Truca'm boig, però sempre he preferit dormir a la cafeïna. Però amb programes errònics i terminis ajustats, aconseguir sis o més hores de son per nit no és tasca fàcil per a un consultor: només demaneu a qualsevol dels meus companys addictius amb refrescos i cafè. Entre una feina exigent i una vida a casa encara més exigent, he dedicat molt de temps a provar diversos accessoris de productivitat per apretar el màxim que puc fora de cada dia.
La meva eina preferida per fer coses? El temporitzador de 10 minuts del meu telèfon.
La meva "regla de 10 minuts" és força senzilla: cada tasca de la vostra llista de tasques no hauria de trigar més de 10 minuts a completar-se. Si triguem més de 10 minuts, hauríeu d’haver-lo desglossat en tasques més petites o delegat-lo a algú altre. La clau d'aquesta regla és aplicar-la, cosa que significa establir el temporitzador del telèfon per apagar-se a la marca de deu minuts. El nivell de velocitat i enfocament que això aporta al vostre dia no és sorprenent.
Quan desafio per primera vegada els meus equips per posar en pràctica la regla de deu minuts, normalment em sento amb escepticisme. Preguntes com "És boig, puc crear realment aquest gran model Excel per increments de deu minuts?" I "Em dius que també ho fas a la vida de casa, fent dutxes de 10 minuts i fent exercicis de 10 minuts? ”Abunden. (La resposta a aquestes dues preguntes, per cert, és "sí!")
Voleu provar-ho? A continuació, es mostren tres consells per fer que la regla de deu minuts funcioni adequada.
1. Delegat
De lluny, el mitjà més eficaç per trobar temps addicional al vostre dia és subcontractar les coses de la vostra llista de tasques que algú altre pot fer fàcilment en 10 minuts o menys. Per exemple, tinc un col·lega molt reeixit i venerat que afirma que un exemple del seu èxit és que "diu" sí "a tot, però realment realitza les tasques que només ell pot fer el millor".
Delegar no és tan fàcil com sembla. Pot ser difícil deixar anar una tasca quan temeu que el treball d’una altra persona no serà tan bo com el vostre propi. És útil recordar que “acabat és millor que perfecte”, i l’única manera de seguir endavant a la teva carrera és si deixes anar les coses que vas dominar i assumir nous reptes. Un altre canvi de mentalitat que em va ajudar era adonar-me que delegar crea oportunitats per a altres. Ara penso activament en quines tasques i projectes puc crear per al meu equip que els ajudin a aprendre, créixer i avançar en les seves carreres (cosa que facilita també esborrar la meva placa). (A continuació, es mostren alguns consells de delegació més.)
Un dels reptes que veig amb les persones que tenen problemes per delegar -sobretot els que tenen càrrecs d'entrada- és que obliden que poden delegar-se. Si us sentiu incòmode demanant a un supervisor o superior que faci alguna cosa, proveu-ho: Comenceu a assenyalar el que esteu fent i situeu el vostre "sol·licitar" com a sol·licitud d'ajuda. Per exemple, en lloc de, "necessito que truqueu a les persones responsables de l'equip", podríeu dir "estic treballant per treure les dades per a aquesta anàlisi; seria possible que m'ajudeu trucant als altres responsables de l'equip?"
Com a directiu, puc dir-vos que sovint em trobo demanant als meus equips que deleguen alguna cosa i que m’encanten quan creen oportunitats per ajudar-me.
2. Cerqueu la tasca fàcil, de deu minuts
És possible que al principi es mostri escèptic, però simplement canvia la forma d’enquadrar les tasques, veureu que gairebé tot es pot desglossar en tasques de 10 minuts. Necessiteu investigar un tema nou? Comença amb 10 minuts en les notícies d’exploració de Google, seguits de 10 minuts d’anotar tot el que saps i les preguntes principals que encara has de respondre, i després de 10 minuts cada persona que truca per obtenir consells sobre com respondre les seves preguntes obertes estàveu prou experimentats per notar que la trucada telefònica és una forma de delegació!).
