Permeteu-me començar admetent alguna cosa vergonya. Quan fa dos anys vaig sentir que es parlava de “magre” i “standup” entre l’equip sènior de la meva empresa, vaig pensar que estaríem a punt de començar una nova iniciativa de RRHH sobre salut i postura dels empleats.
Vaig estar super equivocat al respecte. (Els meus col·laboradors em trolaran sense parar sobre això quan vegin aquest article.)
El que realment va implementar la meva empresa va ser una nova rutina diària de reunions diàries de 15 minuts anomenades "parades", on els membres de l'equip donen breus actualitzacions sobre les següents qüestions:
- Què vau completar ahir?
- Què hi ha en marxa per avui?
- Alguna cosa us impedeix completar alguna cosa?
Cada membre de l'equip està dempeus durant aquesta reunió, ja que es pensa que aquesta postura permet assegurar un millor enfocament que seure. En teoria, els avantatges són perfectes per a la productivitat, ja que tallen el greix de les llargues reunions on ningú no presta atenció i tothom es deixa apartar del treball real. I no es tracta només de donar informes d’estat. Els equips identifiquen les prioritats i els reptes al principi del dia de manera que puguin planejar eliminar els bloquejadors i assegurar-se que el camí per a la resta del treball del dia és clar.
Té sentit que les petites empreses influïdes en pensar en "Lean Startup" (tl; dr: fer més amb menys) experimentin amb solucions innovadores. Quan sou petit i àgil, no teniu temps per a les despeses generals. A la meva empresa, Bureau Blank, tenim sis equips bàsics –estratègia, disseny, web, serveis al client, operacions i desenvolupament de negocis– i en un moment donat, estem treballant fins a 20 projectes per a 10 o més clients. El nostre equip també compta amb només 10 persones, de manera que cada vegada portem diversos barrets. Una empresa com la nostra necessita alguna cosa per mantenir tothom organitzat i informat.
Quan funcionen
Llavors, funcionen? He vist que les solucions són molt útils quan …
Els terminis són fixats
Alguna vegada has escoltat aquesta dita: "Quan fas un pla, Déu riu?" Bé, Déu ha de donar un cop de peu als gestors de projectes per intentar controlar el temps amb estimacions i terminis. Quan inevitablement es produeixen aquests moments en què coincideixen dos terminis crítics el mateix dia, els plantejaments són útils perquè els equips miren el calendari junts mentre donen les seves actualitzacions. Podeu veure les fites que s’acosten abans que arribin i podeu fer plans per ajustar les prioritats o les càrregues de treball en conseqüència.
T'agraden les llistes de fer
Des que mantenim standups, també hem estat utilitzant sistemes de gestió de projectes com Basecamp i JIRA. Aquests sistemes permeten a tothom veure totes les caselles (literalment) que s’han de revisar abans que un lloc web o logotip pugui ser lliurat a un client. Durant les intervencions, els membres de l’equip poden assenyalar ràpidament les tasques en què treballen i la reunió es va acabar de manera definitiva.
Voleu obtenir més informació sobre el que fa un altre equip
Un dels avantatges d’estar en una petita empresa és que les oportunitats d’aprendre són sempre presents. La plantilla de tots els equips es registra al nostre sistema de gestió de projectes, de manera que sempre puc veure com els membres d’un altre departament contribueixen a un projecte en el qual estic treballant.
Aquí hi ha un possible escenari: per al desenvolupament de llocs web, el meu equip d’estratègia realitzarà investigacions sobre la indústria del nostre client per cercar tendències i notarem, per exemple, que hi ha més llocs sense ànim de lucre que adopten llocs web amb resposta. Quan els nostres desenvolupadors comencin a crear el lloc, puc revisar el seu mètode inicial per veure els passos que s’estan realitzant per mostrar el lloc en pantalles de diverses mides i demanar-los que comparteixin informació amb mi. Això és una victòria positiva perquè aconsegueixo aprendre alguna cosa nova i mostrar interès pels meus companys de feina (cosa que fa un llarg camí per la moral individual i empresarial).
Què heu de vigilar
Els grups d'atenció també poden revelar reptes que haurien de promoure l'acció dels equips i els directius. Aquí teniu què mirar:
Feina que no es distribueix ni s'aconsegueix de manera uniforme
Les parades de mostres revelaran ràpidament la quantitat de treball que fa tothom. Quan tothom reporta el que treballa, és possible que de vegades tingueu membres de l’equip amb tasques que semblen caure “en curs”. No us espanteu ni tireu a conclusions que el vostre col·laborador no dirigeix bé el seu temps. Recordeu que “l’ocupat” no és l’objectiu de l’alerta, la comunicació és. Tant si ets el seu responsable com el seu col.lega, treballa amb ell per comprendre la profunditat de la tasca. Comproveu si és massa important per a una sola persona o si podeu ajudar a desglossar la tasca en passos més petits.
Algú sembla estar en una pàgina diferent
Les plantilles també es coneixen amb el nom de "scrums", un terme que prové de la formació de rugbi dels equips que s'uneixen per obtenir el control de la pilota. A la feina, com en els esports, si algun membre de l'equip únic no està alineat amb els objectius o tira el seu pes, la resta de l'equip en pateix. Si experimenteu amb solucions especials, observeu els membres de l’equip que semblen no prestar atenció quan altres parlen o donen actualitzacions vagues sobre el que treballen. Potser no es desvinculi. És possible que no entenguin el context, els objectius o les responsabilitats en què treballen. Feu temps per a una reunió individualitzada per abordar els reptes directament.
No hi ha prou feina
Els punts de vista, com les llistes de tasques, es creen per a la satisfacció instantània. Quan creus les tasques i avances en el teu treball, et sembla impressionant! Però, si no hi ha prou feina per a la vostra empresa o el seu equip, la posada a punt pot tenir ganes de aixecar la mateixa pesa lleugera al gimnàs cada dia. Segur, segueixes la rutina, però no estàs fent més fort. Per no dir, t’avorreixes. Si la càrrega de treball del vostre equip és lleugera, l’alerta pot esdevenir una molèstia fent que els membres de l’equip perdin interès. Un cop desaparegut l’interès per un membre de l’equip, la productivitat i el compromís amb l’empresa també poden esvair.
Si arribeu a un període de treball lent, considereu si heu de posar en suspens les funcions i afegir altres tipus d'activitats de creació d'equips a la combinació.
Els punts de vista, com el programari o les màquines, són eines. No resolen els problemes per si sols. Però sí que requereixen un desplegament minuciós i una atenció especial a l’element humà per assegurar-vos que creeu un entorn obert i vocal, on els equips treballin junts per aconseguir la feina.
