El truc poc conegut que transformarà la vostra safata d'entrada

Per a la majoria de nosaltres, les nostres bústies de contacte són l’enemic: un forat negre sense fons de cupons de dolor, desesperació i vendes dels quals no podem arrossegar mai.

I, tot i que podeu intentar arxivar automàticament i anul·lar-vos la baixa, només hi ha alguns missatges de correu electrònic que no podeu evitar. No podreu impedir que la vostra empresa no us enviï tots els informes de l'equip ni mantingueu aquest molest publicista que li faci petar el comunicat de premsa després del comunicat de premsa.

Però hi ha un tipus de correu electrònic que podeu deixar: correus electrònics de seguiment.

Penseu-hi: com més correus electrònics acumuleu, més temps us trigarà a respondre a tots ells. Com més temps triga a respondre, més correus electrònics de seguiment la gent decideix enviar només per assegurar-se que ha rebut els seus missatges. Abans de llarg, heu quedat encallats en un cicle viciós i perpetu. Si una gran quantitat de gent t’envia “correu, heu rebut el missatge que vaig enviar ahir?”, Podríeu imaginar-vos quanta superfície i temps es perd?

Per sort, hi ha una manera molt fàcil de reduir el nombre de missatges de seguiment (i possiblement només de missatges en general) que rebeu: poseu un resposta automàtica per correu electrònic al lloc, no només quan esteu de vacances, sinó tot el que esteu de vacances. temps.

La vostra resposta automàtica no ha de ser llarga ni detallada, però un ràpid "Hola, he rebut el vostre correu electrònic i us respondré quan puc!" El missatge pot mantenir els castors ansiosos.

Necessiteu una mica d’orientació per a formatar la vostra resposta automàtica? Proveu aquesta plantilla per començar:

Tingueu en compte que és més específic ser el vostre respon automàtic. Dóna-li a la gent una línia de temps general de la tornada a ells ("intentaré respondre a les consultes empresarials d’aquí a tres dies"), de manera que sàpiguen la diferència entre que està ocupat i que utilitzeu un resposta automàtica com a forma. per evitar completament la safata d'entrada (òbviament, no recomanem fer-ho).

A més, els autoresponsables són una bona manera de dirigir el treball a altres persones que puguin ser més adequades (“Si us poseu en contacte amb mi per obtenir una oportunitat de màrqueting, no dubteu en enviar-vos per correu electrònic, el nostre associat de màrqueting”).

La vostra resposta automàtica també pot ser una oportunitat més convencional per implicar-se en persones. Et sents una mica autopromoció? Afegiu un enllaç a una de les vostres pàgines de xarxes socials. Voleu respondre de manera preeminent a algunes preguntes? Inclou un divertit FAQ sobre com tractar algunes de les coses que més sovint us acudeixen a la gent. T'interessa ser creatiu? Enllaç a un article recent us ha semblat interessant.

Tot i així, assegureu-vos que utilitzeu el vostre auto-contestador com a manera de comprar temps i no com a alternativa per respondre els correus electrònics (perquè, sorpresa: els autònoms no responen missatges per molt que espereu).

Però mitjançant aquest enfocament, mantindreu correus electrònics innecessaris. Mantindreu els vostres contactes contents. I, el millor de tot, mantindreu l’entrada de la caixa de sortida del dia a dia.