Quan se us acudeixi a escriure una carta de recomanació, us haureu d’afalegar i amb il·lusió d’ajudar el vostre col·laborador o antic col·lega. Tot i això, aquest escenari també pot suposar nervis: al capdavall, esteu ajudant a decidir el futur d'algú. Com podeu encaixar totes les seves excel·lents qualitats en una pàgina minúscula? Què passa si no dius el correcte?
Fer una pausa i respirar. Escriure una carta no és una coeteria, sobretot si sents positivament la persona que recomanes. He escrit moltes cartes d’enregistrament en el meu dia, fins i tot les vaig escriure fantasma per als consellers delegats de moltes empreses diferents (sí, els executius deleguen aquesta tasca) i, al llarg del camí, he après algunes coses que simplifiquen el procés. Seguiu aquests passos per escriure una carta que ajudarà al vostre col·laborador a contractar-se.
1. Feu la vostra investigació de fons
Es poden demanar cartes de recomanació per diversos motius: una sol·licitud de treball, la nominació de premis, l’acceptació a una escola o un consell, entre d'altres. Així doncs, encara que sàpiga tot el que cal saber sobre la situació actual del candidat, l’ètica laboral i els èxits passats, encara no disposeu de tota la informació que necessiteu. Esbrineu per què el recomanat us demana una carta i què busquen els seus lectors.
Abans de començar a escriure, assegureu-vos de demanar el següent:
Aquestes preguntes ajudaran a guiar el contingut de la vostra carta i us asseguraran que esteu posicionant el candidat a la feina o adjudicació de la millor manera possible.
2. Seguiu la fórmula
Les cartes de recomanació han de tractar tres aspectes: la vostra relació amb el candidat, la seva valoració del seu treball i la seva comparació amb els altres amb els que ha treballat en posicions similars (alias, per què destaca). Així, mentre escriviu, estructura la carta al voltant d'aquestes àrees:
Expliqueu la vostra relació
Primer, expliqueu la naturalesa del vostre treball amb el candidat cap al començament de la carta. Aquesta pot ser una simple afirmació detallant quan va treballar amb ella, durant quant temps i en quina capacitat. Per exemple: “Jane va ser directora de comptes de la meva empresa des del 2010 fins al 2013, on es va encarregar de planificar, desenvolupar i executar estratègies de màrqueting per a cinc dels nostres clients més grans. Com a directora, vaig presenciar … "
Avaluar el candidat
Després d’explicar la vostra relació, avaluar la feina del seu col·lega és la següent prioritat. Aquesta ha de ser la carn de la vostra carta, tot i que el contingut exacte variarà en funció del que li recomani. Per exemple, si coneixeu la posició que sol·licita està a la direcció, potser voldreu centrar-vos en el funcionament del vostre equip i la seva naturalesa per ser un gran líder. Si la posició que sol·licita és més una posició tècnica, o potser una posició de redacció, centra’t en la seva capacitat de fer malabars a diversos projectes alhora que proporciona resultats.
En qualsevol cas, voldreu explicar què heu vist en la seva obra i assenyalar resultats tangibles que va produir. Recordeu que sempre és millor mostrar, no dir-ho. Si dius que és capaç de desenvolupar i implementar una estratègia de màrqueting sofisticada, apunta a coses com el pressupost total de màrqueting que va gestionar i l’augment percentual que va veure l’equip de vendes durant el seu mandat. Qualsevol nombre o estadística a la qual feu referència ajudarà a pintar una imatge forta del que va aconseguir.
Feu una comparació per segellar l’oferta
Comparar el candidat amb altres persones amb qui heu treballat pot ser una forma potent d’oferir una recomanació contundent. Podríeu dir que algú és "el gestor de projectes més eficaç amb què he treballat", o "un dels tres millors empleats que he gestionat". Per descomptat, només utilitzeu declaracions que creieu realment.
També pot ser una manera d’atendre les preocupacions que pugui tenir un gestor de contractació. Per exemple, si recomaneu a un candidat jove o que no tingui gaire experiència, dir que mostra “maduresa i pensament estratègic molt més enllà dels seus anys i nivell d’experiència” pot recórrer molt.
Si és possible, utilitzeu una història o anècdota per demostrar una de les àrees anteriors. És fàcil llegir a través d’una carta i veure que un candidat té unes característiques pròpies, però al final, arrossega’l perquè no hi havia cap cosa remarcable o tangible per recordar-la. D'altra banda, és difícil oblidar algú que ha tingut un impacte evident i una veritable connexió amb els seus antics companys.
3. Poseu els tocs finals
Ara la logística: En primer lloc, és probable que la persona que reculli i llegeixi cartes de recomanació tingui moltes altres pàgines per llegir. Per aconseguir el màxim impacte, ràpidament, manteniu la vostra carta breu (no més d’una pàgina) i al punt. En termes de to, voleu ser formal i professional, però també entusiasta. Una recomanació tèbia també pot ser una dolenta, així que assegureu-vos de transmetre el que més us agrada del candidat.
Utilitzeu la capçalera de la vostra empresa i incloure la vostra signatura i informació de contacte a la part inferior. Incloeu una data, dirigiu-vos al destinatari pel seu nom (si és possible) i finalitzeu amb una declaració sobre la vostra voluntat de discutir més el candidat, com ara "Si teniu més preguntes, no dubteu en trucar-me."
Les cartes són només l’inici dels diferents tipus de recomanacions que us poden demanar que feu, però aquests passos us poden ajudar a través de qualsevol formulari. Tant si teniu la referència d'un antic empleat per telèfon com si recomaneu un col·lega a LinkedIn, feu la vostra recerca, seguiu el format i sigueu entusiastes. Vostè (i el seu company) hauríeu de ser bons!
Finalment, recorda que si un company et demana una recomanació, has impactat en ella i que estarà sempre agraïda si ajuda en el seu camí cap a l’èxit. El procés d’escriptura de cartes pot semblar estressant, però és realment un honor.
