Per tant, heu de cancel·lar-vos en una reunió de client, potser perquè la vostra càrrega de treball és massa pesada per gestionar una altra reunió o perquè hi ha hagut una altra cosa. O potser us heu trobat amb ells diverses vegades abans i així les vostres interaccions s’han tornat repetitives, si no poc productives.
És complicat, sobretot perquè la part principal del vostre treball és tractar bé amb els clients, de manera que cancel·lar-los no us resultarà excel·lent.
El primer que heu de considerar si voleu fer una còpia de seguretat d’un client és la relació de la vostra empresa amb aquests. Tots els clients són importants, però alguns tenen més pes que altres de la vostra llista de prioritats. Pregunta’t, on cauen en la jerarquia? Aporten molts negocis a la línia de fons de la vostra empresa? En cas afirmatiu, probablement no hi hagi excuses per no trobar-se amb ells (tret que estiguis dient, horriblement malalt o que tingueu una emergència). A més, considereu la vostra excusa: només odieu les reunions o necessiteu tornar a programar per un motiu vàlid?
En qualsevol cas, de vegades cal alliberar temps per poder gestionar totes les relacions de la vostra llista. Per tant, us suggereixo el següent:
1. Introduïu la reunió en una trucada telefònica
Estarien disposats a saltar per telèfon en lloc de reunir-se en persona? Potser no us estalviareu tot el temps, però us estalvia un viatge cap a la vostra oficina i, tot i així, mostreu que esteu disposat a connectar-vos.
2. Convertiu la reunió en una reunió més curta
Volen que això sigui un xat de 90 minuts sobre el rendiment del seu compte, però sabeu que podeu cobrir tot en 30 minuts. Manteniu la conversa breu (i possiblement traslladeu-la a correu electrònic o telèfon) amb aquesta plantilla:
3. Convertiu la reunió en un correu electrònic (de moment)
Si són molt flexibles i podeu transmetre-ho tot per escrit fàcilment, prova de convertir el que seria una reunió d’una hora de durada en un correu electrònic de 10 minuts. Per descomptat, enteneu que si es tracta d’una qüestió important o seriosa per discutir, és possible que després hagueu d’escriure al telèfon.
4. Arqueu-vos de la reunió que el vostre col·laborador us va arrossegar cap a
Suposem que ets un dissenyador que treballa en un projecte per a un client. No ets el contacte directe, és el teu col·laborador, el gestor de comptes. Així doncs, mentre heu estat convidats a la reunió, la vostra presència no és obligatòria sempre que el gestor del compte pugui parlar en nom vostre.
Si voleu que el vostre col·laborador pugui manejar el terreny sense tu, és fonamental dotar-los de tot el que necessiten per parlar-lo i respondre a les preguntes del client. Aquesta plantilla hauria d’ajudar:
La realitat de treballar amb els clients és que heu d’afrontar les reunions. Tot i això, és possible que vulguin consumir tot el calendari quan tingueu altres coses que heu de fer. Per tant, en lloc de cancel·lar-los completament (i arriscar-se a fer mal a la vostra relació), intenteu limitar la quantitat de temps que trigueu, només pot ser temporal, però almenys us donarà un espai per respirar.
