Els esdeveniments de recaptació de fons són formes excel·lents de recaptar diners i conscienciar la vostra organització. Però si treballes en un petit organisme sense ànim de lucre, pot ser difícil trobar el personal (i el temps!) Per planificar aquests esdeveniments.
És allà on entra un comitè amfitrió.
En poques paraules, un comitè amfitrió és un grup de voluntaris que es responsabilitzen de la planificació d’un esdeveniment. L’abast real de les responsabilitats pot canviar d’organització a organització (o fins i tot d’esdeveniment a esdeveniment), però generalment, podeu esperar que convidin convidats, promocionin l’esdeveniment i comprin un bitllet per assistir-hi.
Tanmateix, com tots els voluntaris, un comitè amfitrió necessita una bona direcció per complir els seus objectius organitzatius. A continuació, es mostren uns quants consells per gestionar un comitè amfitrió per tal de fer que el vostre pròxim bàsic sigui un problema.
1. Trieu Sàviament
Els bons membres del comitè amfitrió haurien de tenir dos atributs clau: haurien de tenir un cercle de contactes important i influent i no han de tenir por d’arribar-hi.
Per fer-ho amb la màxima eficàcia, però, els membres del comitè ja haurien d’experimentar amb la vostra organització i estar familiaritzats amb la feina que feu. Això els permetrà parlar amb donants potencials amb més autoritat i parlar des de la seva pròpia experiència, que sempre és més eficaç. Tenint això en compte, reviseu les llistes de donants i els voluntaris per veure qui pot ser un bon ajust.
Si necessiteu ajuda més enllà d’això, per exemple, amb la planificació de la logística de l’esdeveniment, seleccioneu els membres del comitè que tinguin antecedents per mostrar-vos i fer el treball de manera eficaç en altres esdeveniments que tingui organitzada la vostra organització.
Com que sóc l'únic recaptador de fons dedicat al personal de la meva organització actual, només traig els membres del comitè amfitrió de la meva llista de donants i clients potencials. Fent això, puc planificar l’esdeveniment i cultivar donants alhora.
Tot i això, quan estava en una organització més gran que feia més divulgació de premsa sobre els nostres esdeveniments, vam intentar obtenir noms de famosos al nostre comitè amfitrió. Normalment no van poder ajudar (i de vegades ni tan sols hi van assistir!), Però va cridar l’atenció de la societat i els escriptors d’entreteniment, que després cobrien l’esdeveniment.
2. Tenir clar els deures
El repte amb moltes feines voluntàries és que hi ha poques expectatives concretes o maneres de responsabilitzar la gent.
Tot i que, certament, heu de recordar que els voluntaris estan fent les seves funcions per la bondat del seu propi cor, la majoria dels voluntaris que conec prefereixen instruccions i directrius clares sobre què us serà més útil per a la realització de l’esdeveniment. M’agrada redactar una “descripció del treball” per a cada esdeveniment que realitzo, explicant les responsabilitats dels membres del comitè amfitrió, de manera que saben què esperar, els puc mantenir al dia i tots quedem a la mateixa pàgina.
Pel que fa a aquestes responsabilitats, els comitès d’amfitrió poden fer tot, des de recollir aliments i subministraments fins a dissenyar invitacions a fer grans donacions. Simplement esbrineu el que necessiteu i demaneu-ho a la descripció del vostre voluntari.
La millor descripció que he vist fins ara és d’Igualtat Hawaii, que no només estableix les funcions del comitè amfitrió, sinó que inclou un formulari de donació, que facilita als voluntaris contribuir amb el regal que cal per als membres del comitè amfitrió. Aquest tipus d'acords no són adequats per a totes les organitzacions, però són una gran inspiració per a un creixement sense ànim de lucre.
3. Digues Gràcies
Les primeres persones que truqueu, envieu un correu electrònic o escriviu al dia següent del vostre esdeveniment haurien de ser el vostre comitè amfitrió. De fet, tan aviat com confirmi el meu comitè amfitrió, em dirigeixo a les targetes d’agraïment, de manera que tinc una cosa menys que fer el matí després de la matinada.
També voldreu obtenir la seva perspectiva sobre com va anar l’esdeveniment: si hi ha alguna cosa que pugueu millorar millor la propera vegada, si algun dels seus convidats està interessat a involucrar-se més en l’organització i si es va divertir en general. Aquesta valuosa informació pot garantir que els vostres esdeveniments siguin més efectius en el futur i que la vostra organització pugui aprofitar noves oportunitats.
El més important és que voleu assegurar als vostres voluntaris que, quan realitzen un compromís tan important i financer per a vosaltres, us agraireu sincerament.
Voluntaris feliços, especialment voluntaris feliços molt ben connectats i potencialment rics, potser són el millor recurs que podeu tenir com a petita organització sense ànim de lucre. Si els tracteu de forma sàvia i bona, no només tindreu l’ajuda que necessiteu per planificar i executar un gran esdeveniment, sinó que també podreu augmentar la vostra recaptació de fons al següent nivell.
