La majoria de nosaltres podríem haver estat perfectament feliços sense PowerPoint a les nostres vides, però agradi o no, el programa omnipresent s’ha convertit en un element bàsic de l’oficina moderna.
Si trageu una idea, feu una recomanació o si intenteu incloure un gran grup de persones a la mateixa pàgina, una presentació sòlida de PowerPoint fa un llarg camí per ajudar-vos. Heus aquí 6 consells per brillar, la propera vegada és el moment que presentis:
1.
Segur, podeu confeccionar un conjunt de gràfics d’ingressos i esperem que les dades parlin per si soles. Però si creeu una història per guiar la discussió, la vostra presentació serà molt més forta. Una història ajuda al vostre públic a seguir els seus raonaments i us ajuda a que la discussió torni a estar en marxa quan finalitzi una tangent.
Dos arcs de història comuns són:
2
No hi ha res pitjor que obligar el vostre públic a mirar-se de peu a la pantalla i intentar desxifrar el vostre missatge. Si les diapositives es publicaran, els tipus de lletra de 14 punts estan bé. Però si voleu projectar-vos a una pantalla i presentar-vos a una habitació, manteniu el vostre tipus de lletra gran (molts experts recomanen almenys 28 punts). I, independentment, mantingueu-vos al marge dels tipus de lletra difícils.
3.
Els vostres punts de vinyeta han de ser frases clares i succintes. Eviteu incloure totes les paraules que digueu i no les necessiteu totes a la pàgina. No voleu que el vostre públic passi més temps en llegir les diapositives massa detallades que no us presti atenció.
4.
Si la vostra iniciativa de vendes té tres fases principals, prova de posar-les en tres caixes blaves –o millor encara tres fletxes-. Representeu la informació visualment per mantenir el vostre públic compromès. A ningú li agrada un conjunt de text. És avorrit.
5.
Tots els gràfics, gràfics o imatges han de ser fàcil d'explicar, prou grans per llegir, i clarament rellevants per al tema que ens ocupa. Ajudeu la vostra audiència a entendre el punt que esteu fent mitjançant el títol amb la vostra perspectiva ("Les vendes han augmentat un 15% aquest any, però el quart al quart") en lloc d'una descripció directa de les dades que vau rebre ("Vendes per trimestre") .
6.
O millor encara, implica l’audiència. Res no suposa una presentació avorrida, com ara demanar a l’audiència que vota en una enquesta, donar opinions o respondre una pregunta. Si us preocupa que l’habitació no respongui, podeu provar i demanar prèviament a algunes persones.
