Estàs absolutament inundat, no hi ha cap problema, ni un bys ni cap avantatge. I, malgrat que sabeu que la vostra llista de tasques està plena de coses que requereixen atenció i acció, esteu gelats. Tens molt a fer, només et sents paralitzat.
Tots hi hem estat. Fer front a un plat massa ple no és divertit. Però, si bé la vostra primera inclinació pot ser dirigir-se al sofà i acurralar-se a una llarga migdiada, ja sabeu que no és necessàriament l’estratègia més eficaç per afrontar la vostra càrrega de treball.
En el seu lloc, cal respirar profundament, fer un tros de tasses de cafè fort i calent i començar a treballar. A continuació, es detallarà la millor manera de definir aquesta desagradable llista de tasques que heu classificat segons què heu de realitzar.
1. Quan us vegi intimidat per un gran projecte
Hi ha una tasca tan gran que fa setmanes que està pendent a la vostra llista. D'acord, bé, un mes . Cada dia, teniu les millors intencions per començar-hi. Però, de tant en tant, acabes empenyent-lo cap al retroactiu.
Et dius que és perquè teniu més coses que premeu el temps que heu de gestionar (bé, només heu de prioritzar al capdavall!). Però, no deixeu enganyar ningú: continueu fent fora aquest projecte simplement perquè sembla tan intimidatori i aclaparador, que no teniu ni idea d’on començar fins i tot. I, ara, s’acosta el termini.
Sí, aquestes assignatures gegants són suficients per inspirar molt estrès i pànic, però això no significa que siguin impossibles. En canvi, quan un gran projecte ocupa la majoria de l’espai del vostre plat i la vostra llista de tasques, la vostra millor aposta és abordar-lo amb una mica d’estratègia.
Això vol dir que heu de dividir aquest gran projecte en petites fites més petites i més accionables, més que simplement escriure “projecte humà complet” a la vostra llista de comprovació. Amb aquest mètode, podreu identificar elements d’acció més manejables dins d’aquesta tasca enorme que cal dur a terme, cosa que us proporciona un full de ruta fàcil de seguir que podeu utilitzar per mantenir-lo al dia.
A més, aquests trossos de mida mossegada us ofereixen oportunitats per celebrar els vostres èxits i èxits més petits, en lloc de fer una respiració i una pausa pel vostre ball feliç un cop finalitzat tot el projecte. I, com explica la investigació en el concepte del progrés, fer passos endavant en un treball significatiu és suficient per augmentar el nostre estat d’ànim, les percepcions de les nostres carreres i, per descomptat, la nostra productivitat!
2. Quan estàs desbordat per petits extrems solts
De vegades, no és un projecte desagradable que et faci sentir estressat i sobrecàrregat. En canvi, és un munt de petites coses que continuen amuntegant-se. Correus electrònics als quals cal respondre, trucades que cal fer, trucades a les que s'ha de fer un seguiment: per a cada cosa que us atravesseu, s'afegiran 10 coses.
Aquesta barrera constant de minúscules tasques pot resultar distractora i descoratjadora. I, tot i que es tracta d’un escenari dràsticament diferent d’aquella tasca gran i aclaparadora, presenta un problema similar: Com es pot saber per on començar? Quan cal apagar tots aquests incendis (i aviat!), On heu de centrar la vostra atenció primer?
Quan l’embús del vostre dia està ple de puntets solts que necessiten lligar, és hora d’agafar una pàgina del llibre de Nike i “només fer-ho”. Trieu un article específic, abordeu-lo, travesseu-lo fora de la llista i, després, aneu a la secció. Pròxim.
El més bo d'aquests dos dos més petits és que no consumeixen molt temps, de manera que podreu moure-us prou ràpidament. I, gràcies a una mica anomenat Efecte Zeigarnik, un cop realitzeu la bola rodant per aquells extrems solts, us sentireu molt més inspirats per tirar endavant i acabar-los.
Així, tot i que l’estratègia i la planificació detallada solen ser útils, de vegades és millor deixar de banda i deixar fora de tot allò que es pot, sobretot quan tot el que hi ha a la llista és prou temps.
3. Quan tracteu amb una barreja d'ambdues
Suposem que la vostra llista consisteix en aquests dos tipus de coses. Llavors què? Hauríeu d’intentar avançar en aquest gran projecte abans de tenir cura d’algun element més petit? O bé, hauríeu d’obtenir aquests extrems solts de manera que pugueu orientar el vostre focus en aquesta tasca tan gran una vegada per totes, sense distreure’s? Quin mètode és millor?
Quan us trobeu en aquesta situació, haureu de confiar en aquest concepte de priorització que té una antiguitat. És senzill: hauríeu de començar amb les necessitats necessàries per aconseguir-ho.
Us recomanaria començar esbrinant les vostres “mini fites” per a aquest gran projecte, de manera que tingueu una idea de quins elements d’acció més reduïts us són necessaris i quan s’han de fer. Aleshores, agafa un relleu i elimina les coses de la teva llista de tasques en les que has de centrar-te primer. Per exemple, potser haureu de respondre uns quants correus electrònics i, a continuació, tenir cura del primer pas per a aquesta tasca més gran.
Ja ho sé, aquest concepte sembla gairebé dolorós. Però, en realitat, travessarà el procés de posar en relleu el lloc per començar, us serà més fàcil veure cap a on heu d’enfocar el vostre temps i l’atenció de manera immediata, en lloc de passejar sense objectiu per un desordre de tasques aclaparadores.
Tots hem viscut aquells moments de pànic pur quan sentim que ens hem apilat massa als nostres plats i, realment, només és divertit en un bufet o un sopar d'acció de gràcies.
Per sort, hi ha uns quants consells i estratègies que es poden utilitzar per arrasar-se en forma i començar a avançar significativament en la vostra llista aparentment interminable. Feu-ho una prova i, a continuació, feu-me saber a Twitter com us funcionen, una vegada que hàgiu acabat la llista de tasques pendents del dia.
