Tothom sap que és líder d'una empresa un dels concerts més difícils. Tant si gestionen una petita empresa com una corporació multinacional, els consellers delegats han de gestionar el temps, els recursos i les múltiples demandes alhora que troben el temps i l’espai del cap per prendre decisions i estratègies argumentals que determinaran el curs del seu negoci.
El que significa que han desenvolupat alguns sistemes i trucs principals per maximitzar la seva productivitat.
Llavors, per què no podem robar-nos uns quants moviments dels seus quaderns? Tant si aspireu a executar el vostre propi negoci com si voleu ser més productius en el vostre lloc de treball actual, consulteu aquesta llista de consells provats pel CEO que podeu aplicar a qualsevol aspecte de la vostra vida.
1. Feu pauses cada 90 minuts
Tony Schwartz, president del projecte Energy, suggereix fer pauses cada 90 minuts per maximitzar la vostra productivitat. La raó? Els cossos humans tenen un cicle energètic que funciona a intervals de 90 minuts durant tot el dia. Quan treballem en alguna cosa durant una hora i mitja o més, és natural que els nostres nivells d’alerta disminueixin i la nostra atenció vagi o ens sentirem somnolents (o comencem a revisar Twitter o Facebook).
El secret contraindicatiu per a un gran rendiment sostenible és viure com un velocista. A la pràctica, això significa treballar amb la màxima intensitat als matins, no més de 90 minuts alhora, i després fer un descans.
Així doncs, la propera vegada que els ulls es veuen obsequiats, en lloc de buscar una altra tassa de cafè, allunya't del treball durant uns minuts. Es pot sorprendre el que aconseguireu a llarg termini.
2. Fer-se de vegades ininterromput
No hi ha res més frustrant que finalment entrar a la zona treballant en un gran projecte, i ser interromput per un company de feina o un cap que cau al vostre escriptori. Pitjor, la investigació demostra que pot trigar fins a 25 minuts a tornar a la pista després d’una interrupció.
I és exactament per això que Andrew Marsh, director general de Fifth Column Games, ha desenvolupat un sistema per assegurar-se que tothom de la seva oficina pugui funcionar sense ser interromput. Situant un "con de silenci" als seus pupitres, els empleats tenen un símbol tangible que transmet que no han de ser molestats a no ser que sigui una emergència.
Utilitzo el con del silenci quan treballo en un projecte complex en el qual necessito concentrar-me. Poder concentrar-se intensament sense interrupcions és una valuosa eina de productivitat per a tots als jocs de cinquena columna.
Tant si voleu estar enfocats a tasques intenses durant un parell d’hores al dia o si esteu treballant en un gran projecte, l’ús d’un sistema que informi a la gent d’això els farà costum d’enviar-vos un correu electrònic per a tasques no urgents. en lloc de caure al vostre escriptori.
3. Gestiona la teva energia, no només el teu temps
Sabeu que és important pressupostar el vostre temps amb prudència, però en realitat pot ser més eficaç també gestionar la vostra energia. La nostra pròpia CEO, Kathryn Minshew, cofundadora de The Muse, és aficionada a optimitzar la seva jornada laboral fent les tasques més intenses en concentració durant les hores punta, aquelles hores d’or en què els seus nivells d’energia estan al màxim. Les reunions, en canvi, són alguna cosa que ella evita durant aquestes hores i estalvia per a altres hores del dia.
Trobo que ha estat molt útil per tenir atenció en el moment en què sóc més productiu (en quines hores, en quines condicions) i guardo aquesta agressivitat durant un treball centrat.
Si sou una persona matinal, feu les vostres tasques més importants i estalvieu les tasques tedioses i sense ànims més tard del dia en què la vostra energia disminueix. No sabeu quines són les vostres hores punta? Proveu de mapar l'energia per esbrinar-lo i aprofitar al màxim la vostra jornada laboral.
4. No siguis esclau per correu electrònic
Gina Trapani, fundadora de ThinkUp, és aficionada a comprovar el correu electrònic només en hores concretes del dia. Per què? En lloc de sentir que heu de respondre als correus electrònics en el moment en què arriben a la safata d'entrada, podeu estalviar temps i mantenir-vos concentrat establint un horari per consultar i respondre al correu electrònic (per exemple, un cop al matí i un cop al final del dia. ).
Tanqueu Outlook, desactiveu les notificacions de correu electrònic noves a BlackBerry, feu tot el que heu de fer per disminuir la interrupció del correu electrònic.
Segons la vostra posició, és possible que això no sembli una opció, sobretot si el cap o els companys confien en tu per obtenir respostes ràpides. Però és possible que us sorprengueu com seran les persones de suport la vostra nova estratègia de productivitat quan les expliqueu. Tim Ferriss, autor de la Setmana del treball de les quatre hores , suggereix que envieu un correu electrònic als companys per avisar-los sobre el vostre nou calendari de correu electrònic, explicant que el motiu que hi ha al darrere és augmentar la vostra productivitat i demanar-vos que us truquin per assumptes urgents. També podeu configurar un resposta automàtica amb un missatge que expliqui quan tornareu a verificar el correu electrònic i de quina manera es pot posar en contacte amb vosaltres si és important mentrestant.
5. Mantingueu els correus electrònics curts i dolços
Els consellers delegats no tenen temps per llegir correus electrònics de llargada nova o tampoc per escriure. Andrew Torba, cofundador de Kuhcoon, fins i tot arriba fins a escriure de vegades missatges de correu electrònic d’una sola paraula i suggereix tractar els vostres correus electrònics com si tinguessin el mateix límit de Twitter de 140 caràcters.
Poseu-vos a pensar de manera crítica i eficaç quan connecteu per correu electrònic o qualsevol altra forma de comunicació.
Si els missatges de correu electrònic són breus i fins al punt, no només estalviarà molt temps d’escriptura, també estalviaràs molt de temps de lectura als teus companys de feina. Si el problema és massa complex per a un correu electrònic curt, programar una breu trucada telefònica (5-10 minuts) pot ser molt més eficaç que un llarg intercanvi de correu electrònic.
6. Delegar, delegar, delegar
És fàcil desbordar-se sentint que ho has de fer tot tu mateix. Delegar, però, és una de les millors maneres de gestionar el vostre temps. La transmissió de projectes a altres membres de l’equip augmenta la vostra càrrega i us permetrà centrar-vos en els projectes que feu millor. L’empresari Daniel Tan Kh fa aquest pas més i aconsella no només delegar les tasques, sinó que confia realment que el nou propietari assumirà tota la responsabilitat de fer-les.
La delegació és el combustible més important per a la productivitat.
Delegar no significa intentar sortir a la feina, però si teniu massa en compte, delegar una de les vostres tasques a un altre membre del vostre equip us pot ajudar a dedicar més atenció als vostres projectes més pressionants. No teniu cap col·laborador que pugui assumir la vostra tasca? Matt DeCelles, empresari en sèrie, suggereix subcontractar les vostres temudes tasques a un autònom a Fiverr.com.
Alguns cops poden semblar impossibles l’abordatge de la vostra llista de tasques, però si intenteu fer aquests petits canvis per part dels amos, us sorprendrà el que podeu aconseguir durant la vostra jornada laboral.
