Alguna vegada heu experimentat aquella sensació de temor a la tarda quan mireu la tasca que heu completat fins ara i penseu: "Per què això em porta molt més del que hauria de fer?" Aleshores, quan el dia acabi només un una o dues hores més tard, t’han empescat que no ho gastes de manera més productiva. Hi he estat. Alguns dies vaig tenir la sensació que hagués estat treballant molt, però m'havia fet ben poc.
Aleshores, un dia em va impactar: hi ha una gran diferència entre estar ocupat i ser productiu. Sí, sí, tots ho hem sentit abans. Però, ho heu pensat realment i heu contemplat aquelles vegades que esteu asseguts al vostre ordinador durant tot el dia, però no us acabareu demostrant?
Sí? A continuació es mostren els motius més habituals perquè això us passi (una vegada i una altra):
Problema 1: Definiu massa prioritats
Qui no ha respost a "Com estàs?" Amb "Ocupat!" No és tant la manca de prioritats (que sovint condueix a la ociositat), sinó tenir-ne moltes. Quan posa el mateix èmfasi en la feina, la vida familiar, el dinar, fer exercici, passar l’estona amb els amics, fer voluntariat, actualitzar els teus perfils de xarxes socials, llegir tres diaris cada matí: acabes començant molts projectes i acabes molt pocs.
Solució: retalla la llista
La mateixa paraula “prioritat” implica que heu decidit que alguna cosa és més important que la resta. Traducció: no podeu tenir 20 "prioritats". Tenir només tres o quatre elements importants a la vostra llista us ajudarà a assolir molt més. Començareu a veure que la productivitat es mesura amb la quantitat de treball real que feu en un parell de projectes en lloc del grau de progrés superficial en molts. Tens problemes per identificar què has de posar primer? Aquest article és un gran punt de partida.
Problema 2: intenteu incloure-ho a totes les reunions
Sempre publiqueu tard i canvieu els horaris de la reunió (o els cancel·leu per complet!) A l'últim minut? Probablement és perquè comprometeu-vos excessivament i intenteu equilibrar-lo pressionant compromisos en franges horàries realistes. Ja sabeu a què vull dir: reservar tres reunions d’estat adossat amb només cinc minuts entre si, tot i que les converses es poden sobrepassar i anireu d’un extrem de l’oficina a l’altre. Sembla que aprofiteu al màxim el vostre temps, però al final, esteu tan ocupats que esteu perdent oportunitats valuoses per tirar endavant un projecte.
Solució: digueu "No" Més
El primer pas aquí és reconèixer que “no” no és el pitjor que pots dir. De fet, "Sí, hi seré" seguit de "Ho sento, arribo amb 20 minuts tard". De fet, fa una pitjor impressió. Si dediqueu tot el dia a barrejar d’una reunió a l’altra, i després perdreu el temps demanant disculpes i explicacions, acabareu la tarda esgotats i sentireu que no complireu tot allò que us proposàveu fer.
Sigueu sincers amb vosaltres mateixos sobre els terminis, el compromís de temps requerit, la forma en què s’ajusta el vostre conjunt d’habilitats i detalls similars per determinar a què us heu de dedicar el vostre temps. Aprendràs a dir sí estratègicament en lloc de dir que sí a tot.
Problema 3: Internet està distret constantment
Quant de temps ha passat des que heu comprovat el vostre correu electrònic o Facebook? Sigui honest: aquests llocs estan oberts en una altra pestanya en aquest moment? De fet, la persona mitjana té cinc comptes de mitjans socials i passa gairebé dues hores en aquestes xarxes cada dia. Tenint en compte que la majoria de les persones treballen vuit hores, és a dir gairebé un quart del dia!
Solució: practiqueu l’autocontrol (o, instal·leu de manera més realista aplicacions per frenar l’ús)
La manera definitiva de protegir-se de les distraccions en línia és practicar l’autocontrol. Si el vostre lloc de treball no requereix que esteu constantment accessibles per correu electrònic, estableix un horari específic per comprovar-los, preferiblement no durant les vostres “hores d’or”. Per a mi, és a la tarda quan em sento cansat d’escriure i lluitar per mantenir-se motivat. És aleshores quan passo uns 30 minuts contestant correus electrònics no essencials que ignorava anteriorment, pensant en les meves notícies socials i llegint publicacions d'un bloc de parells.
Per descomptat, alguns dies només vull seure al correu electrònic i comprovar Facebook i no fer res més. En aquest moment, faré servir un sistema de bloqueig que m’impedeixi accedir a determinats llocs web en hores determinades del dia. M'agrada el complement del navegador Focus, però hi ha molts altres sistemes de bloqueig, gratuïts i de pagament, que faran el truc.
Problema 4: esteu fent tasques múltiples
Saltar entre tasques, fixar-se en llargues llistes de dos-to-dos i intentar realitzar diverses tasques alhora, condueix a una vida ocupada. És difícil aconseguir qualsevol cosa quan intenteu fer-ho tot alhora. Quan tantes coses hi ha al vostre voltant, no és estrany que tingueu ganes de que us esteu ofegant.
Solució: proveu una altra estratègia
Mentre triguem uns minuts addicionals a la portada, aproximar-nos a cada tasca amb focus i claredat donarà lloc a un producte final millor. Sempre que tingueu la temptació de passar a una altra tasca, pregunteu-vos: És bona idea canviar de mode ara mateix? He de fer un descans? O, ara mateix estic a la zona i només em deixo distreure de la meva llista de tasques sempre creixent?
Tenint en compte el que sabem sobre la pèrdua de temps de tasques múltiples, probablement sigui millor provar un mètode de productivitat com la Tècnica Pomodoro o el Mètode d’Acció, si teniu la possibilitat de realitzar moltes coses diferents en poques hores.
Problema 5: Espereu productivitat a Just Happen
Ho sento, però no és tan senzill. Anar a treballar i ser productiu sembla que s’identifica falsament com a sinònims. La gent suposa que quan entren per la porta es sentirà motivat màgicament per fer les coses.
Solució: busqueu un sistema que us funcioni
Hi ha més d’una manera d’organitzar una llista de tasques. Fins i tot les diferents aplicacions de programació tenen diferents propòsits (alias, només l'ús de Wunderlist per anotar cada cosa al vostre cap no és la forma més eficient de gestionar tots els projectes).
Per esbrinar si funciona un sistema nou, consulteu un diari de productivitat on feu un seguiment de quina hora del dia ha treballat millor, què us ha ajudat a realitzar les vostres diverses tasques i com us sentíeu quan sortíeu de l'oficina. Amb el pas del temps, podeu mirar enrere, buscar patrons i identificar on calen millores. Hi ha tants sistemes i aplicacions que hi ha hagut. Tant si és bàsic com reproduir soroll ambient als auriculars que bloquegen el soroll, o tan complex com diversos complements del navegador.
La productivitat només és tan bona com l’esforç que esteu disposats a realitzar. Però, com diu l’entrenador de bàsquet, John Wooden, “No equivoqueu l’activitat d’assoliment”. A mesura que us poseu en el treball per convertir-vos en un individu més productiu, tingueu en compte l’objectiu final: heu de dedicar el temps i l’esforç a l’hora de fer-ho tot. consells i trucs que sentiu funcionar per a vosaltres.
