Sempre faig riure quan persones realment influents esmenten alguna cosa així com: “Ah, rebo més de 600 missatges de correu electrònic al dia”, perquè sembla tan veritable, fins i tot per a un humil ganyot. Però, què pot ser encara més trist? Les probabilitats que una persona com aquesta pugui veure-hi i respondre-hi els correus electrònics no sigui tan bona.
Però hi ha unes quantes regles simples que podeu seguir per augmentar la probabilitat de no només llegir els vostres correus electrònics, sinó obtenir una resposta. Tant si teniu per correu electrònic una empresa d’executiu d’alt nivell a la vostra empresa com si teniu un contacte professional important, seguiu aquestes normes.
Presta atenció a l’hora del dia
El correu electrònic és fantàstic, perquè se sent com una manera no intrusiva d’agafar una persona. El pensament és que "no importa quan envieu el correu electrònic, el rebran quan tinguin un moment lliure". Però no funciona així. De fet, tots tenim els patrons d’ús del correu electrònic, on mirem i responem als correus electrònics durant determinades hores punta. I fer arribar el vostre missatge a la safata d’entrada quan algú està enviant un missatge de correu electrònic de forma activa significa que us permetrà veure millor.
Normalment, els líders solen comprovar el correu electrònic a primera hora del matí o a la tarda, ja que estan ocupats a les reunions durant la major part del dia, per la qual cosa és un bon lloc per començar. Si després d'una setmana no rebeu cap resposta de algú, torneu a enviar els missatges de correu electrònic, però en un moment del dia completament diferent.
Sigui curt
No comenceu el correu electrònic amb una llarga diàleg sobre qui sou, on heu trobat l’adreça de correu electrònic d’algú o la vostra història de vida. Només cal dirigir-se a ella. Al periodisme, hi ha el concepte de posar tots els elements essencials de la història a la baixa, i no enterrar-los en el cinquè paràgraf. Feu el mateix aquí.
I, literalment, mantingueu el correu electrònic al mínim de paraules possibles. S’ha d’escanejar tan aviat un correu electrònic molt llarg que pràcticament no hi ha cap possibilitat que es vegi la vostra raó real de correu electrònic. En aquesta nota:
Tingueu clar què demaneu
Rebo missatges de correu electrònic tot el temps que acabo de llegir i em dic a mi mateixa: "No tinc ni idea del que vol aquesta persona". És essencial tenir un objectiu o una acció desitjada del vostre lector, perquè si algú no sap el que voleu, ell o ella probablement no respondran. Quin és l'objectiu? Vols que una persona es trobi amb tu? Voleu que us connecti amb algú? O voleu que faci clic a un enllaç per obtenir més informació sobre alguna cosa? Assegureu-vos de mencionar específicament què voleu que sigui l'acció. I assegureu-vos que sigui el més amable possible.
Feu-lo sobre ells
Una persona ocupada no té temps per llegir què fa la vostra empresa, com és la seva recerca de feina o el que realment necessita per a la seva empresa. En lloc de dedicar moltes paraules a tu mateix, fes-ho sobre l’altra persona. Què podeu fer per ajudar-lo? Per què respondre serà beneficiós o fàcil per a ella? Rarament responc a un correu electrònic on una persona parla de dos paràgrafs sobre el que fa la seva empresa amb detalls agònics. Però si una persona em pot dir ràpidament com facilitarà la meva vida, aleshores m’inclino a aprendre més.
Assumpte de les línies d'assignatura
Introduïm tant de temps als nostres correus electrònics que sovint ens oblidem de la temàtica. Però les línies de temes per a correus electrònics personals són tan importants com per a la comercialització de correus electrònics (en què obsessionem amb rigor les paraules i posem a prova febrilment diferents opcions per veure què funciona millor).
És fàcil descartar o ignorar les línies genèriques de temes, així que hi ha algunes coses que evitaria totalment:
- Introducció
- Salutacions a Elliott
- Seguint
- Una bona trobada
Per què? Perquè són genèrics i poden provenir de qualsevol. No destacareu. En lloc de provar una cosa així:
- Ens vam donar la mà a l’acte Smith Charity ahir a la nit
- Introducció per a la persona 1 i la persona 2 per connectar-se
- Probablement no llegireu un altre correu electrònic com aquest d’avui
Pot ser que estiguin una mica fora de la paret, però probablement són diferents de la resta de la safata d'entrada de la persona.
La mala notícia és que, a l’hora d’arribar a un contacte important, és possible que ho facis tot bé i encara no obtinguis resposta. Però bé, quan algú llegeix uns quants centenars de correus electrònics al dia, potser no sempre arriba a la seva. No prengueu el silenci com a rebuig; en lloc d’això, llegiu els nostres consells sobre com ser agradablement persistent i mantenir-lo. Amb el pas del temps, seguint aquestes regles augmentareu les probabilitats de rebre resposta a un percentatge més gran dels vostres correus.
