Quan es tracta de donar presentacions persuasives a executius superiors, mai no subestimeu el que podeu aconseguir a la reunió abans de la reunió.
Imagineu-vos el següent escenari: finalment heu obtingut un lloc a l’agenda d’una important reunió de lideratge per presentar la vostra “gran idea” a la direcció executiva. Heu passat dies revisant les vostres dades, reconfigurant el PowerPoint i perfeccionant les recomanacions.
La presentació va molt bé. Podeu contactar amb els executius, atendre l'estil de presa de decisions de cadascú i, fins i tot, utilitzar paraules poderosament persuasives com "evidentment". A la vostra ment, el vau deixar fora del parc.
Però res d'això és important: la seva decisió no va al seu camí.
Al final del dia, tot reflexionant sobre el que va passar, se us ocorre: se’ls havien pensat molt abans d’escoltar-vos. En alguns moments posteriors a l’enviament de l’agenda de la reunió (però abans d’agafar el clic de diapositives), els responsables van predeterminar el resultat de la reunió, i no hi éreu inclosos.
Si es prenen les decisions reals abans de la reunió, potser no és suficient presentar el vostre cas i intentar guanyar-vos cors i ments a la sala de juntes.
El guru del lideratge, John Maxwell, ha escrit que "el secret d'una bona reunió és la reunió abans de la reunió".
En el seu llibre, Leadership Gold , Maxwell narra els consells d’un mentor que li va dir que expliqués amb antelació quins influents clau havien de ser en qualsevol reunió i reunir-se prèviament, individualment o en grup. Maxwell i d’altres utilitzen la frase “la reunió abans de la reunió” per referir-se al procés d’inici de sessió amb aquests actors clau abans de la reunió més gran per obtenir la seva compra, desenvolupar confiança i evitar que siguin cecs més endavant.
En un webinar anys enrere, vaig entrevistar el cap de comunicacions corporatives d’una empresa de dispositius mèdics. El seu tema d’expertesa escollit va ser una habilitat que molts influents aspirants encara no han desenvolupat: com treballar eficaçment amb executius de la suite de C.
"No puc dir-vos la quantitat de vegades que he vist persones presents al nostre equip de lideratges superiors", va dir, "i és la primera vegada que algú de l'habitació escolta alguna vegada sobre el que està intentant per convèncer-los de fer-ho. ”
Segons el líder de les comunicacions, una de les regles sovint no expressades per treballar eficaçment amb els líders sèniors és evitar sorpreses, i una manera excel·lent d’aconseguir-ho és fer-se càrrec de la reunió abans de la reunió. "Pregunteu als vostres executius durant 15 minuts abans de la gran reunió", va recomanar. "Podeu previsualitzar els vostres pensaments i idees i escoltar quines preocupacions tenen. Feu que siguin part del procés perquè, quan arribi la gran reunió, tinguin la sensació que hi participin. "
Tot i que pot semblar una interacció informal, no adopteu un enfocament fora de la mà; Us recomanaria preparar-vos amb la màxima diligència per a aquesta reunió de pre-reunió de 15 minuts tal com ho faríeu per a l’acte principal.
El vostre objectiu en cadascuna d’aquestes “mini-reunions” és posar a prova les vostres hipòtesis amb cada executiu i treure a la superfície totes les inquietuds i objeccions que tingui per tal de reduir la probabilitat que la vostra presentació sigui descarrilada. En última instància, el vostre objectiu és alinear cada líder com a defensor fins que tingui lloc la reunió principal.
Tal com recomana el guru de comunicacions corporatives, aquí teniu algunes preguntes per als vostres possibles defensors sobre la vostra idea:
- Aquesta idea té sentit?
- Hi esteu d’acord?
- És aquesta una forma intel·ligent per invertir el nostre temps i diners?
- Això s’alinea amb les iniciatives de la vostra àrea? Si no, per què?
- I si ho fa, em respaldaràs quan faci la presentació?
Si la resposta és "no", és molt millor que ho sapigueu, encara que encara teniu l'oportunitat de canviar de direcció i corregir el rumb abans de la gran reunió.
Després d’haver-hi mantingut aquestes converses, potser no haureu inclòs el 100% dels principals responsables de la decisió com a defensors, però, venent les vostres idees abans de la gran reunió, almenys sabreu qui són els vostres partidaris. També sabreu qui és neutre, qui és escèptic, qui són els possibles detractors i on es plantegen. Controlant la reunió abans de la reunió i pre-venent les idees, podeu atendre tots els punts de vista a la presentació final, i després clavar-la.
