Leslie, la directora executiva d’un ànim de lucre sense ànim de lucre, va voler refer el fulletó del programa de l’organització ajudant a mantenir-se a joves en situació de risc a l’escola i va posar a càrrec d’Emma, la directora de l’oficina.
Emma passava hores actualitzant imatges, colors i tipus de lletra. Estava orgullosa de la seva reinventiva audàcia i més brillant, emocionada de mostrar-ho al seu cap.
Però quan hi va fer ella, hi havia un problema clarament. "Oh", va observar Leslie sobre el nou fulletó, "És fantàstic. Però, per què continua essent la còpia? ”
Embrutada, Emma no podia creure les orelles. Mai havia pensat a revisar la còpia. I Leslie mai no ho havia suggerit. Com poden dues persones parlant d’una cosa senzilla tenir interpretacions tan diferents?
Leslie i Emma van experimentar el tema clàssic immortalitzat per George Bernard Shaw: "El problema més gran de la comunicació és la il·lusió que ha tingut lloc".
Hi haurà gent al món laboral que, com Leslie, que no és gaire bona per comunicar-se les seves idees. I quan no ho fan, pot crear obstacles. Pot enviar-vos cap a un limbo de mala comunicació. Pèrdua de temps, temorosa reelaboració i errors totals que es poden acumular quan el seu col·lega o el cap no comunica el que volen de manera eficaç o eficaç.
Podeu desitjar durant tot el dia que aquestes persones es comuniquin amb més claredat. Però aquesta probablement no hauria de ser la vostra estratègia. En lloc de desitjar, proveu les tres tècniques següents per obtenir una comunicació més clara i eficaç dels altres.
1. Quan esteu assumint una tasca
Emma va pensar que estava sentint allò que volia el seu cap. Al cap i a la fi, estaven dempeus a la mateixa habitació parlant entre ells. Però, en realitat, les instruccions de Leslie per “redissenyar el fulletó” eren vagues i incompletes.
Una gran estratègia per fer que altres siguin més concisos i específics és fer preguntes que aportin claredat.
A continuació, es mostra com hauria sonat l'Emma: "Leslie, quan dius" redissenyar el fulletó ", pots dir-me més, què vols dir amb això i quines són les teves expectatives?"
Emma hauria descobert força ràpidament que ella i el seu cap tenien idees úniques sobre el producte final. Aleshores, hauria pogut aprofundir amb més preguntes, preguntant-se sobre tot, des del gràfic i l'esquema de colors fins a la data límit d'un primer esborrany.
Les preguntes són l'arma secreta del vostre lloc de treball. En cas de dubte, demaneu a altres persones que aclareixin les seves expectatives. Pregunteu fins que segur que ho heu entès. Et sorprendrà com racionalitza el màxim tot.
2. Quan esteu en una reunió
Alguna vegada has estat en una reunió que ha donat un mal nom a les reunions? He vist gerents que semblen aparentment sense un propòsit clar ni un resultat desitjat. A més a més, el líder sona com que està processant els seus pensaments en veu alta, més que no pas facilitant una conversa en grup. Ningú està segur de què prendre'ns seriosament com a idea i què ignorar. I tothom està pensant en la pila de treballs als seus pupitres. Al cap d’un temps, l’equip s’oblida del que era el punt d’haver parlat i que buida mentalment el local, renunciant a comprovar el correu electrònic als seus telèfons.
El fet de trobar-se al fracàs d’una reunió pot ser un lloc difícil per demanar a un cap o a un company que sigui més eficaç en la seva intervenció. Però podeu, i no haureu d’ésser significats al respecte. Simplement interromp la pausa i demana aclariments.
"Bob, estic notant algunes espines solcades de l'habitació. Sembla que alguns no us seguim en aquest tema. Podeu fer-nos retrocedir uns passos i revisar els punts clau a un alt nivell? Vull estar segur que sabem el que necessites de nosaltres. "
És probable que rebis capgrossos d’acord i d’altres que saltin per expressar confusió. Obtindreu la informació que necessiteu, i també ho faran els vostres companys de feina, que sens dubte us agrairan per parlar.
3. Quan treballeu per correu electrònic
La majoria de les comunicacions en el lloc de treball, no sorprenent, es produeixen per correu electrònic. Així que quan rebeu un llarg i aglomerat tumulte sense vol d'Angela, el vostre amic del projecte, voleu plorar.
Només us triguen 30 minuts per descobrir els paràgrafs, esbrineu què diu, determinar si heu de fer alguna cosa i, a continuació, esbrineu com respondre. Un cop d’ull i recordes per què odies obrir el correu electrònic d’aquesta dona. Podries colpejar el cap contra la paret frustrant.
En lloc d'això, practiqueu per demanar el que necessiteu, d'una manera amable i no confrontativa. Pregunteu a Angela si estaria oberta a canviar els correus electrònics per tal de respondre amb més rapidesa. I recorda, si vas a demanar a algú que faci alguna cosa diferent, digues-li també perquè és bo per a ella.
"Ei, Angela, noto que sovint els vostres correus electrònics són llargs i detallats. És fantàstic que proporcioneu tanta informació, però quan estic buscant ràpidament, no sempre puc desxifrar exactament el que necessiteu de mi i quan, i detesto que falten terminis o interpretem erròniament les instruccions. Series capaç de situar el punt principal a la part superior de manera que puc respondre amb més rapidesa o, fins i tot, fer més detallat el tema? Per exemple, "Acció necessària el divendres a les 9:00 | El projecte ACME "em recordarà que la posi a la meva programació de seguida."
És probable que comenceu a rebre un missatge de correu electrònic de màxima qualitat d'Angela i li fareu un favor al vostre company ajudant-la a comunicar-se més professionalment. Pateix-te al darrere per aquell.
Seria fantàstic si tothom es comunicés d’una manera que no deixés res a la imaginació. La realitat és que ens comuniquem en llocs de treball complexos i sorollosos, plens de distracció i estrès. Quan es produeixen converses importants, és bona pràctica ajudar els que t’envolten a comunicar-se de forma concisa per tal d’extreure la informació que necessites. Pot ser que sigui una mica incòmode quan ho intenteu, però a la llarga, us millorareu i us sentireu més còmodes. Bonificació, us estalviarà hores d’estrès i energia desviada en el procés.
