Heu creat el que considereu com a correu electrònic perfecte. És amable, però no massa amable. Està ben organitzat, amb seccions amb valent i punts de bala. Fins i tot vas llançar un emoji adorable per bona mesura.
Premeu "Envia" la seva obra mestra i espereu que les respostes inevitables comencin a gravar-vos. Espereu una hora i quatre hores i dos dies. Tot el que heu escoltat en resposta a aquell missatge perfectament polit del vostre? Grills, i el so de la teva frustració que ressona al teu cervell.
Què dóna? Vau pensar que heu seguit totes aquelles provades i veritables regles de correu electrònic. Heu comprovat quàdruple que l’heu enviat als destinataris adequats. Fins i tot el heu llegit per 800a vegada per assegurar-vos que res es podia interpretar malament com a agressiu maleducat o passiu. Llavors, per què només obteniu silenci radiofònic a canvi?
Alenteu el ritme: podríeu anul·lar-lo. De fet, podria ser que el vostre correu electrònic sigui massa llarg .
Massa llarg?
Esteu emocionats quan heu de llançar un correu electrònic tan dens que us permet donar un cop de mà tant per desplaçar-vos? Probablement no. És probable que els vostres destinataris se sentin de la mateixa manera.
Segons la investigació realitzada per l’extensió de correu electrònic, Boomerang, la longitud ideal és d’entre 50 i 125 paraules. Els missatges d'aquest interval van donar taxes de resposta per sobre del 50%.
Com és exactament aquest aspecte? Mireu cap amunt a "Massa llarg?" I, a continuació, atureu els ulls aquí . És a dir 87 paraules, que es troba a la meitat de la gamma en què voleu estar.
Boomerang va trobar que els índexs de resposta van disminuir del 50% per als correus electrònics de 125 paraules, al 44% als correus electrònics de 500 paraules. Per a missatges que eren increïbles de 2.500 paraules o més? Els índexs de resposta han tingut un autèntic nervi: per sota del 35%.
Veure què vull dir? Els missatges que fa temps que heu estat escorcollant probablement faran que les persones esquincessin. És millor deixar les coses curtes (però no massa curtes, al capdavall voleu quedar per sobre d’aquestes 50 paraules).
Com reduir els correus electrònics
"Però tot el que dic és molt important", murmureu a vosaltres mateixos ara mateix. Confieu en mi, ho aconsegueixo, jo també puc ser un escriptor molt divertit. Tanmateix, des que faig cartes amb les lletres, he aconseguit aprendre alguns trucs i tàctiques que m'ajuden a mantenir-ne el control.
1. Busqueu les comes
Aquest és un dels meus trucs preferits per fer servir quan sé que he de retallar una mica d’escriptura. Faig un cop d'ull a tota la peça, mantenint els ulls pelats per les comes. Tot i que sovint es poden incloure en les llistes, també les trobareu després de moltes frases curtes d’introducció (ja n’he utilitzat força en aquest article).
Quan intenteu que les coses siguin curtes, es poden eliminar fàcilment aquestes frases sense sacrificar el vostre missatge global. Des de frases com: "Només ser clar", a "Per si us preguntaveu", fins a un simple "No cal dir", són qualificatius innecessaris que només ocupen béns immobles preciosos.
2. Elimineu els adjectius i els adverbis
La supressió dels adjectius florits i els adverbis inútils del vostre correu electrònic despertadament llarg pot fer-la més curta. Voleu un exemple? Elimineu-los de la primera frase i us quedaran: "Eliminar adjectius i adverbis del vostre correu electrònic pot fer que sigui més curt."
Sí, poden aportar una mica d’amabilitat i un to de conversa als teus missatges. Però, quan voleu reduir el nombre de paraules, haurien de ser una de les primeres coses a seguir. Al cap i a la fi, és totalment possible escriure correus electrònics més curts sense sortir tan fred ni maleducat.
3. Perfeccionar el focus
Si feu aquests dos passos i encara us trobeu per sobre d'aquest límit de 125 paraules, podríeu intentar cobrir massa. Seria millor dividir les coses en diferents missatges més curts?
En lloc d’enviar un equip complet a tot l’equip que discuteixi els detalls del vostre projecte recent, demana idees per al picnic de l’empresa i també recorda a tothom que s’acosta l’aniversari del seu cap, tria un tema i s’adhereix-hi. No només el vostre correu electrònic serà més curt, sinó també més organitzat.
Preneu-me-la, sé que escurçar la vostra redacció no sempre és una tasca fàcil; hi ha un motiu pel qual William Faulkner s'hi referia com "matar als vostres estimats".
Si encara lluiteu per evitar escriure Guerra i pau , pregunteu-vos això: si aquest tema és tan massiu, és el més adequat per al correu electrònic? O bé, haureu de recollir el telèfon, programar una reunió o fins i tot crear un Google Doc on tothom pugui col·laborar, en lloc de bloquejar les bústies de sortida de tothom?
Si ens plantejem aquesta consideració prèvia, juntament amb els tres consells anteriors, voldrem dir que els vostres correus electrònics són breus, i, el més important, responen.
