Ah, el viatger de negocis. Hollywood ens hauria de fer creure que aquestes persones són guerrers de carretera mundials que viuen de maletes batudes i subsisteixen en aliments dubtosos de l’aeroport. Estan privats de son, el jet ha restat i s’afanyen constantment a fer reunions, aplicar maquillatge o fer funcionar una màquina elèctrica sobre les seves ombres de les cinc hores a les places posteriors dels taxis.
I, tot i que els viatges de negocis poden ser frustrants, no ha de ser així.
Els viatgers de negocis més experimentats saben fer cada reunió amb facilitat. Mai no semblen arruïnats, arrugats, ni d’ulls ensangonats. Fins i tot saben passar una bona estona mentre visiten una nova ciutat, i també podeu fer-ho. Per saber com hem parlat amb alguns experts en viatges de negocis de Booking.com. Aquí teniu el que havien de dir.
Reservar l’hotel adequat és tant art com ciència
Si viatgeu per una ciutat per primera vegada, convé investigar coses com la viabilitat i la situació de trànsit en hora punta. Però com que el trànsit està fora de control, feu el possible per treure'l de l'equació de la vostra planificació. Seqouya Springfield, un directiu d’atenció al client de Booking.com amb seu a Orlando, va destacar la importància de reservar el vostre allotjament el més a prop possible de l’oficina o centre de convencions del vostre client.
"Encara que trobeu un hotel més barat o un amb millors serveis més lluny de la vostra destinació, esteu fent una compensació pel que fa a costos de viatge i temps de viatge", va dir. "No sabeu com serà el trànsit en una ciutat nova, així que l'elecció més intel·ligent és l'hotel més proper a la vostra destinació."
Va afegir que hi ha uns quants errors en la creació que poden generar mals de cap importants per als viatgers de negocis.
"Si algú de la vostra empresa reserva la seva habitació, assegureu-vos que reserveu al lloc adequat", va dir. "Compartiu les vostres preferències i les vostres prioritats amb l'assistent administratiu o qualsevol altra persona que faci la reserva a la vostra habitació. Assegureu-vos que també sàpiguen on són les vostres reunions."
"I", va afegir, "si estan reservant una targeta que no és al vostre nom, consulteu l'hotel amb antelació per saber si necessiteu un formulari d'autorització, i assegureu-vos que els noms de tots estan a la sala si viatgem amb un grup!
Pack com un professional
Dov Dorati és un especialista en col·laboració a Miami, amb Booking.com i un veterà viatger de negocis. També es troba fermament a "mai comprovar la bossa a menys que hagi de campar". Llavors, com es manté pressionada i punxeguda quan viu sense embuts?
"Compra tantes peces sense arrugues", va dir. "Si teniu previst portar un vestit o una jaqueta a la reunió del vostre client, porteu la jaqueta a l'avió. Això estalviarà espai a la bossa i evitareu que la jaqueta s'esquinciï en el trànsit. Porteu les sabates més grans i embossades l'avió també. "
Doneu-vos molt temps
Teniu molt al vostre plat, així que voleu minimitzar el temps de viatge reservant un vol que arribi amb prou temps per arribar al vostre destí, oi?
Mal.
"Si tens una reunió al matí, vola la nit abans", va dir Miles McMullin, responsable de comptes de l'equip de Booking.com per a empreses. "No teniu cap control sobre els retards de vols, així que dediqueu-vos molt de temps viatjant la nit anterior. Sempre podeu fer feina després d'arribar, i fins i tot podreu tenir temps per explorar la ciutat també".
Una altra manera de maximitzar el vostre temps i minimitzar l’estrès és evitar les connexions sempre que sigui possible. Si teniu disponibilitat, aconsegueu vols directes a la vostra destinació.
I un cop heu arribat, no cometeu l’error de menystenir el trànsit. Si esteu a una ciutat nova i no coneixeu la situació del trànsit, consulteu més temps per viatjar a l’oficina del vostre client del que creieu que potser necessiteu. No hi ha res pitjor que sortir tard!
La reserva d’última hora pot ser una benedicció i una maledicció
És impossible d’evitar els viatges empresarials d’última hora, sobretot si estàs en una funció de client. Però, com va assenyalar Miles, la reserva d’un hotel d’última hora pot ajudar-vos a fer una estada més estreta.
"Els hotels solen descomptar el seu inventari no venut (això significa que hi ha habitacions vacants) a l'últim minut per intentar minimitzar les pèrdues", va dir Miles. "Així que sovint podeu obtenir una habitació més bonica en un hotel fantàstic per molt menys del que pagaves normalment per una habitació comparable".
Però també hi ha un inconvenient per viatjar d'última hora: el vol serà molt més car que si haguessis reservat amb antelació. La lliçó aquí? Reserveu vols el més aviat possible i considereu que les habitacions siguin més a prop de les dates de viatge si la vostra empresa us permetrà.
Entretenir amb estil
Una de les millors parts del viatge de negocis és la presa de clients a la ciutat per sopar (i potser algunes begudes). Pot ser un moment clau per cimentar una relació de treball o establir un acord nou. També pot ser un camp de mines potencial si no heu fet els deures.
"El primer pas és conèixer les vostres opcions", va dir Dov. "Llocs com OpenTable són uns recursos fantàstics a l’hora de investigar restaurants d’una ciutat nova. Llegiu les ressenyes i mireu sempre el menú per assegurar-vos que realment s’ho poden permetre. I, això és crític, feu una reserva sempre. No hi ha res. més vergonyós que treure un client i no poder obtenir una taula ".
Miles també va afegir algunes paraules sobre la saviesa sobre el tema:
"Pregunteu als locals sobre els seus llocs preferits", va dir. "Parleu amb els vostres bartenders i servidors sobre on els agrada anar. Pregunteu també al personal de l'hotel. Podreu impressionar un client portant-lo a un preferit local en lloc només de triar el lloc més elegant de la ciutat."
Ara que heu escoltat els experts, el vostre proper viatge de negocis hauria de ser menys estressant, més productiu i potser fins i tot molt més divertit. Us deixarem amb un últim consell: no perdeu els rebuts! Porteu una carpeta i poseu-hi tots els rebuts i feu una foto amb cadascú amb el telèfon. Això farà que el vostre proper informe de despeses sigui molt menys dolorós per emplenar-lo.
