A mesura que el volum de correu electrònic que enviem i rebem creix, apareix un nou problema: trobar un missatge específic o una informació específica dins del vostre extens arxiu.
Per sort, amb algunes pulsacions de teclat premeditades i alguns coneixements avançats de cerca, podeu recuperar la informació que necessiteu del correu electrònic amb més facilitat que mai.
Truc 1: Escriviu-lo per trobar-lo més endavant
Una de les coses # 1 que faig abans d’enviar un correu electrònic és llegir-lo per cercar-les. Penso en el que cercaria per trobar aquest correu electrònic més endavant i, seguidament, assegureu-me que aquestes paraules es troben al correu electrònic.
En la majoria dels casos, no canvio res, però, de tant en tant, trobo que he escrit “l’associació que hem parlat aquest matí” en lloc de “l’associació Mashable amb la qual hem parlat aquest matí” o “Notes de reunió amb Jack ”en lloc de“ Notes de reunió amb Jack Smith d’Amazon ”. Quan busqueu aquest fil en el futur, sé que cercaré“ Mashable ”o“ Jack Smith Amazon ”i, sense aquestes solucions ràpides, no ho faria. han trobat alguna cosa.
Truc 2: Utilitzeu etiquetes i carpetes
Si sou un usuari de Gmail, podeu utilitzar etiquetes o podeu arxivar tot en un gran oceà de correus electrònics. Trobo que el millor motiu per considerar l'ús d'etiquetes és la cerca.
Per exemple: el meu cofundador Kathryn i jo enviem un correu electrònic sobre la ciutat de Chicago amb relativa freqüència. Alguns dels correus electrònics estan relacionats amb l’expansió de vendes a la ciutat i d’altres no estan completament relacionats (com per exemple, hi ha una conferència o un candidat que hi té seu). El fet de poder buscar “Kathryn Chicago” dins de l’etiqueta “Vendes” m’ajudarà a trobar el que estic buscant molt més ràpidament que buscar tots els meus correus electrònics per a la mateixa consulta.
El mateix passa per a les carpetes d'altres clients de correu electrònic com ara Outlook. Ser capaç de fer cerques en un conjunt de correus electrònics més restringit us facilita trobar el que busqueu.
Truc 3: conegueu els vostres ordres de cerca per correu electrònic
Finalment, coneixeu les opcions de cerca. La diferència entre buscar correus electrònics que incloguin "Kathryn" a qualsevol part del cos enfront dels correus electrònics enviats per Kathryn, enviats a Kathryn o amb "Kathryn" a la temàtica és força significativa. Aquest és el cas de Gmail:
-
Per cercar correus electrònics cap a o d’una persona en concret: a: XYZ i des de: XYZ
Consell recomanat: per a totes dues ordres, podeu triar entre l’adreça de correu electrònic, un nom o un cognom, per exemple, de: [email protected], de: jane, de: smith. Si algú té diverses adreces de correu electrònic, introduint el seu nom o cognoms obtindrà resultats de tots ells. -
Per cercar un correu electrònic amb paraules específiques a la línia de l'assumpte: subjecte: XYZ
Consell recomanat: si voleu cercar una frase, assegureu-vos de posar entre cometes. Assumpte: El viatge de NYC buscarà correus electrònics amb "NYC" a la línia de l'assumpte i "viatjarà" per algun lloc del cos; en canvi, necessiteu l'assumpte: "NYC travel". -
Per cercar un correu electrònic amb un fitxer adjunt: has: adjunt.
Consell recomanat: també podeu cercar tipus de fitxers específics mitjançant el nom de fitxer: doc, nom de fitxer: ppt, etc. -
Per cercar un correu electrònic amb una etiqueta específica: etiqueta: XYZ
Suggeriment: si feu clic a una etiqueta de Gmail, ja l’afegirà a la barra de cerca, de manera que podeu utilitzar-la com a punt de partida de la vostra cerca. -
Per restringir la cerca a correus electrònics llegits o no llegits: es: no llegit o està: llegit
Per obtenir més informació, consulteu els exemples excel·lents d'aquests ordres de cerca en acció de Digital Inspiration.
Feu servir altres trucs perquè el vostre correu electrònic es pugui cercar?
