la propera vegada que estiguis en un diàleg i mereix la teva atenció, troba l’oportunitat de practicar el silenci. Passa uns moments addicionals absorbint el que s’ha dit i pensant intencionadament a través de la teva resposta abans de parlar. Aprendre a valorar i aprofitar aquests moments de silenci en lloc de tenir por d'ells, com a forma de construir un diàleg millor.
5. Comprometeu activament l’altre punt de vista
Quan un estudiant universitari dels Estats Units va tornar recentment de les pràctiques amb una cadena hotelera important al Regne Unit, li vaig preguntar quina era la part més difícil.
Va respondre que va sorprendre per la tremenda diversitat en el lloc de treball al Regne Unit. Totes les persones semblaven venir d’un país diferent i parlaven amb un dialecte diferent.
El repte més gran, va dir, va ser comunicar-se amb els seus companys de treball per tal que el poguessin entendre de veritat. Per fer-ho, havia de tenir la idea d'on venien, de com parlaven anglès i de la feina assignada. I normalment, això era diferent per a cada persona.
Quin gran exemple de comunicació d’alt rendiment!
Perquè la gent t’escolti de debò –i que els escolti–, has d’entendre que tothom té filtres, creences, supòsits, experiències i influències culturals que configuren el seu punt de vista. La part més difícil? No podeu veure físicament cap d’aquestes coses.
En definitiva, només perquè dius alguna cosa, no vol dir que els altres t’escoltin. Els grans comunicadors triguen temps a comprendre d’on provenen els altres, ja sigui influït per factors culturals, professionals o personals. Un cop enteses aquestes diferències, podeu comunicar-vos de manera que milloreu la vostra capacitat de ser escoltat.
Poden néixer grans comunicadors, però també estan fets. Proveu d'utilitzar com a mínim una d'aquestes estratègies aquesta setmana i vegeu com podeu augmentar l'eficàcia de la vostra comunicació. Els vostres companys s’adonaran i trobareu nova confiança i nivell de satisfacció en el vostre treball.
