Quan vaig gestionar els altres per primera vegada, recordo que estava amb paciència mentre un analista del meu equip intentava trobar un document que necessitava al seu ordinador. Quan-cinc minuts després- va dir que no la podia trobar i que m’enviaria un missatge de correu electrònic tan bon punt havia localitzat l’arxiu, em va deixar una impressió realment dolenta (i em va fer preguntar-me quines altres pilotes podrien deixar caure). ).
Per tant, agafeu-me-ho: mentre que el nom i l’organització dels vostres fitxers i carpetes pot ser que no sigui el tema més sexy que he tractat (diu la dona que us ha aportat consells de pressupost i Excel), us ho prometo, és important. No només tenir un sistema d’emmagatzematge en línia més senzill et facilitarà la vida i t’estalviarà molt de temps, sinó que et farà aparèixer de forma més organitzada i a sobre del teu cap i companys. Aquí teniu les vostres directrius per viure.
1. El vostre escriptori és el vostre escriptori virtual
Sabeu com la gent us diu que mantingueu el vostre escriptori prou clar que el vostre cap no pensi que sou un eslògan? Això també s'aplica a l'escriptori de l'ordinador. És el lloc on col·locar els fitxers on treballeu aquesta setmana, no el lloc on heu d'arrossegar tots els fitxers adjunts que hagueu rebut.
Us recomano que deixeu l'escriptori a la major quantitat de carpetes possible. Tingueu-ne un per a cada gran projecte on esteu treballant, així com la vostra carpeta de treball mestre on podeu accedir fàcilment a la resta. Si encara no ho heu fet, configureu l'escriptori a una graella (de manera que les icones no es superposin mai) i descobriu la gran alegria de les dreceres.
Si necessiteu una mica d’ajuda addicional per aportar estructura a la pantalla d’inici, proveu les aplicacions d’organització d’escriptori, com Neteja o Arrossegueu a Mac o Fences a PC
2. Les carpetes han de tenir una estratègia
He notat que la majoria de la gent és sobre-carpeta o sota de carpeta, però pocs ho aconsegueixen. Com saber on caure? Consulteu algunes de les vostres carpetes més habituals o utilitzades recentment i compteu-ne els documents. Si hi ha desenes i desenes d’arxius, probablement podríeu utilitzar una mica més d’estructura; mentre que, si només teniu un document a Fitxers de treball> Client A> 2012> novembre> Informe de vendes , és definitivament un sobrecarregador crònic.
A continuació, es mostren algunes regles que intento complir:
3. Els noms dels fitxers tenen un propòsit
Quan feu nom a un fitxer, trieu una frase que signifiqui alguna cosa. Si tinc un fitxer adjunt anomenat DSC1045.jpg o Draft Idea.doc , no tinc cap forma senzilla de saber què és, o més important, que el busqueu més endavant. Una bona prova: imagineu trobar el fitxer a l'escriptori al cap d'uns mesos. Fàcilment podríeu dir què és? Si no, canvia el nom.
Per als documents que creeu regularment, com les notes de les reunions del consell mensual, pot ser més fàcil distingir els documents per data de reunió en lloc de tema. No utilitzeu mai mes-dia-any, ja que s’ordenarà primer per mes, després per dia, seguit d’any. En lloc d'això, utilitzeu la data de l'any-mes (amb el número en números) de manera que pugueu ordenar cronològicament fàcilment. Per exemple: fes servir Board Presentation.pdf 2012-10-27 en comptes de Oct27-12 Board Presentation.pdf o 27/ 10-2012 Board Presentation.pdf . T’estalviarà tones de temps en navegar i buscar més endavant.
4. Control de versions, Control de versions, Control de versions
Si recordeu alguna cosa sobre el nom de fitxers, deixeu-lo controlar la versió. Aquest és fàcil. Quan creeu un document per primera vegada, hauria d’acabar amb v1. Per exemple, anomenaria una proposta: ClientA Proposició_v1.ppt . Cada vegada que deseu els canvis i els envieu a clients o col·legues, actualitzeu-lo a la versió 2, 3, 4, etc. Un cop fet el document, voldreu desar més endavant ClientA Proposer_vf.ppt o ClientA Proposició_final.ppt per accedir fàcilment. Perquè no hi ha res pitjor que haver de preguntar-se si hi havia una versió 14, o si la versió 13 era realment la final.
