Aquí teniu una situació del tot no realista: imagineu-vos que la gestió de la vostra safata d'entrada darrerament ha trigat tant temps i energia que ja comenceu a sentir-se com si només hauria de ser així. Els trucs de correu electrònic que veieu en línia mai s’apliquen realment a la vostra situació, ja que els escriptors no poden entendre els detalls complicats de la vostra feina específica ni les responsabilitats que hi tenen.
Si això us resulta familiar, és possible que expliqueu com ha estat descontrolat el vostre correu electrònic. De fet, és possible que la vostra safata d'entrada estigui en mode de llarga atenció i et culpes de la seva molèstia quan es podria evitar el problema. Segueix llegint alguns signes que no estàs sol en les teves lluites, a més de solucionar-los.
Recordeu-ho: podeu tornar al control.
1. Obteniu més correus electrònics del que podeu respondre
Per què cada vegada que respon a un missatge, apareixen 10 més? En el passat, heu passat hores i respostes, només per deixar-vos enrere en els articles d’acció reals de la vostra llista de tasques pendents de la vostra atenció. No hi ha un equilibri saludable entre estar al dia i, bé, tenir tendència a la resta de la vida. Potser la relació amb la safata d'entrada no és el que solia ser.
Per què passa?
Esteu tractant els vostres correus electrònics com si tinguessin un pes igual. Potser teniu una política de primer ingrés, on respongueu a qualsevol cosa que hagueu esperat la vostra resposta i aneu preparant la vostra forma fins avui. O potser teniu una política d’última sortida, de primera sortida, en què comenceu des de dalt i aneu baixant.
Com solucionar-ho
És hora que comenceu a prioritzar els missatges amb urgència. Feu-vos aquestes preguntes cada vegada que en rebeu una de nova:
- És urgent?
- Hi ha altres persones incloses que estiguin més ben equipades per manejar-lo?
- Requereix resposta?
- És una resposta que dones sovint?
Si no és urgent, guardeu-ho més endavant. No és una TBD més tard, sinó una hora que definiu cada dia per passar per la vostra safata d'entrada. Si és urgent, però hi ha molta gent inclosa que està més ben equipada per respondre-ho, dóna uns minuts i mira si un d’ells ho fa. Si no cal cap resposta: no responguis. I, finalment, si es tracta d’una resposta que solen donar, penseu a utilitzar una funció com les respostes enllaçades a Gmail o a crear un document que tingui totes les vostres plantilles en un sol lloc.
2. Esteu fent massa butlletins
Et despertes cada matí amb tones de missatges no llegits, inclosos no menys de 30 butlletins diferents (trencaments de títols! Vendes, millors restaurants de la zona! Notícies de la indústria!). Tens al llit, els ulls gairebé no s’obren i llisca cadascun directament a la paperera. Aquesta és una part necessària de l’experiència, ja t’ho expliques. Em vaig inscriure a aquestes i ara és el preu que he de pagar.
Per què passa?
Ho aconsegueixo: els butlletins són atractius. Amb tants grans per aquí, lluiteu per triar allò que és realment valuós d'allò que és senzill interessant . Cada vegada que trobeu una nova carta digital o una carta setmanal que sembli realment útil, us pregunteu si esteu realment segurs abans d’entregar les claus daurades a la safata d’entrada, i així ho teniu. Així que us subscriviu. Però abans que ho sàpigues i, fins i tot sense que tinguis sentit per a això, aquesta subscripció es converteix ràpidament en una altra llarga cadena de matins.
Com solucionar-ho
Eviteu que això passi per donar-se de baixa més intencionadament. Cada vegada que us subscriviu a un nou butlletí, doneu-vos una setmana de prova. Si al cap d’una setmana no us fa il·lusió obrir-lo (o encara no ho heu fet encara), deixeu-vos de baixa. No es fa cap pregunta. Ja sé què estàs pensant: Qui té el temps per fer tot això? Ho fa, amb aplicacions com Unroll.Me (per a butlletins) i BoxBe (per a persones).
3. Sovint perdeu fils de correu electrònic o els oblideu completament
Treballeu amb altres cinc companys de feina en un projecte proper i algú va iniciar un fil per descobrir els horaris de la reunió per a la setmana que ve. Tenint en compte totes les altres tasques que teniu al vostre plat, us sembla que és bo impulsar aquest petit detall de programació fins més tard , encara més tard , quan la conversa estigui més desenvolupada i tingueu més per treballar. Un parell d’hores més tard, aneu a buscar els missatges i ja no se’n queden. No importa quins termes de cerca proveu.
Per què passa?
Dues possibilitats: la vostra safata d’entrada és massa desordenada o massa organitzada. Estic parlant de les persones que es desfan de tot plegat sota el sol o emprenen milers de milers de missatges sense llegir. Tots els missatges de correu electrònic que obteniu, del vostre cap, de la vostra veïna, de la vostra parella i de la vostra àvia, són desterrats als arxius o seureu a la safata d'entrada per a sempre.
Com solucionar-ho
És el moment de netejar la safata d'entrada. Deixa una hora un dia i dedica-la a no fer res més que ordenar missatges. Podeu: desplaçar fils a les carpetes, utilitzar etiquetes, posar de nou qualsevol cosa que necessiteu per tornar-hi més endavant, veure Boomerang o provar alguna d'aquestes eines fantàstiques. No escolliu un mètode només per escollir-ne un, sinó que trieu-ne un que coneguin que tingui sentit. Potser haureu de provar uns quants sistemes abans de trobar l’opció perfecta, però confieu en mi, unes hores dedicades a fer-ho us estalviaran una tona a llarg termini.
Si algun d’aquests escenaris us sembla familiar, està bé. És normal que la bústia de sortida reguli la seva vida. Però això no vol dir que hagis de renunciar. En lloc d'això, comenceu a solucionar el problema, envieu-lo per correu electrònic fins que torneu a controlar.
Teniu algun truc de gestió de correu electrònic que he de provar que no s'inclogués? Tuiteu-me @caroqliu i feu-me saber
