De bolígrafs a aperitius a xafarderies a l’oficina - quan estàs assentat a cinc metres del teu col·laborador, compartir-ho tot és un meritori. I, tanmateix, per analitzar els detalls finals d’una presentació que reunireu en 30 minuts, li envieu un correu electrònic? Hi ha alguna cosa malament amb aquesta imatge.
Les adreces de correu electrònic, les conferències, els calendaris en línia i les aplicacions de xat ens ajuden a mantenir-nos en contacte i fer el seguiment quan estem lluny. L'eina, però, només és tan eficaç com la mà que l'utilitza. Saber quan s’utilitzen cadascuna de les aplicacions a la vostra disposició i com treure el màxim rendiment sovint fa la diferència entre hores perdudes i productes enviats.
A Blinkist treballem per fer més eficaç la lectura i l’aprenentatge, de manera que la racionalització es troba al nostre ADN. Quan vam notar que la comunicació era ineficient fins i tot en el nostre petit equip, ens vam plantejar esbrinar què passava i que ens va impedir treballar el millor possible. Vam trobar que optimitzant com utilitzem les nostres eines quotidianes, podríem fer-ho molt més.
A continuació, es mostren les quatre eines comunes que probablement feu mal ús també i com podeu arreglar el vostre formulari.
1. Correu electrònic
El Fumble
Tan fàcil com sigui el correu electrònic, hi ha moltes maneres d’equivocar-se: l’ús del correu electrònic com a vehicle per a un debat llarg i les respostes d’una sola paraula que es podrien reunir o retransmetre de manera personalitzada, per començar. I tan temptador com és utilitzar la vostra cadena de correu electrònic com a lloc per a una àmplia argumentació amb documentació, el correu electrònic no és un lloc per a debats crítics sobre els detalls del projecte. El que feu en cada un d’aquests casos és afegir complicació i temps de retard a les vostres activitats i a les dels vostres destinataris.
La solució
Per a tasques importants o urgents, busqueu-vos cara a cara de manera que pugueu abordar els problemes cap endavant i obtenir respostes més ràpidament. Si ho fas en directe, no només protegeixes el teu propi temps, ajudes els teus companys de treball. Si tothom sap que les notícies urgents no arriben mai per correu electrònic, no hi ha cap motiu per refrescar-se constantment a la safata d'entrada i les persones es poden concentrar a fer les coses.
Penseu al correu electrònic com la vostra manera de llançar una discussió o establir una agenda, de manera que quan us sentiu amb el vostre equip per fer que la màgia es pugui produir, pot.
2. Conferències
El Fumble
Les trucades en conferència són boniques, podeu fer-les en qualsevol moment i des de qualsevol lloc, però perquè es poden sentir més casuals que les reunions presencials, també poden causar problemes d’eficiència.
En primer lloc, perquè se senten informals, és fàcil que molta gent s’embruti. El resultat és que en lloc de poder assistir al treball crític només poden fer, el vostre equip queda atrapat en una reunió de dubtosa utilitat.
En segon lloc, és fàcil passar per alt que, tot i que poden semblar més casuals, poden arribar a imposar-se molt mentalment. Les trucades en conferència requereixen preparació i escolta intensiva, la qual cosa treu un bon punt de mira de la vostra ració diària d’atenció. Planifiqueu-ne una massa d'hora al matí i us permetrà concentrar-vos en tot el dia. Llapis-lo en hores posteriors i tindràs a disposició un dia definit en previsió de la sessió de treball latenight.
La solució
Primer, tingueu en compte que no cal convidar a tothom. En el seu lloc, involucre persones informades del projecte i col·laboradors crítics. Feu que una persona a la reunió prengui notes i comparteixi amb la resta de l’equip perquè els altres es puguin centrar en el treball.
I recordeu triar amb prudència la vostra hora de trucada. Sempre que sigui possible, no programeu les trucades en conferència a primera hora del matí o tard a la nit. Trobant un temps intermedi, salvaguardareu la vostra atenció.
3. Xatejar
El Fumble
El xat entre oficines, especialment per a empreses ubicades en més d’un pis o en diferents ubicacions, és un substitut molt útil per a cara: es produeix en temps real, permet la transferència instantània d’arxius i facilita l’espontaneïtat. Però, com passa en les conferències, les virtuts del xat també són els seus defectes.
El principal problema del xat d’oficina és que la gent se sent més lliure per escriure preguntes fora del punyal perquè no s’interromp tècnicament; el destinatari encara pot triar si respon o no. El cas és que som criatures reactives i creiem que necessitem aturar el que fem i atendre a les persones que ens fan ping. Tot i que la vostra intenció de posar-se en contacte mitjançant el xat és ser discreta, no té gaire control sobre si la feina del seu col·laborador està interrompuda. Si veu un missatge de notificació, és probable que es vegi. Fins i tot si no respon directament, ara es desviarà una part del seu focus mitjançant la vostra observació o pregunta.
La solució
En general, el xat només s'ha d'utilitzar per a preguntes ràpides que us impedeixin avançar en el vostre treball o per establir un temps amb un col·laborador per parlar d'un problema més gran. En qualsevol cas, introduïu un correu electrònic perquè no molesteu els vostres companys.
I si esteu rebent massa xats? Desactiveu les notificacions tal i com faríeu per correu electrònic. Molts serveis de xat també permeten a un usuari anar “invisible”, la qual cosa és una bona manera de mantenir-se implicat (sobretot si forma part d’un xat de grup actualitzat constantment) sense sentir-se obligat a respondre.
4. Calendaris
El Fumble
El número 1 de mal ús que fan els usuaris amb els seus calendaris els tracta com a llistes de tasques pendents. Si feu un cop d’ull al calendari i veieu qualsevol cosa que s’assembli a “recollir llet” o “programar un tall de cabell”, és hora de repensar com l’utilitzeu.
Un altre mal ús del calendari és que no l'utilitzeu per protegir el vostre temps, en comptes d'organitzar-lo. Quan us presentin una proposta per a un nou projecte i el calendari us diu que podeu incorporar-ho, recordeu que no vol dir que necessàriament. És important mirar primer els seus objectius i valors.
La solució
Objectiu de mantenir el vostre calendari un espai sagrat per a reunions i esdeveniments que estiguin vinculats a una data i hora específica o que impliquin persones que no siguin vosaltres. Podeu començar a canviar les pràctiques del calendari amb una llista de tasques per fer tasques com trucar al vostre metge o recollir flors. El fet de superar les petites tasques és immensament satisfactori i, en posar-les en una llista manejable, adquiriran un personatge diferent, un que us permet veure que s’ajusten entre esdeveniments importants i no pas esdeveniments.
I no oblideu sempre alinear noves oportunitats amb el vostre paper i els vostres objectius. Tot allò que no coincideixi aquí i ara o al vostre futur desitjat no pertany al dipòsit (ni al vostre calendari).
Amb només uns pocs retocs senzills, podeu fer servir les eines que teniu a la vostra disposició per obtenir més avantatges. Compartiu aquests consells a l’oficina i tot el vostre lloc de treball serà molt més eficient abans de conèixer-lo.
