Una plantilla d’agenda de reunions gratuïtes per al treball: la musa

Anonim

Alça la mà si t’has trobat en alguna de les situacions següents a la feina:

  1. Una reunió que s’acabi i t’obliga a mostrar-se tard a la propera reunió, a no poder completar un projecte a temps o a perdre’s un esdeveniment posterior al treball.
  2. Una reunió tan desorganitzada que en sortiu pensant, què acaba de passar?
  3. Una reunió que acaba sent una pèrdua de temps completa.

Veig les mans de tothom a l’aire? Ja ho pensava. Tots aquests problemes es podrien resoldre amb una cosa senzilla: una agenda de reunions .

Què demana aquest concepte màgic? Un document que cobreix els ítems següents:

  • Què heu de preparar prèviament o portar a la reunió
  • Qui hi assisteixi
  • Per què et trobes i quins objectius vols assolir
  • Què parleu, qui parlarà de què i quant de temps dedicarà cada tema a discutir
  • Els passos que vulgueu fer després de la reunió

Probablement heu utilitzat alguna cosa així abans, però d’una manera menys formal. Per exemple, potser heu emplenat la secció de notes del vostre calendari per convidar-los a saber quins documents han de fer referència. O bé, heu enviat un correu electrònic en què es detallava el punt de la reunió de dimarts a la qual vau convidar tota la companyia.

Però tenir una disposició més detallada i concreta per a la exactitud de com ha de sortir i anirà la reunió pot ser tan increïble. En primer lloc, és documentació crucial: escrivint per escrit allò que parlava i les decisions que va prendre, tens alguna cosa a la qual pots fer referència, si algú (inclòs el seu cap) qüestiona les teves decisions futures.

I, per una altra cosa, ajuda fins i tot que el grup de persones més espantades es mantingui organitzat i concentrat, alhora que els responsabilitza. La gent pot venir a la conversa preparada, és a dir, que podeu utilitzar el vostre temps limitat junts de manera eficaç, podeu sentir-vos segurs que la reunió va ser productiva i podreu identificar-los amb més facilitat els propers passos.

Per sort, hem creat una plantilla d’agenda que podeu omplir ara mateix i que us estalviarà temps per escriure la vostra. Només heu d’obrir el document, fer una còpia i fer que el vostre equip l’emplene.