Com a gerent, un dels recursos més importants que teniu és un executiu o un administratiu. Ell pot mantenir la seva oficina en ordre, el seu calendari al dia i prendre algunes de les funcions del dia a dia de la seva placa.
Però, la seva efectivitat té molt a veure amb tu: el bé que l'entrenes, comparteixes les teves expectatives amb ella i fes-li comentaris. Es planteja pensar i pensar en crear un entorn on un assistent pugui fer bé la seva feina (sobretot per aquells que estem acostumats a fer-ho tot nosaltres mateixos!).
Per tant, tant si sou nous com a administradors o no, a continuació, us donem alguns bons recordatoris sobre com aprofitar al màxim aquest recurs tan valuós.
1. Armar-lo o ella per tenir èxit
El vostre ajudant administratiu està allà per facilitar-vos la vida, però ella no podrà fer-ho a menys que sàpiga com pot ajudar-vos exactament. Des del primer moment, assegureu-vos que li doneu temps, formació i recursos suficients perquè sobresurti. Proporcioneu instruccions sobre què necessiteu i quan ho necessiteu, juntament amb exemples concrets del que esteu buscant. Això és especialment cert si la vostra assistent és nova, però reconeix que, fins i tot si ella és veterana, potser voldreu que es facin coses de manera diferent del que va fer el seu últim cap. Tenir clar i proporcionar els conceptes bàsics, tant per obtenir eficiència com per aconseguir èxit.
2. Construir una relació de confiança
Penseu reunir-vos regularment amb el vostre assistent per parlar de projectes actualitzats i actualitzacions d’estat. Fer-li saber el que passa a altres nivells de l’empresa l’ajudarà a entendre com s’adapta el seu treball a la imatge més gran. I quan pugui aprendre més coses sobre el que està fent, podrà identificar maneres addicionals per ajudar-vos a assolir els vostres objectius.
3. Doneu (i preneu) comentaris
Si el vostre ajudant fa alguna cosa que no compleix les vostres expectatives, no us frustreu; assenyaleu-vos que no esteu satisfet i oferiu suggeriments sobre com s'ha de manejar de manera diferent en el futur.
Tot i que és igual d’important, és estar obert al seu comentari. L’empresa és un lloc diferent del seu punt de vista, de manera que permetre-li compartir obertament els seus pensaments i suggeriments us pot proporcionar informació valuosa. A més, és possible que tingueu mals hàbits que no teniu en compte: donar instruccions verbals i escrites contradictòries, per exemple, o no avisar prou quan voleu una sala de conferències gran reservada, que podeu modificar per facilitar-vos les dues vides.
4. Mostra la vostra gratitud
Un gran ajudant alleuja la càrrega de treball i et fa semblar bo, així que seràs generós d’elogis quan arribi. Una reunió de personal o un esdeveniment d’oficina és un lloc ideal per mostrar públicament el seu agraïment, però tampoc no oblideu mai l’oportunitat de mostrar el vostre agraïment amb un “gran treball” senzill i verbal. També podeu tractar-lo al cappuccino o a un parell de entrades de cinema. Un bon empresari sap que els empleats feliços faciliten la vida als seus caps!
5. Mantingueu-lo professional
A menys que s’hagi explicat durant l’entrevista de treball, qualsevol cosa que demanis a un assistent administratiu hauria de ser directament rellevant per a la missió corporativa. Si bé la seva oferta de cafè a un client o recollir material d’oficina a la tornada des del dinar no és una sol·licitud atípica, articles com fer la reserva de la propera cita dental o demanar la lectura prèvia per al vostre club de llibres és responsabilitat vostra, no seva. . Ha estat contractat per ajudar-te a la pràctica professional.
Recordeu que, com més ajudeu el vostre ajudant a fer la seva feina bé, més fàcil serà per a vosaltres ajudar-vos amb la vostra. Sigui el millor gestor que pugueu ser i us ajudarà a tots dos a tenir èxit.