Voilà! Acabeu de suprimir una tasca que, d'una altra manera, podria haver quedat per 30 hores.
Aquest plantejament també funciona després d’hores. Tinc un company que estava tan intrigat per la regla de deu minuts i com la va ajudar durant les hores de treball que va decidir provar-la a casa. Va treure el cronòmetre uns quants matins per cronometrar-se en la rutina prèvia a la feina i, amb una dutxa de 10 minuts, un esmorzar de 10 minuts, etc., va comprovar que era capaç de tallar el temps "preparat" per al comerç. en canvi, per dormir cobejat Mai havia pensat que es podia dutxar en deu minuts, fins que no ho va provar i es va adonar que era realment fàcil.
3. Utilitzeu aquest temporitzador
L'ús del temporitzador és una part crítica de la regla, així que no ho oblidis. Com tothom del món empresarial sap, "fem allò que mesurem".
Això és cert també per a la regla de deu minuts: heu d’utilitzar un temporitzador o un rellotge per fer un seguiment del temps que dediqueu a les coses. Els telèfons intel·ligents ho faciliten amb les seves aplicacions de temporitzador integrades, però qualsevol rellotge amb una mà de minut ho farà. Fes el que facis, no t’ho suposem, perquè si els teus aproximadament 10 minuts sempre arriben a ser 20, no maximitzes la teva productivitat.
De vegades, passareu menys de 10 minuts en una tasca (més temps de tornada, sí!), I de vegades aquesta alarma sonarà i encara estareu al telèfon (no, no suggereixo que només us pengeu) quan l’alarma s’apaga). No et sentis malament sobre atropellar-ho, fes-ho notar per a la propera vegada.
Per exemple, si un company de feina acostuma a agitar, prefereixi la vostra següent conversa dient-li que teniu 10 minuts per fer la pluja d’idees. I si realment necessiteu més temps? També està bé: el seguiment del temps dedicat proporcionarà informació detallada sobre el treball, de manera que podreu planificar el vostre dia millor la propera vegada.
La regla d’acció dels deu minuts
Un dels meus exemples preferits d’aquesta regla d’acció es va produir fa uns anys quan un equip on treballava va rebre la temuda trucada telefònica de les 4 PM d’un client que redirigia el treball que podríem presentar al matí següent. Ugh, tant per a una nit relaxant!
Hi havia dos grans treballs implicats, de manera que vam dividir el nostre equip de quatre per la meitat. Cadascun dels nostres dos sub-equips tenia aproximadament el mateix nombre de diapositives PowerPoint a renovar, amb quantitats d’anàlisi similars, de manera que ens hauria d’haver trigat aproximadament la mateixa quantitat de temps a completar-se.
Vaig dir al meu company que realment volia acabar cap a les sis de la tarda perquè poguéssim anar a sopar, i ell va estar d’acord, però estava dubtós sobre la nostra capacitat de fer-ho. Així doncs, vam ampliar les pàgines, dividides per les dues hores que quedaven al dia, i vam trobar que si poguéssim aconseguir una velocitat de 10 minuts per pàgina, tindríem prou temps per completar-la, a més d’un buffer per a qualsevol cosa que es demostrés. ser especialment complicat. Reenergitzats, vam dividir les pàgines, vam configurar el temporitzador i vam començar a fer el punteig. Per fer-ne un joc, vam guardar un compte a la pissarra de quantes pàgines de cadascú vam completar sota o més de 10 minuts.
A les 18:00, ja havíem acabat, i ens sentíem molt bé amb això. L’altre equip que no ha utilitzat la regla de deu minuts? Van acabar al voltant de les 9.
El repte continua. Per a la propera tasca d’avui, obteniu el vostre temporitzador i proveu-lo per si mateix. El rellotge està marcant!
