La presentació d’informes de despeses es troba aquí mateix amb els canals d’arrel a la meva diversió. Tot i que la meva empresa legítimament em deu una gran quantitat de diners, gairebé sempre em temo haver de presentar aquests informes.
Probablement hagi estat arrelat en la meva primera feina fora de la universitat, quan vaig demanar al meu cap una mica de guia sobre quines despeses eren apropiades per a un proper viatge de negocis. Ella simplement va dir: "Utilitzeu el vostre millor judici".
Um, gràcies. Tenint en compte que mai no havia estat de viatge de negocis, vaig tenir la sensació que el meu millor judici probablement diferia de la seva.
Però crec que aquest va ser el punt. Quan em vaig convertir en gerent i els meus empleats em van fer la mateixa pregunta, em vaig trobar donant la mateixa resposta vaga. Volia posar a prova el meu personal per veure com es manejaven sense supervisió; si passaven una mica de porcs i bufaven centenars de dòlars en un refredament una nit, podria dubtar sobre les seves habilitats de decisió (i sí, també podria passar-los per una promoció en lloc de la persona que va gestionar el repte de manera sensible).
La moral de la història? Quan el cap diu "Utilitzeu el vostre millor judici" quan gasteu el temps de l'empresa, vol dir-ho. Com gestioneu les vostres despeses us dirà molt sobre vosaltres com a empleat i també pot afectar la vostra reputació amb el vostre cap.
Afortunadament, he desenvolupat alguns trucs al llarg dels anys, i són útils per ajudar-me a tenir-me en control quan tinc els rebuts.
Mira i aprèn
La millor manera de calibrar quant hauria d’estar gastant és mirar als companys més experimentats. El més probable és que mengeu, beveu i allotgeu-vos als mateixos llocs, de manera que tindreu moltes possibilitats de parar i veure què fan primer.
A continuació, es mostra un exemple: quan vós i els vostres col·legues sortiu a sopar, feu que tothom demani primer la comanda i presteu atenció al cost de la comanda de cada persona. Quan us toca el torn, assegureu-vos que la vostra selecció sigui la menys costosa o que estigui en la mateixa franja que les comandes més barates del grup. No, només perquè el seu cap comanda filet mignon, no vol dir necessàriament que hagis de seguir el mateix. Però quan els viatgers veterans ordenen amanides de Cobb, segueixen el seu avantatge i el seu cap mai posarà en dubte el cost del menjar.
I si no hi haurà ningú més al vostre viatge? Intenteu fer alguna investigació prèviament. Pregunteu a altres companys coses com ara "Em dirigeixo a Chicago; podeu suggerir alguns llocs per menjar?" Esbrineu on solen freqüentar la resta de l'equip i tindreu alguns punts que sabreu que podran gastar.
No siguis avariciós
Probablement això sembla obvi, però puc dir-ho per experiència, és fàcil sentir com es pot viure una mica quan la seva oficina us volar, pagar el vostre hotel i enviar-vos a sopars de luxe amb clients. I, tot i que potser veieu a les altres persones que ho viuen, ja que saben que algú més recollirà la pestanya, és una millor aposta per mantenir la vostra despesa al mínim sempre que sigui possible.
Regla general: si no la compraríeu amb els vostres diners, no us la despenseu. Un got de vi amb sopar? Molt bé. Una copa de vi, a més de tres còctels, un parell d’aplicacions i postres? La “necessitat” d’això no serà fàcil de justificar.
No siguis barat
Sembla raonable que no haguessis de gastar en excés de l’empresa, però, i els articles menys costosos? Podeu gastar el vostre llet i bagel al matí quan viatgeu per feina? Tècnicament, segur, podeu demanar a la vostra empresa que us reemborsi els 4, 67 dòlars que heu pagat per un petit cafè i bagel, però us garanteixo que no guanyareu cap punt quan el cap ho vegi en el vostre informe detallat.
Per exemple, vaig tenir que un empleat va enviar un informe de despeses per una quota d’aparcament d’1 dòlars d’una reunió del client. Em prens el pél? Li vaig tornar el seu dòlar, però des de llavors sempre vaig sentir com si estigués intentant fugir de la companyia per tot el que podia.
Sí, la vostra empresa hauria de pagar despeses raonables quan estiguis fora de casa i sobre la representació de l’empresa, però les seves despeses de níquel i disminució et faran semblar poc professional i immadur, per no dir-ne de forma errònia. Aquí teniu un bon judici: si és alguna cosa que normalment compres en un dia de treball habitual, no ho gastis (però guarda els teus rebuts, en la possibilitat que el teu cap ofereix que pagui per les petites coses també).
Sempre demaneu rebuts
En aquesta nota, al costat de mantenir la vostra despesa dins dels límits raonables, guardar els rebuts és el més important a recordar quan esteu fent tasques fora de l'oficina. Ni tan sols puc explicar quantes vegades he tingut que els empleats envien informes de despeses sense cap prova de les despeses. Per molt que penseu que el vostre cap de confiança confia en ella, no pot prendre la paraula per gastar 256 dòlars en el vostre últim viatge de negocis.
Quan vaig preguntar a un empleat per què no incloïa els seus rebuts per una despesa relativament petita, una que totalment hauria aprovat, va admetre que estava preocupada de no poder aprovar l’article, de manera que només “s’oblidava” de demanar un rebut. Tenia raó: no ho vaig aprovar. Però no perquè m'he oposat a la compra, perquè no tenia proves que passés.
Consell ràpid: feu lliscar el sobre fix de l’habitació de la vostra habitació i guardeu-lo a la cartera o a la maletí. Envolteu una banda de goma gran al voltant de la cartera per recordar-vos que demaneu el rebut i, a continuació, deixeu-la dins del sobre tan aviat com la rebeu. I si hi ha alguna cosa inusual sobre la despesa, escriviu-la a la part posterior abans d’enviar-la.
Cada empresa i cada cap té un enfocament diferent de la gestió de les despeses, cosa que significa que no hi ha cap regla dura i ràpida que s'apliqui a cada situació. Però seguiu-vos amb aquestes directrius i el vostre cap no tindrà cap raó per qüestionar el vostre millor judici.
