Sóc professional per arribar a la safata d'entrada zero. Dit això, encara no estic a l'altura de l'escala, de manera que només rebo un bon grapat de correus electrònics una hora.
Però a mesura que comenceu a pujar a les files, aquest número de notificació es fa més gran. I el que és més important, també ho fa el nombre d’altres responsabilitats que assumeix. Bàsicament, el correu electrònic es desplaça al final de la llista de "coses que has de fer" perquè ho ha de fer.
Tot i això, això no impedeix que els missatges s’acumulin. Tot i que molta gent utilitza aplicacions i dispositius per gestionar el flux, el conseller delegat Tom Patterson adopta un altre enfocament. Segons un dels articles de LinkedIn més valorats de l'any, ha solucionat aquest problema mitjançant un missatge OOO mentre es trobava a l'oficina :
Bastant llest, no? Com a directiu, això li va permetre centrar-se en les coses que importaven i alhora va animar el seu equip a resoldre els seus propis problemes. Betty Liu, principal influencer de LinkedIn i autora de l'article, resumeix per què aquest enfocament funciona tan bé:
"Les qüestions que semblaven urgents es van resoldre sense 200 correus electrònics sobre un terreny" Respon a tot ". Les coses realment urgents eren les trucades telefòniques. I si la gent de Tom sabia que només s’havia d’interrompre per qüestions realment importants, s’ho prenien per prendre les seves pròpies decisions. Res d’això hauria passat si Tom estigués disponible tot el temps per correu electrònic per tenir cura de tots els petits detalls. "
Dit això, probablement no sou cap director general, cosa que significa que aquesta tècnica no pot funcionar per vosaltres i fins i tot pot molestar a algunes persones per sobre i per sota vostre. Però el que això suggereix és que també hi ha maneres d’utilitzar missatges OOO per ajudar-vos a sortir.
Per exemple, quan esteu a punt de marxar de vacances, podeu configurar el vostre missatge OOO un dia més aviat per reduir els retrocés innecessaris. O bé, podeu crear una resposta automàtica per sortir cada cap de setmana per entrenar el cap per enviar menys missatges després de les hores de treball. O bé, podeu utilitzar-lo una tarda per al vostre equip intern quan intenteu embolicar un projecte enorme i no tindreu temps per respondre a qüestions no urgents.
Sembla així:
Aquesta tarda estic completant l’informe de dades trimestral. Per aconseguir que es faci amb el temps (i que sigui bo per a tots els vostres amics), només responc als correus electrònics urgents entre les 13 i les 18 hores. Després d’això, tornaré a tots. Gràcies per entendre!
El meu punt? No heu de ser conseller delegat per controlar la vostra safata d’entrada. Només heu d’estar disposats a trobar un enfocament que tingui sentit per a vosaltres (i el vostre equip).
