M'encanta escriure i m'encanten totes les "regles" que s'hi ajusten. I, tot i que obtinc que copiar els meus tweets i publicacions de Facebook abans de compartir-los amb el món és una mica molt per a la majoria de la gent, crec que hi ha algunes regles d’escriptura que hauríem de seguir totes, sobretot a la feina.
Però molts de nosaltres (jo inclòs) els trenquem diàriament, sovint sense ni tan sols adonar-nos-en. I si bé la prosa perfecta pot no tenir la màxima importància en totes les oficines o indústries, és probable que hi hagi algú, un col·lega, un client o un cap, que estigui notant el seu escrit i, encara pitjor, que faci un judici de la seva professionalitat basat en ell. .
Per tant, abans de redactar un altre correu electrònic, preneu nota dels errors d’escriptura del lloc de treball més habituals i seguiu aquesta guia per evitar-los.
1. Escriure massa casualment
Exemple: Thx per rebre comentaris, Joe! Serà f / u demà.
Tinc la sort de treballar en un entorn pràctic casual: un on podem (i fem) usar xancletes per treballar i enviar missatges de correu electrònic de forma ridícula amb fotos de Photoshopped.
Però aquesta casualitat no és la norma per a totes les oficines, cosa que significa que el millor és ser més formal que frívol en la vostra redacció professional. Si bé això evidentment significa obviar les sigles i l'argot, també significa escriure en frases completes, utilitzar ortografia correcta i evitar sobrenoms. És possible que arribi un moment en què estiguis prou còmode per parlar de forma més casual amb el destinatari del teu missatge, però en els negocis, sempre és millor jugar-lo segur (i professional) que ho sento.
2. Ús de la veu passiva en lloc de l’actiu
Exemple: l'equip ha rebut el document adjunt.
Primer de tot això: Veu passiva (és a dir, quan el receptor d’una acció és el subjecte de l’oració (en aquest cas, el document)) no és incorrecta gramaticalment. No obstant això, les frases que es frasegen passivament semblen incòmodes o innecessàriament imprecises. La veu activa, quan l’acció és el tema de l’oració, sol ser més directa i clara. També sona més autoritari i pot ser una manera millor de mostrar la propietat o la responsabilitat pel que heu fet. ("Vaig estalviar 5.000 dòlars al client" mostra la vostra realització molt millor que "es van estalviar 5.000 dòlars.")
3. Sobreutilització de punts d'exclamació
Exemple: Hola Bob! Espero que passeu un cap de setmana genial! Vull fer un seguiment de l'informe Q1 i esperava que podríeu enviar-me l'últim esborrany, però sense presses. :-)
Sens dubte, obtinc les raons per les quals la gent es mostra feliç d’exclamar en l’escriptura professional. Pot ser fàcil interpretar erròniament el to o l’emoció darrere d’un correu electrònic, si no és que es mostrin temperaments molt evidents, i les persones solen empipar la seva escriptura amb punts d’exclamació per intentar demostrar que són amables. Però la veritat és que simplement no és professional, i pitjor, pot arribar a ser juvenil. (El mateix passa amb les emoticones: una cara somrient mai no us donarà el punt de vista de manera que soni de manera intel·ligent.)
Recordeu que els punts d’exclamació tenen l’èmfasi i que solen perdre el seu sentit quan s’utilitza excessivament. Feu-ne servir amb moderació i, en cas de dubte, en absolut.
4. Escriptura de línies de temes vagos
Exemple: Assumpte: dimarts; Cos: Necessito l’informe Q1 publicat el dimarts que ve.
L’assumpte del vostre correu electrònic ha de ser un resum ràpid del que hi ha al cos. Es tracta d’un concepte molt senzill que, sorprenentment, encara no ha tingut en compte una gran majoria del món laboral. Però, quan la majoria de nosaltres rebem més de 200 correus electrònics al dia i sovint necessitem analitzar els safates d'entrada empaquetats amb embussos per als temes que estem buscant, pot ser un error d'escriptura empresarial especialment enfureixent deixar les vostres línies d'assumpte vagues.
Amb tota la comunicació professional, el vostre objectiu és proporcionar la claredat el més ràpidament possible, i per correu electrònic, que comenci amb la vostra assignatura. A l'exemple anterior, "Informe del primer trimestre: el proper dimarts" seria molt més clar que el simple "dimarts".
5. Obtenir l'argot-feliç
Exemple: podeu treure els números FS i comprovar que paral·lelitzin el nostre compte STH?
Tot i que podríeu pensar que l’ús de buzzwords de la indústria o de l’empresa us fa sonar professionals i coneixedors, derrota el vostre propòsit si ningú pot entendre el que estàs dient. Tingueu en compte que, fins i tot si creieu que el vostre destinatari directe sabrà de què parleu, el vostre missatge es pot transmetre a altres usuaris, tant dins com fora de la vostra organització.
El millor missatge de correu electrònic o avís és el que fa que el vostre punt (o la vostra sol·licitud o la vostra resposta) sigui aparentment senzill, i que l'argot obscura innecessàriament aquesta finalitat.
Sí, tots trenquem aquestes regles de tant en tant (bé, he enviat molts rostres somrients a través del correu electrònic de la consulta en el meu dia). I, de tant en tant, en un correu electrònic ràpid a una oficina casual a un col·laborador proper? Molt bé. Però, en general, la vostra millor aposta és jugar-lo segur, mantenir-se professional i revisar la vostra feina per evitar que aquestes errades siguin fora de les comunicacions escrites.
Voleu continuar millorant la vostra redacció? A continuació, es mostra com es pot convertir en un millor escriptor en 10 minuts.
