Els viatges de negocis us porten no només lluny de l’oficina, sinó també molt lluny de la vostra rutina habitual. Quan no esteu dormint al mateix llit, mengeu el mateix menjar o treballeu al mateix escriptori, pot ser difícil entrar en la vostra mentalitat que treballa amb força.
Tot i això, malgrat el retard de reaccions i les reunions d’atenció al darrere que probablement hagueu planificat, hi ha alguns passos fàcils de fer per ajustar, fent que qualsevol viatge de treball sigui productiu. Per obtenir més informació, vaig parlar amb quatre guerrers de la carretera que van revelar els seus secrets per iniciar-se ràpidament en el negoci, mantenir-se concentrat i produir un gran treball, fins i tot quan estàs en marxa.
1. Deixeu que la tecnologia sigui la vostra assistent
Abans de marxar, decidiu quins dels vostres gadgets us serviran millor durant el viatge i empaqueu-los en conseqüència. Necessiteu el vostre ordinador portàtil per a projectes d’escriptura pesats, o bé el vostre telèfon intel·ligent i tauleta serà suficient? En funció de l’enfocament del viatge, potser podreu alleugerir la vostra càrrega i deixar alguns dispositius a casa.
Tot el que decidiu aportar, és essencial tenir accés a una connexió Wi-Fi fiable. La majoria de les grans companyies aèries ho ofereixen com a servei de vol, però comproven la disponibilitat i els preus abans de reservar un vol. Per a volants freqüents, Amanda Augustine, experta en recerca de feina per a TheLadders, recomana comprar un pla d’un servei com Gogo, un servei d’internet en vol que cobreix diverses companyies aèries. Per descomptat, també haureu de funcionar després del vol, així que assegureu-vos de verificar la disponibilitat de Wi-Fi al vostre hotel, centre de conferències i espai de reunions.
2. Planifica tot
Fins i tot en l’era electrònica, encara s’apliquen enfocaments empresarials de llarga durada. "Abans de marxar, uneix una llista amb el que has de portar", suggereix Meryl Pearlstein, propietària de MDP Publicity. Penseu en qualsevol cosa que pugui necessitar, des de vestuari comercial i material d'oficina fins a cosmètics i carregadors de bateries, de manera que tots els vostres elements imprescindibles estiguin fidelment al vostre costat, fins i tot a quilòmetres de casa. A molts guerrers de carretera també els agrada aportar algunes comoditats des de casa (com un coixí de casa o una dessuadora còmoda preferida) per ajudar-los a ajustar-se ràpidament als seus entorns fora de casa.
I ja que els viatges mai no van exactament com estava previst, assegureu-vos que els comptes de la llista de possibles emergències i retards. Si comproveu una bossa, envieu un canvi de roba, un raspall de dents, una mica de maquillatge i tot el que necessiteu per al primer dia de treball del vostre transport. (O, apreneu a empaquetar de manera més eficient i només agafar endavant.)
A més de l’essencial, Dawn Wilcox, directora gerent de la pràctica d’impacte social d’Allison + Partners, li agrada guardar una carpeta amb la seva programació de vols i els detalls de viatge al seu reportatge per a un fàcil accés. En eixa nota, també suggereix que reserveu sempre un vol directe en lloc d'un de connexió. A més de sis hores extra a l'aeroport de Las Vegas, els retards poden afectar greument l'estat d'ànim, la productivitat i el calendari de reunions.
3. Comunicar-se a la vostra oficina abans de sortir
Una de les parts més difícils del viatge de negocis és mantenir-se amb la càrrega de treball normal quan la rutina del dia a dia no és del tot normal. Per tant, la preparació és clau per assegurar-se que tot l’oficina es manté en pista mentre estàs fora.
Abans de sortir cap a la sortida, reuniu-vos amb els vostres equips del projecte per obtenir actualitzacions d’estat i revisar els terminis propers. Augustine destaca que és extremadament important comunicar-se amb el vostre equip quan estareu disponibles per telèfon o comprovant el vostre correu electrònic i quan no estigueu totalment disponibles. Informeu-vos també a tothom voleu contactar en cas d’emergència (per text? Per correu electrònic marcat com a “Urgent?”), de manera que podeu abordar problemes pressionants entre les reunions.
