Sigui quines dades tingueu, a full de càlcul, com Excel, és un gran lloc per emmagatzemar-lo. Excel disposa d'eines integrades que us ajudaran a fer un seguiment de les dades i a trobar informació específica quan vulgueu. Amb els seus centenars de columnes i milers de files, un full de càlcul Excel pot contenir una enorme quantitat de dades.
Excel també és més senzill d'utilitzar que un programa de bases de dades complet com Microsoft Access. Les dades es poden introduir fàcilment al full de càlcul i, amb només uns quants clics del ratolí, podeu ordenar les vostres dades i cercar el que voleu.
Introduir dades a taules d'Excel
El format bàsic per emmagatzemar dades a Excel és una taula. En una taula, les dades s'introdueixen a les files. Cada fila es coneix com un registre. Una vegada creada una taula, les eines de dades d'Excel es poden utilitzar per buscar, ordenar i filtrar els registres per trobar informació específica.
Introduir les dades de la taula
El primer pas per crear una taula és introduir les dades. En fer-ho, és important assegurar-se que s'introdueix correctament. Com a exemple, assegureu-vos que no deixeu cap cèl·lula buida quan creeu la vostra taula, tal acció pot causar problemes en el futur.
Els errors de dades, provocats per l'entrada incorrecta de dades, són la font de molts problemes relacionats amb la gestió de dades. Si les dades s'introdueixen correctament al principi, és més probable que el programa us retorni els resultats que desitgeu.
Files i columnes d'Excel
Files en una taula
Com es va esmentar anteriorment, les files de dades es coneixen com a registres. Quan introduïu registres, teniu en compte aquestes pautes:
- No deixeu cap fila en blanc a la taula que s'està creant, ni tan sols entre els encapçalaments i la primera fila de dades.
- Un registre pot contenir dades sobre només un element específic.
- Un registre també ha de contenir TOTES les dades de la llista sobre aquest element. No es pot obtenir informació sobre un element en més d'una fila.
- Per crear una llista, una taula de dades ha de contenir almenys dos registres de dades.
Columnes en una taula
Tot i que les files a la taula es denominen registres, es coneixen les columnes camps. Cada columna necessita un encapçalament per identificar les dades que conté; Aquests encapçalaments s'anomenen noms de camp.
- Els noms de camp s'utilitzen per garantir que les dades de cada registre s'introdueixin en la mateixa seqüència.
- Assegureu-vos que totes les dades d'una columna s'introdueixen amb el mateix format. Si comença a introduir números com a dígits (com ara 10 o 20), manteniu-lo al dia. No canvieu de pas i comença a introduir números com a paraules (com deu o vint). Sea coherent.
- No deixeu cap columna en blanc a la taula.
- Per crear una llista, una taula ha de tenir almenys dues columnes d'ample.
Creació d'una llista a Excel
Ús de l'opció del filtre
Un cop les dades s'han introduït correctament en una taula amb encapçalaments adequats, es pot convertir a una llista utilitzant el Filtre opció.
- Selecciona qualsevol cel·la de la taula.
- Trieu Inici> Ordenar i filtre> Filtre des de la pestanya Inici.
- La taula ara mostrarà petites fletxes desplegables al costat de cada capçalera.
Gestionant les vostres llistes de dades
- Hi haurà fletxes cap avall al costat de cada nom de camp que obri els menús desplegables quan es fa clic.
- Els menús desplegables contenen opcions per ordenar la llista per qualsevol dels noms de camp i per cercar a la llista de registres que coincideixen amb certs criteris.
