El correu electrònic ha substituït el correu del caragol per a una gran quantitat de negocis i comunicacions personals. Per enviar els millors correus electrònics, heu de tenir en compte algunes regles. La policia de l'etiqueta de correu electrònic no vindrà després de vostè si no els segueix, però són pautes que l'ajuden a evitar errors com ara ofendre a algú quan no vol dir i malentesos com ser ofès quan no està destinat a .
Aquestes normes bàsiques de l'etiqueta de correu electrònic ens ajuden a tots a comunicar-se millor a través del correu electrònic i es paga per conèixer-los.
01 de 25Feu una segona aparició abans d'enviar un missatge
Escriviu un cop, mira'l dues vegades i eviteu correus electrònics vergonyosos que tinguin el text equivocat que vagi al destinatari o als receptors incorrectes. Tan:
- Pausa un moment després de completar un correu electrònic.
- Mira els noms dels destinataris.
- Llegiu el missatge de correu electrònic.
Només llavors heu de triarEnviar. Una onça de prevenció val la pena de curar.
A Gmail i a uns quants serveis de correu electrònic, podeu habilitar una funció d'inseguretat que us proporciona un parell de segons per desfer el dany potencial fins i tot després d'enviar un correu electrònic errant. Quan no estigui disponible, proveu de deixar el camp A en blanc o introduïu la vostra adreça de correu electrònic, de manera que se't recordi que doneu un aspecte final abans d'enviar-lo.
02 de 25No defecte per respondre tot
Si "Respondre" és bo, llavors "Respon a tots" ha de ser millor. És així, però?
Tingueu en compte les safates d'entrada dels destinataris i no envieu la vostra resposta a persones que no ho necessiten.
03 de 25Mantingui correus electrònics curts
No intimidi als destinataris amb massa text. Escriviu un missatge curt i fàcil de comprendre.
04 de 25Utilitzeu la funció de cotització Judiciously
Creus que citar el text original a les respostes de correu electrònic és molt treballat? No ho és. De vegades, és important per a la continuïtat. Pot ser que el destinatari no sàpiga el que respon, però si cita la part del missatge del remitent a la vostra resposta, la seva intenció és clara.
En la majoria dels casos, podeu copiar la part del correu electrònic del remitent i, a continuació, seleccioneu "Enganxa com a cita" (o verbs similars) a la vostra resposta. Si el missatge del remitent era llarg, normalment no caldrà que citeu tot.
05 de 25Escriure línies d'assumpte de correu electrònic eficaç
Vols fer errors tontos en els teus temes de correu electrònic? La clau per llegir els vostres missatges, resulta que no ha de ser intel·ligent. En lloc d'això, se centra a donar la conclusió del missatge o resumir el missatge. No tinguis paraules i deixis paraules innecessàries. Si voleu que el destinatari faci una acció, diguem-ho a la línia de l'assumpte.
06 de 25Netegeu correus electrònics abans de transmetre'ls
Reenviar missatges de correu electrònic és una bona forma de compartir idees, però assegureu-vos que la idea original no es perd en l'ofuscació. Està bé utilitzar una mà intensa en l'edició de parts de cadenes de correu electrònic que no s'apliquen al destinatari de reenviament, sempre que les parts esborrades no modifiquin la intenció del missatge.
07 de 25Quan estigui en dubte, envieu correus electrònics de text sense format, HTML no ric
No tothom pot rebre correus electrònics amb format. Alguns fins i tot poden molestar-se. Per estar segur, en lloc de perdre, envieu correus electrònics de text sense dubtes. Això és especialment important en un entorn empresarial, on el temps pot ser limitat.
08 de 25No reenviar missatges de correu electrònic
Probablement sou sospitós quan vegeu una broma de correu electrònic massa sorprenent a la vostra bústia d'entrada. No cometi l'error de reenviar per correu electrònic qualsevol història que no hagi investigat i que es confirmi com a veritat.
09 de 25No disseminïs virus
Assegureu-vos que no estigueu difonent cucs ni virus per correu electrònic o que actuen com a vehicle per difondre el correu no desitjat. Tot això pot ser causat per correus electrònics maliciosos. Afortunadament, hi ha protecció: utilitzeu el programari antivirus, manteniu-lo actualitzat i escanejeu fitxers individuals de manera gratuïta.
