Com escriure correus electrònics més curts que la gent llegeix: la musa

Quan es tracta de correus electrònics, acostumo a ser bastant aviat.

Visc amb una intensa por de sortir massa directe o fred, i hi ha alguna cosa sobre aquestes paraules addicionals, simpàtiques i (vergonyosament) punts d’exclamació que em fan sonar una mica més càlid i agradable.

Però aquí hi ha la cosa: finalment estic perdent el meu propi temps juntament amb el temps de la persona que llegeix el meu missatge.

Ningú vol gastar la seva preciosa energia mental vagabundint amb la peluixa per arribar al vostre punt. Aleshores, si teniu un lloc suau al vostre cor per parlar amb un llenguatge petit i florit com jo, com podeu aconseguir traure els vostres propis missatges amb les coses que realment importen?

Aquí teniu quatre consells actuables que m’han ajudat:

1. Retallau paraules i frases farcides

Són altes les probabilitats d’escriure frases de farcit als vostres correus electrònics.

No em creieu? Escriviu un correu electrònic a un company i mireu quantes vegades heu inclòs les paraules "crec". Tot i que això ajuda a suavitzar el vostre idioma, no és totalment necessari. Se suposa que això és el que penses, ja que ets el que escriu el missatge.

La mateixa regla és vàlida per a una paraula com "justa". Tots els pebrem aquí i allà. Però, en la majoria dels casos, es podria retallar completament.

Quan es tracta de filtrar qualsevol altre embragatge que es pugui amagar, hi ha un altre consell del meu ex-instructor de periodisme que encara em queda: busca quins punts heu inclòs les comes. Moltes vegades, segueixen un qualificatiu que podeu suprimir. Ja ho sabeu, coses com "No cal dir", "No obstant això", "De fet", o fins i tot aquell "Ja ho sabeu" que vaig començar a fer aquesta mateixa frase.

2. Utilitzeu Punts de bala

Incloure el context necessari és una cosa. Però, sobretot en els missatges de correu electrònic, és temptador passar per sobre de la borda i emplenar el vostre missatge amb tota mena de detalls irrellevants.

Per això, l'ús de punts de bala pot ser de gran ajuda: us obliguen a ser molt més concis i directes amb la vostra redacció. Repteu-vos a identificar si hi ha algun paràgraf que es convertiria millor en una llista escurçada.

Si bé no voleu que tot el vostre correu electrònic sigui un conjunt infinit de punts de bala, trencar alguns trossos més grans de text pot ajudar a fer que la vostra nota sigui més curta (i molt més organitzada).

3. Consulteu els usuaris a documents rellevants

De tant en tant, la informació que intenteu desesperadament introduir al vostre correu electrònic ja s'ha registrat en un altre lloc, ja sigui en un document, una presentació, un lloc web o qualsevol altra cosa.

No cal que reinventis la roda. Per tant, si podeu exercir un recurs addicional que ja comparteix tota la informació necessària per conèixer, feu referència al vostre destinatari, en lloc de tractar de resumir-la.

4. Omet la xerrada petita

Si sou alguna cosa semblant a mi, vareu fer una ullada a aquest consell i vareu pensar que esteu fent broma? Saltar-se en aquests gustos segur que em convertirà en el monstre de l’oficina.

Arribo d’on vingueu: sembla que la cosa educada ha de fer una configuració prèvia de cadascun dels meus missatges. Però, més sovint, de totes maneres, no es contesta. És la part totalment innecessària que la majoria de la gent acaba de brillar.

No dubteu en guardar-vos de forma ràpida i agradable “Espero que us vagi bé!” Tot i això, probablement el millor és prémer el botó de retrocés en qualsevol cosa més enllà.

Aquests trucs en acció

Voleu la prova que aquests consells funcionen realment? Mireu els exemples a continuació per veure com el segon missatge de correu electrònic obté el mateix punt que el primer, amb moltes menys paraules.