Si us agraden molts de 9 a 5 anys, és probable que passis la major part del dia enviant correus electrònics, i la resta seguint-los.
Si només poguéssiu respondre a la vostra pregunta o obtenir aquests comentaris sobre el vostre informe d'alguna manera oportuna, podríeu fer-ho passar per la llista de tasques pendents i trucar-la un dia abans de la nit. Però, en canvi, el vostre correu electrònic sense resposta es troba enterrat a la safata d'entrada del gestor i us queda desesperat al vostre refugi, considerant seriosament un senyal SOS. Què fas?
Abans de tocar "enviar" en un altre correu electrònic de registre, canvieu la línia de l'assumpte a tots els límits i aneu a l'encantat punt d'exclamació vermell, utilitzeu aquests consells per aconseguir-ho bé.
1. Fes-lo Snappy
Sentiu aquests consells quan es tracta de totes les formes de comunicació, però transmetre el vostre missatge amb rapidesa és especialment important per al correu electrònic. Els blocs llargs de text semblen desagradables de llegir, especialment per als gestors que estan inundats constantment de missatges. Si un missatge és massa llarg, arrisca a deixar-se de banda i revisar quan hi ha més temps (que, en molts casos, mai).
Penseu breu, punyent i puntual. Utilitzeu vinyetes o llistes on pugueu. Mantingueu els paràgrafs de quatre a cinc línies cadascun, de manera que siguin fàcils de desnatar; heu de veure molt espai blanc al camp de missatges. I si això és massa dur, pot ser que sigui un signe que intenteu cobrir massa temes en un sol correu electrònic. Adjunteu-vos a un tema per correu electrònic i enviu-ne d’altres sota coberta independent.
2. Adreceu-vos a totes les peticions i sol·licituds potencials
Al mateix temps, voleu ser prou detallats al vostre correu electrònic que no hi ha lloc per a una mala interpretació o que el destinatari sol·liciti més informació. (L'últim que voleu és obtenir finalment aquesta resposta; i en lloc de rebre una decisió, rebeu una pregunta.)
Així, preveu les preguntes que podríeu rebre abans i responeu-les. Per exemple, si necessiteu que el vostre cap triï un lloc per a un esdeveniment proper, proporcioneu enllaços als llocs web de restaurants o hotels, adjunteu fotos dels espais que sabreu que voldrà veure i inclogui una comparació de costos per a les opcions. .
Recordeu-ho: com més feina realitzeu per al correu electrònic original, menys treball haureu de fer per seguir-lo.
3. Obteniu informació específica a la línia de temes
Escriviu línies de temes detallades de manera que el destinatari entengui de forma clara el problema i la crida a l’agència al cos del correu electrònic. Eviteu frases vagues com "Preguntes per a vosaltres" i "Una idea fantàstica per a la reunió", i utilitzeu una cosa així com: "Respost necessari: punts de l'agenda per a la reunió pressupostària del primer trimestre".
Aquesta estratègia també us ajudarà a cercar el missatge fàcilment a la safata d’entrada en cas que el destinatari truqui per parlar-ne en lloc de tornar-lo a escriure per correu electrònic.
4. Subratlleu els elements d’acció
Si trobeu més d'un punt o plantegeu més d'una pregunta al vostre correu electrònic, assegureu-vos que aquests articles es distingeixen de la resta de la narració, posant-los en negreta, destacant-los o ordenant-los en una llista de punts publicats. El contrast atrau naturalment l'ull del destinatari a la carn del missatge (la peça que no es pot permetre que perdi!) I és la guia perfecta per als skimmers que acceleren el correu electrònic.
5. Liderar amb el nombre de necessitats
Quin frustrant és quan heu presentat diverses opcions al correu electrònic per a què el destinatari triï, només rebre una resposta que digui "Sona bé!"? Per evitar-ho, assegureu-vos que els vostres objectius són clars des del primer moment. Si voleu missatges de correu electrònic que incloguin més d’una pregunta, tingueu en compte el nombre de consultes que hi ha a la primera línia del missatge de manera que el destinatari sàpiga exactament quantes cercar i adreçar. Si rugeu preguntes al llarg del missatge, el destinatari passa per alt la informació pertinent.
6. Saber quan agafar el telèfon
Si creieu que el tema requerirà (o requereix) diversos correus electrònics sense cap final de vista, salteu o atureu la discussió per correu electrònic del tot. Alguns negocis es gestionen millor per telèfon o de manera personalitzada, sobretot quan la logística o les relacions són complexes. De fet, la voluntat de sortir del darrere del correu electrònic no només és més eficaç en aquests casos, sinó que també mostra assertivitat i iniciativa.
Desitjar i esperar no obriran els vostres missatges, però aplicar aquests consells serà. I si podeu fer que els vostres correus electrònics destaquin i deixeu de girar les vostres rodes per fer seguiments, només penseu: en realitat podreu tenir més temps a les mans.
