Hi ha molts assistents administratius amb talent. He conegut a moltes persones, tant masculines com femenines, que han fet carrera com a ajudants executius, directius d’oficines o coordinadors administratius, cultivant el seu talent en planificació d’esdeveniments, gestió de projectes i consergeria de clients en una carrera ben pagada. Aquest tipus de treball és important i manté les empreses en funcionament.
Jo, però, no sóc ajudant administratiu, ni sóc especialment talentós en aquestes tasques administratives. Estic molt bé amb els clients, però a l’hora de coordinar els viatges i el transport de diverses persones, no sóc la teva nena. Sóc simpàtic, però la meva veu, similar a la d'un jove de deu anys, no es presta a un comportament professional del telèfon. No sé naturalment quants quilos d’amanida de patates per demanar un dinar de 20 persones. De fet, mai no he planificat una gran festa: la meva mare va planificar tot el meu casament.
I, tanmateix, sovint se suposa que assumiria funcions administratives a la feina: prendre notes, ordenar el dinar, fer còpies, perquè sóc l’única dona implicada en un projecte. Moltes dones professionals han compartit experiències similars amb mi. De fet, una ex-col·lega de la indústria editorial i de mitjans de comunicació em va dir recentment que els seus col·legues homes donaven per fet que enviaria invitacions de calendari, reservaria sales de reunions i prenia notes per a un projecte transversal. És directora sènior i té més de 15 anys d’experiència, igual o superior a la dels seus companys.
El que és encara més inquietant és la suposició que les dones estan d’alguna manera més equipades per fer aquestes coses que no pas els seus homòlegs masculins. Tot i que hem avançat tant, alguns (encara que, per descomptat, no tots) dels nostres col·legues majors d’edat masculina no semblen trasbalsar la creença que els gals som més bons a l’hora de prendre notes i enviar invitacions.
No dubto a escriure una peça sobre “com s’ha de” tractar aquesta situació perquè la responsabilitat de revertir les tradicions culturals no hauria de recaure únicament en un gènere. Però, si sou com jo, teniu feina a fer (el treball real, el treball que pagueu per fer) i heu de resoldre aquest problema a la moda tal com està passant. Per tant, reconèixer que es tracta de solucions a curt termini per a un problema que trigarà més d’un parell de dies laborables a corregir, heus aquí el que m’ha funcionat.
1. Pregunteu-vos: És un moment "Totes les mans a la coberta", o això no és adequat?
M’importa no llançar-me durant una situació de “totes les mans a la coberta”. Per exemple, actualment treballo per a una petita arrencada i, a causa de la mida i el pressupost de l’empresa, he assumit responsabilitats relacionades amb operacions, finances i recursos humans que normalment no necessitarien a algú en màrqueting. No considero aquestes responsabilitats addicionals inapropiades, sinó la definició de la terra en el món de la creació.
Si, d’altra banda, trobeu que els membres de l’equip us demanen repetidament (en lloc d’altres professionals igualment capaços, i sobretot en lloc dels vostres col·legues masculins) que tingueu cura de les tasques administratives que no tinguin relació amb la vostra posició, com ara fer una comanda o recollint el dinar: aneu a la número 2.
2. No establiu cap precedent
En una de les meves primeres posicions fora de l'escola de graduats, el primer dia vaig oferir-me a dinar per al meu cap. Intentava ser agradable, però, sense saber-ho, vaig establir un precedent perillós: A continuació, em va demanar que el menjés tot el temps.
No hi ha res dolent en ser amable i servicial, però hi ha moltes maneres d’expressar la voluntat d’anar més enllà de les exigències del deure a banda de fer recorreguts personals o de fer saltar quan algú necessita alguna cosa FedExed. Apreneu del meu error i penseu molt i molt abans de seguir aquest camí.
De fet, també podeu definir el precedent que no ho fareu: si esteu en un equip de projecte que no té assignada una persona administrativa, preneu temps durant la reunió de planificació inicial per abordar directament la pregunta de qui ho farà. tenir cura d’organitzar reunions, imprimir documents, etc. Recomaneu des del primer moment que aquestes tasques es divideixin entre tots o que els membres de l’equip s’alternin.
3. Ensenyeu-los a pescar
L’objectiu del voluntariat per realitzar tasques administratives hauria de ser mostrar la vostra voluntat de col·laborar i fer feina, no demostrar que només treballaràs per a altres persones. Tenint en compte això, si trobeu que els companys us demanen repetidament que busqueu, faxin, copieu o planifiqueu reunions, simplement digueu: “Permetin-me que us mostri com fer-ho perquè no hagueu de seguir demanant-me. És realment fàcil ”. A continuació, feu-los un seguiment del procés.
Tot això desanimarà la persona a demanar aquest favor de nou i disminuirà el ximple sentiment de "sóc tan desemparat i malament amb la tecnologia, no és tan bonic?", Que sovint acompanya aquestes peticions. Tots dos sabem que tasques com aquestes no necessiten poders màgics, només uns minuts. I parlant del temps:
4. Poseu-vos en contacte amb el vostre temps valuós
Si un col·lega us demana que copieu i col·legueu una pila de documents de 40 pàgines, us demanarà que dediqueu temps a una tasca que moltes persones podrien fer en lloc de treballar en els vostres projectes reals, que, presumptament, només podeu fer.
Les activitats clericals són és important, però això no vol dir que cal tenir-ne cura cada dia. Teniu una altra feina que fer i allunyar-vos del temps això pot tenir efectes perjudicials. Si el vostre rendiment pateix perquè dediqueu massa temps a tasques administratives, el vostre gestor veurà això com una incapacitat de prioritzar eficaçment. També podeu enviar un missatge que preferiu treballar realment relacionat amb les operacions. Recordeu, en canvi, que qualsevol responsabilitat “opcional” ha de ser oportunitat per demostrar les vostres habilitats, desenvolupar-vos professionalment o mostrar al vostre gestor que està pensant conscientment sobre el vostre futur amb l’empresa.
No puc subratllar prou que no hi ha res per a la feina administrativa. Però si no teniu cap funció administrativa, no hi ha cap raó que els vostres companys hagin d'exigir o assumir que sou l'administrador predeterminat només perquè sou l'única dona de la sala de conferències. Poseu-vos en peu i torneu-vos a la feina.
