Si alguna vegada heu treballat en una oficina, ja sabeu que les reunions són les ovelles negres de les tasques laborals. Ens encanta odiar-los i ens esforcem per eliminar-los per sempre i, tot i així, continuem tenint-los una i altra vegada fins que ens trobem preguntant-nos per què hi passem tant de temps.
Cadascú té els seus secrets per navegar pel paisatge complicat de les reunions (i alguns són millors que altres.)
Per tant, vaig arrodonir estratègies per disminuir la càrrega de reunions (i augmentar la productivitat) de quatre líders d’empresa amb èxit. Qui sap, potser podreu provar una d’aquestes tàctiques al vostre propi despatx!
1. Creació de punts de temps “Sense reunions”
Aquest és el truc més antic i senzill del llibre, per a qualsevol persona que tingui problemes per programar la feina.
I es treballa per a Andrew Fingerman, conseller delegat de PhotoShelter:
"Fa poc més d'un any que m'he negat a celebrar reunions abans del migdia. L’impacte en la meva productivitat ha estat sorprenent. Com algú que també té TDAH, he descobert que els matins són imprescindibles per a un treball que requereix el meu màxim nivell de pensament crític. De manera que, si algú necessita desesperadament reunir-me al matí, gairebé sempre declino i pregunto si podem escollir una hora a la tarda. L'única condició sobre la qual em cauré és si la reunió s'ajusta perfectament a les meves prioritats ".
A The Muse, hem adoptat una estratègia similar mitjançant la implementació de “Winning Wednesday”, on, des de les 9 del matí fins a la 1 del dimecres, a ningú de la companyia se li permet programar reunions.
"Les queixes més habituals eren que la gent no tenia prou temps de pensament consistent perquè les reunions s'interrompessin amb tanta freqüència", afirma el nostre vicepresident de Persones i Talents, Toni Thompson. "Hi ha un parell de reunions que la gent m'ha dit que no poden parar, però si l'esforç es redueix fins i tot al 70% de les reunions poc productives i substitueix les que tenen molta productivitat, creativitat i salut dels empleats, val la pena".
2. Tenir reunions només un dia a la setmana
Mattan Griffel és el cofundador i conseller delegat de One Month. Per resoldre els seus propis problemes de reunions, va decidir que, en lloc de bloquejar-se en determinats moments, el bloquejaria cada dia excepte un.
Al contrari del propi sistema de Muse, Griffel només es fa reunions els dimecres: "No en faig gaire. Si algú demana prendre un cafè el dimarts, preguntaré si dimecres funciona. Si aquest dimecres està totalment reservat, preguntaré sobre el dimecres següent (de vegades he de reservar dos o tres dimecres a fora) ", diu en un recent article de Forbes . Sorprenentment senzill, no?
El resultat, segons ha trobat, no són només grans quantitats de temps per centrar-se en altres tasques, sinó que "obligar la gent a esperar fins dimecres sovint filtrarà les reunions sense importància. Eliminaran les persones que vulguin una mica del vostre temps, però no estan disposades a esperar-lo ni a treballar dins de la vostra programació. És fantàstic per a mi, ja que no vull reunir-me amb aquesta gent.
3. Revisant el calendari regularment
"Hem estat reavaluant periòdicament les reunions trimestralment per tornar a treballar els calendaris de reunions quan sigui necessari", diu Dinah Alobeid, directora de Comunicacions de Hivernacle. Això significa que cada trimestre, tothom de l’empresa mira el seu calendari i decideix si es poden traslladar determinats debats a un altre canal.
Podeu fer-ho fàcilment amb la vostra pròpia programació. Per ajudar a reduir les reunions que no tenen lloc i no es produeixen, Alobeid suggereix reduir el termini: “Comenceu amb reunions de 30 minuts i reduïu-les a 20 minuts quan sigui possible; el mateix passa durant 60 minuts, per què no provar-ne 45? ”Potser descobriu que podeu dur a terme tant en un temps més curt, si no és a través d’un correu electrònic o un document de Google.
A més, diu, "Dediqueu el temps a dilluns a buscar el que voleu aconseguir aquesta setmana i quines reunions han de tenir lloc per fer la feina i tirar endavant determinats projectes". Si no se sentin en línia amb les vostres prioritats, elimineu-les ells.
4. Realització d'una purga de reunions
Alex Villa, director d’operacions de Healthify, continua amb tot això més amunt organitzant una “purga de reunions” a la seva empresa:
"Aquest és un punt de temps específic cada sis a nou mesos on eliminem el 100% de les reunions recurrents i les regles d'institut per les quals es poden afegir."
Aleshores, què constitueix exactament la reincorporació al calendari de Villa i el seu equip? "Per a reunions no recurrents i orientades al client, podeu mantenir o eliminar la reunió al vostre criteri. Les reunions suprimides no es poden afegir almenys dues setmanes. Després d’aquestes dues setmanes, només podeu tornar a afegir la reunió si la majoria d’assistents demanen que es recupere de forma proactiva (el lobbying per a les vostres reunions està prohibit!) ”
La resposta de la seva empresa ha estat increïblement positiva, tot i ser una petició tan intimidadora: “A tothom li encanta i no podem esperar a esborrar-ho tot. Sense reconèixer el problema, comenceu a tenir la incòmoda situació de ningú que vulgui ser qui digui: "Aquesta reunió no és útil, podem cancel·lar-la?" En última instància, passem per cicles de rendiment òptim on les persones aconsegueixen un bon equilibri de poder col·laborar sense deixar-hi temps per fer el seu treball individual. "
Tot i que tothom del vostre equip a bord amb aquest pla pot ser difícil, val la pena provar-ho per a reunions més petites. Parleu amb els vostres col·laboradors sobre com suprimir els controls no urgents durant un parell de setmanes i vegeu si afecta negativament el vostre treball.
La solució de la sobrecàrrega de reunions es redueix a prioritzar la vostra càrrega de treball, per la qual cosa les estratègies anteriors són tan efectives.
