L’altre dia, vaig enviar per correu electrònic a un company amb unes preguntes i vaig rebre la resposta: “Sóc més una persona de telèfon: em podeu trucar sobre això?”
He de dir, vaig quedar una mica xocat.
Sovint no trobeu algú que prefereix agafar el telèfon per realitzar negocis. Tenint en compte l’opció, suposo que la majoria d’empleats del lloc de treball típic escollirien per correu electrònic una trucada qualsevol dia. I té sentit: el correu electrònic és ràpid, eficient i no té la possibilitat de fer silencis molestos ni distreure el soroll de fons.
Però, malgrat l’aclaparadora preferència per correu electrònic, hi ha algunes situacions que funcionen millor quan agafes el telèfon.
1. És urgent
Al voltant del 60% de les persones esperen dos dies complets per respondre a un correu electrònic relacionat amb la feina. Així que si envieu un correu electrònic que necessiti una resposta al més aviat possible, fins i tot amb una línia de temes que inclou "Urgent!", Hi ha una bona possibilitat de deixar-vos refrescant la vostra safata d'entrada una i altra vegada durant les properes 48 hores, creuant els dits per una resposta
D’altra banda, fer una trucada telefònica sobre un tema crític pot ajudar-vos a transmetre una sensació d’urgència, assegureu-vos que l’altra persona sàpiga exactament què ha de fer i respongui qualsevol pregunta sense recórrer a una cadena de correu electrònic que no s’atura mai. . En el moment en què us pengeu, podeu estar segur que tothom està a la mateixa pàgina i que entendrà el que ha de passar per solucionar el problema.
2. No obteniu resposta
Potser heu enviat per correu electrònic una sol·licitud que no sigui exactament urgent, però en algun moment, necessitareu una resposta, i després d’uns dies de silenci, esteu rebent antsies.
Hi ha poques vegades que pot sol·licitar la sol·licitud juntament amb un altre correu electrònic que diu: "Hola, només volia fer un seguiment: heu tingut l'oportunitat de mirar-ho?"
Si no rebeu cap resposta després del missatge de correu electrònic original i un missatge de seguiment, per defecte és una trucada telefònica. Tindreu molt més bones possibilitats de rebre una resposta immediata, o almenys posar-la al radar del vostre col·laborador com a problema que necessita la seva atenció.
3. Es necessita molt més que poques frases
En algun moment, probablement heu rebut una novel·la de correu electrònic que us va trigar 20 minuts a llegir-la i, tot just, us va deixar preguntes al final de la sessió. No sotmetis els altres a aquesta tortura.
Si el que heu de transmetre requereix més d'un parell de paràgrafs, digueu, expliqueu els matisos d'una tasca o aclariu un procés de departament a algú d'un altre equip, sovint és més eficient agafar el telèfon. Això permetrà a l’altra persona fer preguntes i, segons el to de la seva veu, en el moment de penjar-se, podreu estar segur que ella ho entén completament.
4. Vostè vol la seva resposta als candidats
Potser teniu una idea brillant per a un article o un lloc de vendes i voleu veure què pensa el vostre col·lega abans de començar.
Amb un correu electrònic, podeu obtenir una resposta com: “D'acord. Sona bé. ”Tot i que aquesta resposta és positiva, no genera cap problema ni genera suggeriments addicionals. En definitiva, no és gaire útil la retroalimentació.
Tanmateix, una trucada telefònica –que, per naturalesa, demana més que una resposta ràpida i no transmesa– us permetrà escoltar el to de veu del vostre col·laborador, aprofundir en els matisos de la vostra idea, respondre a qualsevol pregunta que tingui el vostre col·lega i, en general, obté un comentari més sincer i atent.
5. Voleu construir una relació
El correu electrònic és ideal per a una comunicació ràpida i eficaç. De vegades, cal tenir un toc més personal, com quan estigueu adreçant-vos a un nou col·lega o client de l'empresa remota.
Segur, podeu escriure un correu electrònic de introducció perfectament agradable. Però una trucada telefònica pot ajudar-vos a transmetre una calidesa i autenticitat que el correu electrònic no pot fer, i això no us pot ajudar a crear una relació real amb la persona de l'altre costat, en lloc de convertir-vos en un altre contacte de correu electrònic a la seva llibreta d'adreces. .
6. No voleu que es faci un registre de la conversa
Per bé o per mal, els correus electrònics es conserven per sempre en algun lloc fora, llestos per ser cotitzats o reenviats en un moment.
Per tant, si voleu discutir informació confidencial o sensible que no pertany per escrit encara, com els rumors d’una fusió d’empresa o d’un col·laborador contractat per una empresa competidora, és millor una trucada telefònica.
Això també és vàlid per a converses puntuals que preferiu mantenir en privat, com quan necessiteu ajuda d’un company de feina per atendre una sol·licitud d’última hora i vulgueu explicar les circumstàncies de la situació, com ara: “Odio preguntar-vos. per un favor a les 16:45, però el meu director va deixar la pilota a la proposta de Smith i aquesta nit l'hem de reunir ".
Això pot ser cert i certament ajuda a explicar el context de la sol·licitud, però no és exactament una cosa que hauria de tornar al vostre gestor mitjançant una cadena de correu electrònic reenviada. Per telèfon, podeu ser candidat sense canviar les paraules per arribar al lloc equivocat (bé, sempre que tanqueu la porta de l’oficina).
Aaron Kwittken, director general i soci gerent de Kwittken, pot resumir-ho millor: "Qualsevol cosa que hagueu de pensar dues vegades, qualsevol cosa que cregueu que sigui sensible, qualsevol cosa que cregueu que requereixi les vostres habilitats de relació … absolutament hauríeu de recollir el telèfon."
