Tant si es treballa per a una petita empresa, una corporació enorme, com qualsevol cosa entremig, una bona comunicació i un intercanvi d'informació regular són vitals per tenir èxit. A l'igual que els negocis en si mateix, les reunions han de ser una manera valuosa d'assegurar-se que tothom treballa intensament cap a la mateixa estrella nord.
I, tanmateix, la majoria els odiem. Com és probable que tot ho sabeu bé, les reunions sovint són contraproduents i ocupen més temps del que valen. No hi ha molt pitjor que sortir de l’habitació preguntant-se què passes una hora fent, sobretot en un dia ple d’embarcacions.
Però han de ser així? No, no. Per aprofitar al màxim qualsevol reunió que programi o assisteixi, només cal evitar conscientment els temps més problemàtics. Necessiteu ajuda? Creem una llista de trucs que podeu utilitzar per a reunions més curtes i productives que probablement siguin un ús excel·lent del temps de tots.
1. Problemes tècnics del banish
Els segons gastats en problemes tècnics poden morir ràpidament en minuts o, pitjor, fins a la meitat d’una reunió. Això és especialment comú quan es tracta de comunicar-se amb persones que no estan físicament presents. Ja que l’únic que vol qualsevol persona és asseure’t mentre intenteu connectar l’ordinador portàtil a un projector o escoltar 10 minuts de “Pots escoltar-me ara?” De algú que s’uneixi de forma remota, poseu-vos equipat amb les eines adequades per fer-ho. tot funciona correctament.
A més de compartir tecnologia de projecció i projecció de pantalla per a tothom, és imprescindible un programari fiable que et connecti amb companys d'equip remots. La versió gratuïta d’Skype Meetings és una solució excel·lent, ja que qualsevol pot afegir-se ràpidament amb un URL personalitzat (i fàcil de recordar) des de qualsevol dispositiu, sense haver de dedicar temps a registrar-se en un compte o a buscar números de marcació.
2. Planifiqueu reunions més curtes
La tradicional reunió d'una hora de durada pot aprofundir en allò que sembla per sempre, amb poca pressió per embolicar les coses i seguir endavant. Així doncs, planificar una reunió més curta pot fer meravelles sobre l'eficiència, simplement no hi ha temps per perdre!
A l’hora de preparar una reunió, repta’t a ser veritablement honest sobre el temps que durarà i, potser, programar una mica menys de temps del que penses que necessites. Recordeu que la durada de la reunió no ha de tenir una durada aproximada de 30 minuts i que l'afaitar-se només cinc o 10 minuts no necessiteu.
Consell recomanat: penseu en configurar un temporitzador a l’ordinador que tothom pot veure durant la reunió: veure que el temps de sortida marxa us ajudarà a mantenir el bon camí.
3. Configureu una agenda específica i ajusteu-la
Crear una agenda pot semblar una pràctica datada, però en realitat és una de les maneres més útils de mantenir una reunió avançant ràpidament. Penseu-hi: si només envieu una invitació per parlar de "ofertes de productes" sense cap altre context, tothom pot venir a la reunió amb diferents idees sobre el que es tractarà i perdreu el temps a la mateixa pàgina.
En el seu lloc, envieu una agenda un dia o dos abans i sigueu el més específic possible. Proveu el format senzill següent per a cada tema que debades:
- Tema específic
- Què cal preparar abans de la reunió
- Quines actualitzacions es donaran durant la reunió
- Quines preguntes cal respondre durant la reunió
És especialment important establir una quantitat de temps per a cada tema. Això us permetrà mantenir-vos sincers sobre el que es pot encaixar de manera realista a la reunió i us donarà llibertat lliure per avançar la gent quan arribi el moment del proper tema de l’agenda.
4. Mostra, no ho diguis
Una imatge diu 1.000 paraules, i això també s'aplica a reunions! Les imatges, gràfics i gràfics sovint us poden ajudar a comunicar-vos clarament en lloc de parlar amb cada punt, sense oblidar-vos d’estalviar temps a tothom.
Així que quan us prepareu, penseu en visuals que puguin facilitar la comunicació dels vostres pensaments. Per què passar temps explicant una actualització de producte quan la podreu demostrar en directe? Per què intentar trobar paraules per compartir una idea complexa quan un diagrama ho pugui fer en segons?
Si esteu a una habitació amb tots els vostres companys de feina, no tingueu por de saltar i utilitzar la pissarra o fer volar l’ordinador per mostrar el que esteu treballant. Si esteu trobant amb gent remota, això pot resultar més complicat, però productes com les reunions gratuïtes d’Skype solen oferir moltes eines de col·laboració que fan brisa de compartir pensaments i troballes visuals a la pantalla. Per exemple, la càrrega senzilla de PowerPoint de Skype Meetings gratuïta (amb eines interactives com un punter làser virtual) o la funció per compartir pantalla us permeten accedir a les visualitzacions que teníeu preparades amb antelació i l’eina de pissarra virtual permet que els vostres col·legues esbossin idees en temps real.
5. Saber com tothom pesa
Sí, una reunió hauria de tractar-se de col·laboració, però quan cadascú està intentant parlar de la seva peça, la conversa es pot convertir en una durada més llarga del que tots pretenien. Per tant, proveu de buscar maneres creatives perquè tothom pugui pesar sense necessàriament ocupar el temps de reunió.
Per exemple, les enquestes o una ràpida exhibició de mans són formes útils per evitar obtenir massa opinions o una discussió que es converteixi ràpidament en que tots parlin entre ells quan s’intenta obtenir un consens ràpid, una frustrant pèrdua de temps. Si realitzeu una reunió virtual, podríeu utilitzar una funció de missatgeria integrada, com ara les ofertes de productes gratuïtes de Skype Meetings per fer que les persones enviessin preguntes al qual es responguin al final o que permetin que se segueixi pensant no urgent. després de la reunió.
6. Talleu les reunions a les que realment no heu d’anar
Tot i que pot semblar que haureu d’assistir a totes les reunions a les quals estigueu convidats, està bé d’optar per una que sabeu que no serà un bon ús del vostre temps. Si no esteu presentant o no correlacioneu estretament amb alguna cosa en què esteu treballant, potser seria millor posar-vos al dia dels punts clau.
Recordeu que un bon empleat i un company d'equip fort sap prioritzar i ser productiu. Les vostres decisions i resultats afecten a tothom, així que recordeu-vos que la manera d’utilitzar el vostre temps també repercuteix en el vostre equip.
No estic segur de com optar per gràcia? Parleu directament amb l'organitzador per informar-lo que, mentre us agradi que sigueu connectats, esteu fent una gran soltura amb tot el que esteu treballant i preferireu posar-vos al dia més tard. Si l’organitzador és el vostre cap, assegureu-vos d’incloure una nota sobre el vostre progrés i el vostre pla específic per avançar amb alguna cosa així com: “Estic emocionat amb la discussió d’avui, però segueixo tirant números per a Project Blue. T'importaria si continués el cap baix i em quedés més tard?
Les reunions realment poden ser una de les millors estades del dia, sempre que estiguin planificades i dirigides magistralment. Aquests trucs han d’ajudar-vos a arribar-hi.
