Com és això per a un escenari familiar? Et despertes, apagueu l’alarma i, amb els ulls ensangonats, s’aboca una tassa de cafè amb una mà mentre l’altra es desplaça per la vostra safata d’entrada per veure què us va faltar en les hores que dormíeu.
Potser en contesteu; potser no. Si el vostre transport comporta un transport públic, sens dubte us notificaran les noves notificacions per correu electrònic. Voleu respondre o pensar a respondre més tard del dia. Un cop a l’oficina, tornes a obrir la safata d’entrada. Comproveu la vostra llista de tasques, veieu que teniu uns quants missatges de seguiment per escriure.
I així passa el dia: No hi ha cap safata d'entrada zero. T’està atrapat en una desagradable web d’enviament i recepció. Ja s’atura?
Un estudi canadenc publicat fa un parell de mesos va descobrir que no, realment (tot i que estic segur que sabíeu que era una pregunta retòrica). De fet, les seves troballes van revelar que passes un terç del temps a l’oficina per correu electrònic i el 50% d’aquest quan treballes a casa. No és estrany, però encara és destacable el fet que "el 30% d'aquest temps, els correus electrònics no són urgents ni importants".
Aquí teniu la informació sobre aquestes estadístiques: "11, 7 hores treballades i 5, 3 hores a casa". Això no és uns dies. No és, per exemple, el dia que tornis de vacances d’estiu de dues setmanes. És cada dia . I si aquests no són números sobresortidors, no sé què és.
Per analitzar-ho encara més, els investigadors van trobar que "els treballadors envien i reben una mitjana de 86 missatges de correu electrònic relacionats amb la feina i 25 de casa".
Això és un munt de correu electrònic.
Com s’aconsegueix fer res si se’t enterra a respondre, respondre, reenviar, respondre de nou, fer un registre d’enllaç a aquesta persona i fer el seguiment? La resposta, estic segura, és que no ho ets.
Què podeu fer, doncs, per passar menys temps a la safata d'entrada? Identifiqueu els punts de dolor més grans i convertiu-lo en un objectiu aquesta setmana per treballar per afrontar-los.
El teu cap t’envia missatges no urgents després d’hores i caps de setmana? Aquest consell explica com abordar aquest tema complicat i parlar-li sobre aquesta pràctica.
Esteu en una cadena de correu electrònic en grup que conté respostes breus? Si és així, traslladeu-lo a una sala de xat.
Tens pressa per arribar a la safata d'entrada zero, donant com a resposta la gent tan aviat com escolteu el ping? Respon només als missatges urgents i deixi la resta per al final del dia.
Sents que la majoria dels teus missatges no són importants? Pren el control de la situació suprimint qualsevol cosa que no requereixi cap resposta i donar-se de baixa de butlletins que no tinguin cap incidència en el teu treball.
Esteu passant infinitat de temps responent a persones amb les mateixes preguntes. Redacteu les respostes enllaunades per estalviar temps i energia cerebral. Els suggeriments de plantilla Kayla Matthews de l’escriptor Muse són perfectes per a cinc situacions habituals.
Al cap i a la fi, és la vostra safata d'entrada La manera de triar el seu funcionament al final té un paper important en l’impacte negatiu que pot tenir en la seva vida. Si valoreu el vostre temps i apreciau el benestar i la sensació de satisfacció que es deriva de ser productius, us correspon donar la volta a aquests xocs impactants.
