Arribats a aquest moment, la majoria ja sabeu que sóc un gran fan de mantenir una safata d'entrada clara. No arribo tan lluny a insistir en la safata d'entrada zero, però normalment recomano guardar només tants correus electrònics que pugueu veure sense desplaçar-vos cap avall. (Amb la meva atenció, els correus electrònics no tindran cap amor si no els veig.)
Ara, aquest objectiu no és tan difícil de mantenir una vegada que la vostra safata d'entrada es troba en aquest estat de desplaçament inferior, però arribar-hi, és una història diferent. La bona notícia és que he trobat la solució. Si esteu preparats per fer el següent pas cap a la dominació de la safata d'entrada, a continuació hi ha alguns trucs per reduir la mida de la safata d'entrada a la mida.
1. Feu un Arxiu de masses
Comencem això amb una dosi de realitat: si un missatge de correu electrònic ha estat a la safata d'entrada durant més de dos o tres mesos, no hi haureu de respondre. Fins i tot, si volíeu, ha estat tant de temps que respondre és gairebé vergonyós. I si fos important, l’emissor certament t’ha enviat recordatoris. Per tant, busqueu els correus electrònics rebuts a la safata d'entrada abans de la marca de dos mesos i arxiveu-ne un. Sentirà una mica de por, però els correus electrònics no serien més susceptibles de cridar l’atenció si els tinguéssiu a la safata d’entrada amb aquests 6.347 altres correus electrònics sense llegir.
2. Busqueu els culpables
Ara hauríeu de reduir-vos a uns quants centenars, potser un miler de correus electrònics (si teniu diversos milers, el vostre tall per al número 1 hauria de ser un mes o sis setmanes). A continuació, busqueu butlletins periòdics o actualitzacions que tingueu, com ara articles nous de Fab.com, actualitzacions de LinkedIn o ofertes de Groupon. Feu una cerca per emissor (per exemple, [email protected]) per treure-les totes alhora, i, a continuació, elimineu (o arxiveu) tot el que hagi passat més d'una setmana. Si sou agressius, fins i tot diria que aneu a buscar qualsevol cosa més gran que un dia. De debò, no vareu a veure l’acord amb Groupon d’ahir, i és poc probable que torneu enrere i resolgueu aquests missatges de correu electrònic en el futur, ni fins i tot demà.
3. Fes-lo un joc
Ara, només haureu d'estar al compàs de correus electrònics de substància recents: enhorabona! Si teniu el coratge, aquí és on comenceu a dur a terme la vostra consulta i tractar correus electrònics (amb recompenses com "Quan tinc menys de 60 anys, temps per fer una pausa per al cafè!").
Si encara teniu un bon nombre de correus electrònics a tractar, convertiu-lo en un joc. Els meus dos preferits són El joc de correu electrònic (per a quan estigueu a l'escriptori) i la recent tasca de taules (per a quan esteu de viatge). El joc de correu electrònic us ofereix cinc minuts per obtenir el màxim de correus electrònics possibles i us recompensa amb punts. També se centra en abordar 10-20 correus electrònics alhora, fent que la vostra batalla a la safata d'entrada se senti més gran.
Aquí el teniu: tres passos fàcils per reduir la mida de la safata d’entrada. Comenceu-ho: la vostra recompensa serà una safata d’entrada molt més manejable (i qualsevol altra cosa que vulgueu tractar-vos!).
