"Desfer-se de tot el paper."
Vaig ser un responsable de projecte que treballava a l’alcaldia de la ciutat de Nova York i va ser la tasca que em va complir. En una burocràcia amb centenars de milers d’empleats, milers de processos basats en paper i un pressupost limitat per a les noves tecnologies, se’m va demanar que elaborés un pla de digitalització de gairebé tot.
Aquest va ser un projecte desagradable si alguna vegada n'hauria vist. De fet, era gairebé impossible, tenint en compte les restriccions en què treballava. Però no podia aixecar les mans i dir que no. Tenia una feina a fer i havia de començar per algun lloc.
El Projecte Eliminació no va ser un èxit no qualificat. De fet, estava més a prop d’un fracàs no qualificat. Si aprofiteu per qualsevol oficina de Nova York, sens dubte trobareu paper acumulat a escriptoris, bústies de sortida i sortides i reciclar papereres.
Tot i això, el projecte em va ensenyar més com començar una tasca aclaparadora que qualsevol èxit que he tingut. Aquí és com vaig aprendre a prendre alguna cosa aparentment infranquejable i abordar-lo en peces de mida mossegada.
1. Feu un balanç de la imatge més gran
Nova York té desenes de departaments, cadascun dels quals té desenes de divisions, cadascun dels quals té els seus propis processos interns. Hi ha paper que ja existeix a armaris i caixes d’arxius i encara s’ha de crear paper quan clients i empleats omplen formularis i sol·licituds. Em va ser impossible saber per on començar abans de fer un balanç de tots els processos de creació de paper. Quins van generar més paper? Quins es van prestar a la digitalització i quins tenien factors complicants, com ara la necessitat d’acceptar diners? Quin és el que produiria el major bang per la quantitat més baixa?
Vaig dedicar unes quantes setmanes a analitzar tots els departaments per tenir una idea de l'abast de l'esforç. Fer aquesta avaluació inicial pot ajudar a definir el vostre abast, així com el que pertany dins i fora d'ell. Us pot ajudar a comunicar a tots els vostres grans l’amplitud de la tasca i rebre els seus comentaris sobre allò que més els interessa. I us ajuda a navegar cap a un punt de partida lògic.
2. Cerqueu un exemple d’èxit a una escala més petita
En el cas de l'eliminació del paper del projecte, el Departament de Salut havia dut a terme recentment un projecte de reducció de paper impulsat per una mudança d'oficina. Si no ho havien de fer, no volien agafar tots els seus documents en paper, però no sabien quins han de prendre i quins deixar enrere. Així que van implementar un projecte en diverses fases: definir el que legalment calia retenir, destruir el que no ho va fer i escanejar qualsevol cosa per a la qual no es necessita una còpia en format. Havien implementat la tecnologia i el personal per fer-ho realitat i tenien els resultats per demostrar-ho.
Una mida no sempre s’ajusta a totes, i apareixen noves consideracions quan augmenteu l’escala d’un determinat projecte. Però un exemple d’èxit no només ofereix mètodes demostrats per assolir el mateix objectiu que voleu assolir, sinó que també us pot aprendre dels fracassos dels altres. Proporciona un model que podeu utilitzar com a punt de partida. Pot ser que hagueu de modificar, ampliar o adaptar-lo per adaptar-se als propis objectius, però és més fàcil reaccionar a alguna cosa que començar des d’un llenç completament en blanc.
3. Identifiqueu el fruit amb poca pendent
Sí, la "fruita amb poca producció" es troba segurament en una llista de l'argot d'oficina en excés en algun lloc, així que anem a dir què és: les coses fàcils. El que menys costa i triga el mínim de temps per fer-ho. En el cas de Project Paper Elimination, això significava desfer-se dels tràmits obsolets, crear formularis en línia senzills i disposar de registres passats les seves dates de caducitat.
Hi ha algunes raons per començar amb les coses fàcils. En primer lloc, us proporciona algunes gravades al cinturó. Aquesta sensació de moviment cap endavant, mínima com podria ser, és una victòria psicològica important. Això et proporciona impuls, combustible per al treball més difícil. I, segon, us permet demostrar el progrés dels grups d'interès del projecte, generant fe en la vostra capacitat per lliurar en futures fases de treball.
4. Disposar els obstacles més grans
Fins i tot quan es marquen els petits èxits, és important agafar la sensació d’un repte impossible i trencar-lo en obstacles concrets. Sense anomenar-los, és molt més difícil desenvolupar estratègies per superar-les. En el món de l’eliminació del paper, un dels obstacles era la complexitat de captar dades introduïdes en un formulari en línia, i un altre complia els requisits legals per a signatures electròniques.
Eliminar aquests obstacles podria provocar que un obstacle percebut no sigui un repte tan gran com el que vau suposar inicialment. Alternativament, podria treure a la llum un gran bloc de carreteres que abans havíeu pensat ser menor. Saber quins són els obstacles que hi ha a l’hora s’evitarà que us quedin cecs quan ja esteu genolls. També us pot ajudar a alinear els recursos que necessitareu per afrontar-los, ja sigui amb suport polític, finançament o orientació experta.
5. Fase del treball
El filòsof xinès Lao Tzu va dir cèlebrement: "un viatge de mil milles comença amb un sol pas". També és cert que un viatge de mil milles consta de quatre viatges més petits de 250 milles, o 10 de 100 milles. Fer trencar el vostre projecte en entranyables fases és molt menyspreador. I us proporciona fites provisionals realistes per apuntar entre el pas primer i el pas realitzat.
Per intentar digitalitzar els processos basats en paper al govern de la ciutat de Nova York, hi havia diverses opcions per eliminar el treball. Un dels mètodes era abordar un cert nombre de departaments alhora. Un altre era començar per determinar quin paper es podia eliminar, continuar implementant la tecnologia per digitalitzar-la i concloure formant el personal i anunciant la nova tecnologia als clients. La manera més lògica de eliminar una quantitat de treball aclaparadora variarà segons la naturalesa del treball, però sempre val la pena abordar-lo abans d’endinsar-se massa.
6. Estableix les expectatives
Fes el que facis, no prometis massa el que no estàs segur que puguis oferir. Demaneu què necessiteu per fer-ho realitat. I si no ho podeu aconseguir, ja sigui persones, diners o tecnologia, expliqueu les formes que poden afectar la vostra línia de temps. De vegades, un executiu demanarà alguna cosa sense comprendre el treball necessari per assolir-lo, però un cop heu reunit la vostra valoració i identificat els obstacles, esteu en condicions de comunicar aquest matís.
Sacsejar el cap i córrer en l’altra direcció és una reacció habitual i, de vegades, justificada, davant dels projectes més aclaparadors. Però es garanteix portar-vos enlloc. Fins i tot la tasca més descoratjadora es pot veure amb les perspectives adequades, una comprensió sòlida del treball que s’ha de fer, i un conjunt de fites realistes i realitzables per comprovar el seu camí.
