Divendres passat a les 16:30, vaig apagar l’ordinador, vaig netejar el meu escriptori i vaig tornar a casa. Un dels articles que he llençat a la paperera abans de sortir-ne era la meva llista de coses per fer de la setmana: 150 articles, tots marcats. No treballava ni una sola nit fins a primera hora o al matí d'aquella setmana. I fins i tot vaig tenir temps a casa per fer-me sopars decents, veure amics, passejar el gos i veure massa televisió.
Ara, abans de fer cap hipòtesi sobre el contingut de la meva llista de tasques o sobre la importància del meu treball en general, hauria d'esmentar que durant aquella setmana vaig dirigir una trucada del comitè del consell d'administració i vaig plantejar una proposta de subvenció per al USDA, M’ha reunit amb el director executiu d’una important fundació, un executiu de Microsoft l’ha presentat a un empresari líder, ha enviat tres propostes de subvencions i ha rebut la meva revisió anual de rendiment (per cert, molt positiva).
En resum, faig molta feina cada setmana. Com puc fer-ho sense patir una malaltia nerviosa, i amb temps de sobres? Aquí teniu uns quants consells.
1. Sabeu què cal fer?
Tot i que sembli obvi, les coses que més estressen la gent solen ser les coses que no sabien esperar. Així que, per començar la setmana, reviseu tot el que heu de fer amb detall. Per exemple, diguem que saps que una proposta s'ha de fer divendres i que és la teva tasca fer la narració, però l'equip financer és el responsable del pressupost. Per assegurar-vos que tot el projecte s'ha completat a temps, assegureu-vos d'afegir "facturació amb l'equip de finançament sobre el pressupost" a la vostra llista de tasques.
Estic força agnòstic sobre les eines per fer llistes; Les llistes escrites funcionen igual per a mi com a solucions electròniques, com Evernote o Asana. Però tinc una regla que la llista sencera ha d'estar en un sol lloc. Podeu segmentar i reorganitzar tot el que us agradi, però hauríeu de veure tot el que necessiteu fer d'una sola ullada.
2. Saber què cal fer primer
Quan he supervisat el personal amb menys experiència, he descobert que el problema més gran no era saber prioritzar i organitzar el seu dia.
Per exemple, si hi hagués un gran projecte per a la setmana que ve, haurien de tirar endavant tot el temps fins aquest termini, malgrat que primer necessitaven reunir informació d’un altre departament, informació que probablement podria desfer tota la feina que podrien. ja havies fet. Mentrestant, hi havia altres projectes més petits sobre els quals podrien haver avançat de debò.
Les vostres prioritats també poden variar segons el vostre estat d'ànim o el vostre programa. Per exemple, si tinc un dia especialment poc creatiu, sé que seria més eficaç per a mi prioritzar un projecte de dades. Si estic a les reunions la major part del dia, responc a trucades i correus electrònics entre cites en lloc d’intentar publicar-me a una cosa més gran en un termini tan curt.
Seràs molt més eficaç si treballes amb les prioritats i restriccions en lloc d’intentar resistir-les.
3. Demana ajuda
Si no he guanyat res més treballant sense ànim de lucre, he après que si no ho preguntes no ho obtindràs. Ningú pot fer la feina d’una organització sola. Si no disposeu de les habilitats ni del temps per fer-ho amb eficiència, és obligació demanar ajuda.
Per sort, treballant sense ànim de lucre, normalment puc trobar un voluntari que m’ajudi amb tasques més mundanes. Si necessito un nivell superior d’expertesa, traig la meva llibreta d’adreces i veig si conec algú que pugui suggerir una solució. Fa poc, per exemple, he explicat un informe provisional sobre un donant. Ens trobàvem a mig camí d’un nou programa, així que tot i que sabia que havíem fet molt, no ho sabia transmetre en el formulari de l’informe. Així, vaig treure un dels meus amics comunicatius per prendre un cafè i em va suggerir centrar l’informe sencer sobre històries de clients i com van interpretar el nou programa.
Va ser un gran avenç: un que mai no hauria tingut pel meu compte. El donant li va encantar i em va posar en contacte amb el seu departament de comunicacions per donar a conèixer encara més el programa. Una vegada que vaig tenir la idea, em va costar una setmana acabar el reportatge, el mateix temps que em vaig dedicar a preocupar-me abans de reunir-me amb el meu amic.
4. Tanqueu el bucle
Sabeu que la satisfacció de comprovar alguna cosa fora de la vostra llista de tasques? No només se sent bé; és una manera important d’indicar que heu finalitzat una tasca i que ara podeu passar a una altra cosa.
Però abans d’avançar, voldreu assegurar-vos que teniu un registre de les tasques finalitzades en algun lloc, de manera que podreu fer el seguiment de si, però, no són tan eficients com vosaltres. Per exemple, quan acabo una proposta de subvenció, sempre poso un recordatori al meu calendari per fer un seguiment amb el finançador en vuit setmanes. Aleshores, la majoria de finançadors hauran pres les seves decisions i, si no ho han fet, potser estaran interessats en aprendre una mica més sobre l'organització. De la mateixa manera, és possible que el seu cap no et torni a informar sobre un projecte durant unes setmanes si el deixes a la seva mida, però un avís al cap de pocs dies pot fer que es faci una ullada abans.
Sóc ferm creient en treballar més intel·ligent, no més difícil. La meva feina és massa important per a mi i la gent que la meva organització serveix per acceptar qualsevol cosa, però no sigui el millor. Però, per experiència, sé que córrer-me despullat treballant 60 hores més a la setmana no ajudarà a ningú al final. Treballar de manera més eficient significa millors resultats i un cap de setmana: què pot ser millor que això?