- Top programari antivirus de Windows
- Top programari antivirus de Mac
- VirusTotal per escanejar arxius i URL en línia
Expliqueu per què avança
La millor comunicació fa millors relacions. Per reenviar missatges de correu electrònic i enllaços d'una manera que comparteixi informació rellevant i afavoreixi els vincles, expliqueu a la part superior del correu electrònic, per què creu que el destinatari trobarà la informació que compartiu interessant.
11 de 25Feu saber a la gent que el seu correu electrònic s'ha rebut
Els filtres Span són afegits benvinguts als serveis de correu electrònic, però no són perfectes. De tant en tant, apareixeran un correu electrònic important. Deixeu de banda aquesta inquietant preocupació i feu-los saber que heu rebut el vostre correu electrònic.
12 de 25Pregunta abans d'enviar enormes fitxers adjunts
No obstrueixis els sistemes de correu electrònic mitjançant l'enviament de fitxers adjunts enormes o fes-ho només amb permís.
13 de 25Parleu sobre un tema per correu electrònic només
Feu que el món sigui menys confús. Intenta parlar només d'un tema per missatge. Per a un altre tema, inicieu un correu electrònic nou.
14 de 25Punts de puntuació
Comma, còlon, guionet i punt i coma - tot hi ha per un motiu: fan que sigui més fàcil entendre el significat previst d'una frase. No facis que la vida sigui més difícil i possiblement sigui menys interessant per als destinataris dels vostres correus electrònics. Presti atenció a la puntuació.
15 de 25Utilitzeu les sigles amb escac
DYK? No tothom coneix totes les sigles, i aquestes sigles no estalvien gaire temps de totes maneres. Per tant, utilitzeu pocs o qualsevol signe, i només si esteu segur que el destinatari coneix el seu significat. És groller fer que algú realitzi una cerca en alguna cosa al vostre correu electrònic.
16 de 25Canviar la mida de les fotografies a proporcions pràctiques per als correus electrònics
Quan les teves fotos es veuen bé al teu correu electrònic, et veus bé. Manteniu les imatges de correu electrònic adjunts no més gran que la pantalla canviant-les a mida amb estil: en línia i gratuïta.
17 de 25L'escriptura en tots els caps és cridar
No cridis als vostres correus electrònics a menys que vulgueu fer-ho. El text establert en totes les lletres majúscules s'interpreta com cridar i també és difícil de llegir.
18 de 25Aneu amb compte amb la ironia als correus electrònics
No realment! Ho dic seriosament. Honestament!
Un mitjà que ofereix un context poc com el correu electrònic no és adequat per a la ironia i el sarcasme, fins i tot si coneixeu el destinatari.
19 de 25Capturar els missatges publicitaris imprimint els vostres correus electrònics
Per als correus electrònics importants, formals, de recaptació de carrera o d'amor, imprimiu l'esborrany abans de fer clicEnviar.
En una còpia impresa i amb un llapis a la mà, sovint podeu trobar errors tipogràfics o comesos incorrectes, ni vosaltres ni el vostre corrector ortogràfic capturats. La feina / relació que deseu pot ser vostra.
20 de 25Estableix el rellotge del sistema
Assegureu-vos que no envieu missatges de 1981 a 3078.
21 de 25Quan estigui en dubte, finalitzeu correus electrònics amb "Gràcies"
Si no sap com acomiadar-se al final d'un correu electrònic, hi ha una cosa que gairebé sempre serà apropiada. Gràcies.
22 de 25On posar la vostra signatura
Sense una línia que diu "signar aquí", com decideix on col·locar la vostra signatura de correu electrònic? Col·loqueu-lo just per sota del final del text.
23 de 25Es pregunta "Com posar això a escriure?" Utilitzeu "Això"
Heu notat que la gent que entene perfectament quan l'escolteu es converteix en críptica i detallada quan comencen a escriure?
No siguis com ells. Expliqueu-ho com si ho feu i digui-ho de la mateixa manera que ho faria en una conversa presencial. Ara no és el moment d'impressionar-los amb el vostre domini de la llengua anglesa. Anar a curt i dolç.
24 de 25Comprimeix els fitxers
El petit és bonic, almenys pel que fa als fitxers adjunts de correu electrònic. Feu que els fitxers siguin més petits abans d'enviar-los per correu electrònic.
25 de 25Eviteu "Em massa" missatges
"Jo també" no és prou contingut per garantir un correu electrònic. És molest. Espereu fins que hàgiu afegit alguna cosa a la conversa per respondre.
