La majoria de nosaltres hem estat allà: teniu vuit milions de coses per acabar, però no sembla res. Confeccioneu una llista de tasques després de fer i us sembla que afegiu més articles a la llista que no esteu fent la vostra facturació. Això vol dir que només ets terrible en la gestió del temps, o és una altra cosa?
Heus aquí un fet terrorífic (però estranyament reconfortant): el 89% de les persones no acaben la seva llista de tasques diàries. Així que no us preocupeu, no esteu sols!
Un altre motiu per no preocupar-vos: Hi ha estratègies senzilles que podeu utilitzar per fer-ho més bé i fer més senzilla la vostra llista de tasques per fer. A continuació, es mostra un resum dels nostres millors consells sobre la llista de tasques perquè és hora d’esdevenir un d’aquests 11% que realment acaben el que es proposen fer.
1. Preneu la norma 1-3-5 seriosament
Al llarg del dia, és fàcil atrapar-se en totes les petites coses que apareixen. Segur, realment volíeu acabar aquell gegantí informe del comitè que us pesava durant setmanes, però només havíeu d'omplir la vostra llista de tasques amb 17 coses més que necessiten la vostra atenció immediata.
O ho fan?
Aquí és on la regla 1-3-5 resulta útil: en traçar una cosa important, tres coses mitjanes i cinc coses més petites que voleu fer aquest dia (i, sí, generalment és el nombre de tasques que raonablement podeu fer) fes-ho en un dia), podràs conèixer immediatament on es troben les teves prioritats (i què pots esperar). I si la prioritat és, de fet, el vostre problema més important quan es tracta de productivitat, això us ajudarà a millorar-vos.
Si treballes en una feina en la qual realment es plantegen coses i cal afrontar-la el més aviat possible, deixeu una de les vostres mitjanes i una o dues de les vostres petites franges obertes cada dia per cobrir les necessitats immediates més importants.
Per fer-ho encara més fàcil, hem creat un full de càlcul molt senzill (i bonic) per tal de fer un mapa dels teus 1-3-5 elements, que podeu descarregar aquí.
2. Utilitzeu el mètode Eisenhower
Alex Honeysett fa un gran desglossament del mètode Eisenhower, però el que és important és que haureu de començar a comprendre dues coses sobre cadascun dels vostres indicadors: quina importància té i quina urgència té? La gran lliçó aquí és que allò important no sempre és urgent i viceversa.
La idea de prioritzar les tasques pot ser desconcertant (sobretot si no sabeu on han de situar les vostres prioritats), de manera que aquest sistema crea una graella molt senzilla sobre la qual fonamentar la vostra llista de tasques. Busqueu les coses que són urgents i importants i feu-les primer. No dediqueu el temps a preocupar-vos de les coses que semblen urgents i bloquegeu trossos específics de temps a la vostra programació per a aquelles coses importants, però no cal fer-ho en aquest moment. I qualsevol cosa que determineu no és urgent ni important? Feu tot el possible per aconseguir que quedi fora de la vostra llista de tasques massa completa.
3. Comprometeu-vos amb només una aplicació de llista de tasques
Una bona amiga meva em va queixar una vegada de com mai no es podia acostar fins a fer-ne la llista de tasques i, un cop va obrir el seu ordinador, vaig veure per què: tenia nou productivitat o llista de tasques diferents. aplicacions que surten al mateix temps a l'escriptori!
Moltes persones cometen l’error de pensar que el terme “més valer” s’aplica a les aplicacions (sobretot les productivitats), però, per a la gran majoria de la gent, no ho és. Passareu la meitat del vostre dia amb tot, i no hi ha cap manera d'aprendre els aspectes detallats de cada aplicació.
En lloc d'això, trigueu una estona a buscar les opcions de l'aplicació de productivitat (aquí teniu una bona llista per començar-vos) i trieu-ne només una. Baixeu-lo, llegiu-ne les funcions i dediqueu-vos un mes complet a l'ús exclusiu d'aquesta aplicació per a les vostres necessitats de llista. Us sorprendrà el molt més que podreu fer quan no us heu fixat amb tantes coses diferents.
4. Sigueu específics sobre quines entrades de l'element de la llista es poden fer
No heu de donar la mateixa quantitat de pes per completar un informe que us portarà cinc hores a escriure i enviar un correu electrònic que només necessiti dos minuts del vostre temps. En comptes d'això, desgloseu els passos que comporta cada element de la llista de tasques fins que passin tots al mateix temps i esforç (un expert suggereix que cada tasca no hauria de durar més de 10 minuts) i penseu-los en els propis. llista d’elements.
En visualitzar la quantitat de treball que tindrà tot, és més fàcil planificar la resta de la vostra tasca de fer i la vostra programació diària en conseqüència. Tot i dir simplement que "redactar informe del comitè" pot resultar fàcil, traçar els sis passos que s'han de fer que us permetran bloquejar el temps adequat i traslladar altres elements de la llista de tasques a una data posterior si es necessita. .
5. Creeu una llista "Fet"
Tinc un amic que s’adhereix a una llista clàssica de paper i bolígraf, i una de les raons per les quals li agrada molt és perquè li encanta el aspecte de deixar els articles creuats en un full de paper després d’un llarg dia. Hi ha sensació de realització que no existeix amb moltes aplicacions de llista de tasques pendents.
La creació d'una llista "Fet" (més sobre això aquí) no només et proporciona el mateix sentit de la realització quan aconsegueixes mirar enrere tot el que vas fer aquell dia, sinó si fas una ullada a la llista i t'adones que realment no va aconseguir res, és també una gran trucada que heu de tornar a replantejar i repensar el que esteu passant el dia fent.
Tingueu en compte quan intenteu qualsevol nou truc de productivitat que necessiteu un temps per ajustar-lo, així que si les coses no semblen funcionar al cap d’un dia, no us rendiu. Feu un nou truc de llista de tasques com a mínim un mes. Seràs una màquina de productivitat en molt poc temps!
