Les trucades de conferència d'àudio tenen molts beneficis per a reunions empresarials i socials, però tenen un conjunt de problemes comuns. El fet d'evitar-los pot significar la diferència entre una reunió professional, eficient i eficaç, i una trucada de conferència poc coneguda per l'home pobre que no compleix els seus objectius. Aquí hi ha set problemes habituals i com solucionar-los.
1. Soroll de fons
Aquest és un soroll que prové d'un participant, a part de la seva veu, com ara cadires de canell, xerrades de fons, sorolls de maquinària, rooteig de paper, etc. En general, aquests sorolls tenen els participants que utilitzen VoIP (protocol de veu a través d'Internet) perquè el telèfon tradicional L'auricular disposa de micròfons dedicats i de curt abast, mentre que VoIP funciona amb un micròfon de dispositiu més sensible. Un exemple és el sistema de matriu de micròfon en ordinadors portàtils. Algunes persones participen en conferències que utilitzen els seus dispositius mans lliures.
L'única manera de solucionar aquesta situació és fer que els participants coneguin els pertorbacions que causen, el que es fa millor mitjançant la comunicació abans de la trucada de conferència. Per exemple, com a organitzador, és possible que vulgueu circular un correu electrònic a l'etiqueta de trucada de conferència abans de la sessió.
2. Eco
L'eco pot ser part del soroll de fons, però és més tècnic que això. Algú que participi en la trucada de conferència podria tenir problemes amb el telèfon, potser no té cancel·lació de ressò, per exemple. (Llegeix més sobre com deixar de produir ressò).
Algú amb eco se sol demanar que pengeu. Per tant, una consciència proactiva sobre qualsevol problema tècnic amb els telèfons i altres equips utilitzats en una trucada de conferència és important.
3. Manca de gestió de presència
En una trucada de conferència d'àudio, només s'utilitza un dels seus sentits: la seva audició. No veureu persones amb qui parleu o escolti. Si no feu un seguiment de cada entrada i surt a la vostra trucada de conferència, és possible que ignoreu la presència en el vostre públic una vegada que anés a la conferència.
Aquest problema continua sense una solució definitiva fins ara. La primera eina que ofereix qualsevol tipus de gestió de la presència és UberConference, que us permet veure qui està parlant, qui està aquí, qui no ho està, i així successivament. Una sèrie d'aquestes eines han sorgit últimament, algunes amb interessants interfícies visuals que representen als participants amb icones. La millor forma de gestionar la presència dels participants pot ser una etiqueta senzilla: demaneu-li a cada persona que anunciï els seus viatges i viatges com a qüestió de cortesia.
4. Música en espera
Normalment, la gent solta la interfície dels seus telèfons per al seu ús individual, però mai per trucades de conferència. Tot i que potser sigui bo per algú que ha estat posat en espera per escoltar música, serà una molèstia en una trucada de conferència. Alguns participants podrien retirar la conferència mentre assistia a una altra trucada o tasca, per exemple, afegint sense parar un ambient rítmic a la conferència. Aquí de nou, val la pena una campanya de consciència preliminar de consciència ètica.
5. Falta de lideratge
En alguns casos, si un grup no té cap líder, el caos portarà al seu lloc. Això és especialment probable en una configuració de conferència. Una persona hauria de dirigir la discussió per assegurar-se que tothom tingui un temps suficient per parlar i necessitar l'atenció necessària i que torni a comprendre les coses si hi ha conflictes directes o rotunds.
6. Maneig de gestió de materials i documents
Moltes conferències es refereixen a documents, materials i eines. La disseminació incorrecta d'aquesta informació fa que alguns participants quedin en la foscor en certs punts, provocant així el desinterès. Aneu amb compte, doncs, a difondre la informació i documents rellevants a tots els participants abans de començar la conferència.
Una altra manera, millor, és utilitzar eines de col·laboració en línia, que permeten la interacció amb aquests materials.
7. Mala qualitat de trucada
Això passa sovint amb el servei de VoIP, que depèn d'una sèrie de factors que inclouen ample de banda, còdecs, telèfons i altres dispositius. No hi ha molt que puguis fer al respecte si sou el líder o organitzador de la conferència. El participant que pateix una mala qualitat de veu ha d'abordar els problemes tècnics del seu costat.