A continuació, configureu el missatge fora de la oficina perquè indiqui una persona puntual per a consultes i estableixi les expectatives de comunicació (per exemple, "Si teniu una pregunta relativa a la conferència de vendes el mes que ve, contacteu amb Amanda Johnston. Respondré a les consultes generals quan Torno a l'oficina el dilluns. ”)
4. Familiaritzeu-vos amb el vostre destí
Abans d’arribar realment, descobreix on s’allotjarà i què hi ha a prop. On és la botiga de queviures més propera on es poden berenar? El centre de conferències és a poca distància? Pearlstein suggereix esbrinar el difícil que serà trobar un taxi, sobretot a la nit (si no esteu a una zona de gran trànsit, potser seria millor concertar un servei de cotxe).
Si coneixeu aquesta informació abans d’arribar us farà estalviar temps valuós quan hi arribeu, de manera que podreu establir-vos i obtenir dret a la feina. (Però com que probablement encara haureu de prendre algunes decisions sobre el vol, carregueu el telèfon o la tauleta amb aplicacions que us facilitin el viatge, com OpenTable per a reserves de sopar i Uber per al servei de cotxe.)
5. Configureu la opció a dos per fer a la ruta
Aprofiteu el vostre temps de desplaçament per ser productiu, en lloc d’estalviar-lo per a la vostra destinació. "Fes una llista d'objectius per a què vols fer en trànsit", recomana Randi Brill, director general de Quarasan i fundador del professor Peach a Chicago. "Si dius, ho faré quan arribi a l'hotel", afegeix, probablement no hi arribaràs; després d'un dia complet de viatge, estareu esgotats. Però, no us desplaceu: Wilcox prefereix treballar durant els tres primers quarts del vol i passar l’última cama relaxant-vos.
Per ajudar a augmentar la vostra productivitat en trànsit, considereu la inscripció a programes de fidelització d'hotels o aerolínies o targetes de crèdit comercial que ofereixen avantatges de viatge. Susan Baroncini-Moe, estratega de negocis d'Indianapolis i autora de Business in Blue Jeans, utilitza els salons del club de la companyia aèria sempre que és possible, però "també va invertir en alguns auriculars d'alta qualitat per cancel·lar el soroll", que l'ajuden a treballar bé en espais concorreguts.
6. Cerqueu el vostre focus
Un cop aterrat i arribat al registre, feu tot el que calgui per optimitzar el vostre temps i confort, segons diu Baroncini-Moe. Si desempaquetar immediatament us ajuda a sentir-vos més organitzat, o bé emmagatzemar el vostre mini-nevera amb cafè gelat, us aconseguireu tornar a treballar, reconèixer el que us ajudi a sentir-vos assentat i fer-ho.
Quan treballeu a la vostra habitació d’hotel, Pearlstein suggereix que us assegueu a un escriptori o taula i configureu-lo per semblar-se al vostre espai de treball habitual: desempareu l’ordinador portàtil, busqueu una presa per al vostre telèfon i els carregadors d’ordinador, connecteu-vos a la wifi i organitzeu-vos. els fitxers i organitzeu els materials d'oficina que necessiteu. Amb el vostre escriptori a punt per anar-hi, tindreu un temps més senzill per anar bé al treball quan accediu a la sala d’hotel entre reunions.
Però, per molt productius que siguis, també és important esbrinar com desfer-se al final d’un llarg dia. Baroncini-Moe prefereix recarregar-se amb una mica de temps: un sopar tranquil, un bon llibre, trucada telefònica amb el seu marit i la meditació. Quan trobis temps per relaxar-te a la nit, l’endemà estaràs més atent, productiu i amb més energia.
Finalment, “Aprofita que viatges”, suggereix Pearlstein. Al final d’un viatge a Vancouver, durant un allotjament de dues hores a l’aeroport, Pearlstein va decidir anar a fer una gira de turisme ràpid per la ciutat, tornant a temps per agafar el vol. Per descomptat, el motiu principal del vostre viatge és el negoci, però això no significa que tampoc no pugueu veure els llocs d'interès.
