Una bústia compartida permet als seus clients, proveïdors i altres persones enviar un correu electrònic a una adreça central on tots els usuaris de l'equip puguin veure i respondre aquests missatges.
Què és una bústia d'Office compartida?
Una de les maneres més eficients de compartir missatges de correu electrònic amb un grup de persones és configurar una bústia compartida d'Office 365. Amb una bústia compartida, totes les persones assignades a la bústia tenen accés complet als missatges. Poden llegir correus electrònics entrants, respondre missatges, reenviar missatges i veure com els altres han respost al correu entrant.
Quan un membre de l'equip respon a un missatge de correu electrònic de la bústia compartida, el correu electrònic s'envia des de l'adreça de la bústia compartida, no des de l'adreça electrònica de l'individu. El destinatari del correu electrònic només veu l'adreça de la bústia compartida. Això manté la confidencialitat de l'adreça de correu electrònic individual dels vostres empleats i dóna un aspecte professional al vostre negoci.
La vostra organització pot crear tantes caixes de correu compartides com calgui. Les bústies de correu compartides no tenen noms d'usuari ni contrasenyes. La bústia compartida no requereix una llicència d'Office 365, però cada usuari assignat a la bústia de correu ha de tenir una subscripció a l'Office 365.
Per què utilitzar una bústia compartida d'Office?
Els serveis de servei al client, recursos humans o de màrqueting que vulguin que els missatges de correu electrònic entrants siguin contestades pel proper membre de l'equip disponible són bons exemples d'un ús efectiu d'una bústia de correu compartida. Cada persona assignada a la bústia de correu compartida pot veure i respondre a tots els missatges de la bústia.
Treballar amb una bústia de correu compartida d'Office 365 no és només sobre correu electrònic. Es tracta d'ajudar les persones de la vostra organització a treballar de forma més eficient. Juntament amb la bústia compartida, els vostres equips tindran accés a una llista de contactes compartida i a un calendari compartit. Amb una llista de contactes compartits, tots els usuaris del grup tenen accés a adreces electròniques importants. Amb el calendari compartit, els membres del grup poden introduir les seves cites en una ubicació central que tots els usuaris del grup poden veure.
Configurar una bústia compartida
Les administracions de la vostra subscripció d'Office només poden configurar les bústies compartides de l'Office 365.
Seguiu aquestes indicacions per configurar una bústia de correu compartida:
- Inicieu la sessió al centre d'administració Office 365 mitjançant el vostre compte d'administrador.
- Selecciona Grups> Bústies compartides.
- Selecciona Afegeix una bústia.
- A la pàgina Afegeix una bústia, escriviu un nom per a la bústia de correu compartida al camp Nom. Un àlies de la bústia de correu es crea automàticament al camp Correu electrònic, però podeu canviar-lo a alguna cosa diferent. Després de nomenar la bústia compartida, seleccioneu Afegeix per crear la bústia.
- A continuació, seleccioneu Afegiu membres a aquesta bústia.
- A la pàgina de membres de la bústia compartida, seleccioneu Afegeix membres.
- Col·loqueu una marca al costat de les persones que tindran accés a la bústia de correu compartida. Si no veieu el nom d'una persona a la llista, escriviu el vostre nom al quadre de cerca. Quan hagueu acabat, seleccioneu Desa.
Deseu el correu electrònic enviat a la bústia compartida
Quan algú envia un missatge de correu electrònic des de la bústia compartida, es copia una còpia d'aquest missatge a la carpeta Elements enviats, no a la bústia compartida. Si voleu que aquests correus electrònics es desin a la bústia compartida, editeu la configuració de la bústia compartida.
A continuació, es mostra com desar els missatges de correu electrònic enviats a la bústia compartida:
- Selecciona Grups> Bústies compartides.
- Seleccioneu la bústia compartida.
- Selecciona Edita al costat de la configuració d'elements enviats.
- A la pàgina Elements enviats, moveu el control lliscant a la posició Posició per als elements de còpia enviats com a aquesta bústia i Còpia d'elements enviats en nom d'aquesta bústia. Quan hagueu acabat, seleccioneu Desa.
Utilitzeu la Bústia compartida a Outlook 2016, Outlook 2013 i Outlook 2010
Una vegada que l'administrador de la vostra organització hagi configurat la bústia de correu compartida, els usuaris no han de fer res per mostrar la bústia de correu compartida a la versió d'escriptori d'Outlook. La bústia compartida es mostrarà automàticament al tauler de carpetes.
Per enviar un correu electrònic des de la bústia compartida:
- Obre Outlook.
- Selecciona Nou correu electrònic per crear un missatge nou.
- Selecciona Des de i trieu la bústia compartida.
- Escriviu el missatge i seleccioneu-lo Enviar.
Accediu a la bústia de correu compartida a l'Outlook a Internet
Si voleu treballar amb la bústia de correu compartida en un navegador web, heu d'afegir-lo manualment.
Per afegir la bústia compartida a la versió en línia d'Outlook:
- Inicieu sessió al vostre compte d'Office 365 i seleccioneu el Perspectiva aplicació
- Al panell de navegació, feu clic amb el botó dret del ratolí al nom de la vostra bústia i seleccioneu-la Afegeix una carpeta compartida.
- A la Afegeix una carpeta compartida quadre de diàleg, escriviu l'adreça de correu electrònic de la bústia compartida i, a continuació, seleccioneu Afegeix.
Bústies compartides i l'aplicació Outlook Mobile
Les bústies de correu compartides no apareixen a l'aplicació per a mòbils d'Outlook. Això vol dir que si voleu accedir a una bústia de correu compartida des del telèfon intel·ligent, haureu d'obrir un navegador i utilitzar Outlook al web.
Notaràs una petita diferència en la manera com treballeu amb el vostre compte de correu electrònic individual a Outlook i amb la bústia de correu compartida. Amb la bústia de correu compartida, vostè i els membres de l'equip treballaran millor junts per respondre correus electrònics de clients, proveïdors, venedors i altres.
